Strategien


Continuous Monitoring

Risiken erkennen, Transparenz schaffen

21.10.2013
Von Thomas Erwin und Sven Marlinghaus

Nach einem Konzepttest in einem ausgewählten Bereich gilt es, eine Roadmap für den Rollout in der gesamten Organisation aufzubauen. Hierzu gehört auch die Analyse der bestehenden Risiko- und Performance-Management-Systeme, der Schwachstellen und Ineffizienzen.

Parallel müssen die technischen Voraussetzungen geprüft werden, etwa im Hinblick auf die Struktur und Qualität der Daten in den Systemen. Einer präzisen Definition der Regeln und Ausnahmen kommt dabei eine kritische Bedeutung zu, damit die neue Lösung weder ein Gefühl falscher Sicherheit suggeriert noch zu einer "Alarm-Orgie" führt, die das System letztlich lahm legt.

Unterschiedliche Ausprägungen eines CM-Systems
Unterschiedliche Ausprägungen eines CM-Systems
Foto: KPMG AG

Die Implementierung eines CM-Systems für den Einkauf geht typischerweise über mehrere Stufen, beginnend mit der Einführung von Werkzeugen zur Datenanalyse für die Unterstützung bisher manueller Prozesse bis hin zum Rollout eines komplexen und umfassenden Systems über die Gesamtorganisation und der Einbindung externer Partner und Lieferanten.

Barrieren und Stolpersteine

Innerhalb der Einkaufs- und SCM-Organisationen wächst das Interesse an derartigen Lösungen. Doch trotz der offensichtlichen Vorteile, die CM-Systeme bieten, ist der Implementierungsgrad noch gering. Mögliche Gründe könnten sein:

  • Die Einführung eines CM-Systems stellt das Unternehmen vor konzeptionelle und technische Herausforderungen. So beklagen viele Organisationen eine hohe Intransparenz über die am Markt verfügbaren technologischen Lösungen und das Fehlen der technologischen Expertise.

  • Es herrscht weitgehend Unklarheit darüber, welche Elemente ein CM-System enthalten muss.

Weit mehr als die Technik

Selbst die Mindestanforderungen an ein CM-System beinhalten Datenextraktion, Datenanalyse, Case Management zur Behandlung von Ausnahmen sowie Reporting-Funktionen, beispielsweise über Dashboards. Das erfordert einiges Know-how. Erschwerend kommt hinzu, dass die Unternehmen häufig mit heterogenen IT-Landschaften und schlechter Qualität der Quelldaten zu kämpfen haben, was die Einführung eines bereichs- oder gar unternehmensweiten Systems zu einer Herausforderung macht.

Nicht zuletzt stellt die erzeugte Transparenz über den tatsächlichen Ablauf der eigenen Prozesse viele Unternehmen vor nicht zu unterschätzende Herausforderungen im Change-Management: Bereits bei der Erstanalyse von Prozessen, insbesondere im Rahmen eines unternehmensweiten Rollouts, werden überkommene Verhaltensweisen und bestimmte Formen der Zusammenarbeit ausgeleuchtet und hinterfragt, was auch zu Spannungen führen kann.

Spätestens hier wird sichtbar, dass die Technik lediglich eine Komponente für ein leistungsstarkes CM-System in Einkauf und SCM darstellt. Dessen Basis bilden weit reichende Anpassungen der Arbeitsprozesse, Rollen und Verantwortlichkeiten, die Definition von Best Practice-Prozessen sowie die Übersetzung der Prozessbeschreibungen in technologische Dimensionen.

Die Voraussetzung dafür bildet eine "Blaupause", in der die klare Erwartungshaltung des Unternehmens an die eigenen Prozesse formuliert ist. Und das im Hinblick auf relevante Compliance-Regeln, Risiko-Management-Ansätze, auf ein an Benchmarks und zentralen KPIs orientiertes Performance-Management sowie auf die genaue Kenntnis der Schnittstellen zu Lieferanten und internen Partnern. Erst das Zusammenspiel der technischen und fachlichen Expertise ermöglicht deshalb die Einführung eines Systems, das in der Lage ist, effizientes und sicheres Prozessmanagement sowie Problemidentifikation und Problembehandlung zu integrieren.

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