Im Jahre 2018 beschloss das Unternehmen, sein damals bereits 19 Jahre altes ERP-System von Baan zu erneuern. Ziel war es, die IT fit für neue Geschäftsfelder zu machen, da man sich von einem reinen Maschinenbauer zu einem Lösungsanbieter im Fertigungsumfeld weiterentwickeln will. Zudem galt es, die wichtigsten Geschäftsprozesse zu erneuern, um schneller auf Kundenbedürfnisse eingehen zu können. Das globale Transformationsprojekt trägt den Namen "GLOBE" (Global One Business Excellence).

Das Unternehmen nahm sich zwei Jahre Zeit, um die existierenden Prozesse zu analysieren und eine neue Plattform sowie Partner für die Implementierung auszuwählen. "Da die gesamte Wertschöpfungskette von DMG MoriDMG Mori von dem Projekt betroffen war, wurde es schnell komplexer als erwartet. Daher haben wir den Gesamt-Scope in Teilprojekte aufgespalten, die einzeln besser handhabbar waren," sagt Max Ruhwinkel, Head of Business Process ManagementBusiness Process Management und Program Manager. Top-500-Firmenprofil für DMG Mori Alles zu Business Process Management auf CIO.de

Standards, wo es geht

Nun ist SAPSAP S/4HANA ist als weltweiter Business-Backbone des Unternehmen gesetzt. Alle Teile der Wertschöpfungskette sollen in dem System zusammenlaufen. Das Zentrum bilden die Core-Anwendungen für Finanzen, Vertrieb und Materialwirtschaft. Hinzu kommen weitere Komponenten, etwa für Beschaffung (ARIBA), Planung (IBP), Logisitk (eWM), Produktion (PP/DS) und Exportkontrolle (GTS). Für die Fertigung in den Werken ist die konzerneigene Lösung (ISTOS) angebunden und voll integriert. Alles zu SAP auf CIO.de

Die Finanz- und Controlling-Systeme zweier Holdinggesellschaften wechselten bereits 2020 auf die neue SAP-Software. Seit dem 17. Januar 2022 laufen zudem die beiden Werke in Bielefeld mit knapp 400 Mitarbeitern auf dem neuen Factory-Template. "Dabei wollen wir möglichst viel Standardsoftware nutzen. Je weniger wir ändern müssen, desto schneller kommt das Projekt voran," sagt Ruhwinkel. Eigenentwicklungen kommen nur dort zum Einsatz, wo sich DMG Mori vom Wettbewerb absetzen will. Am Ende soll der Eigenanteil bei dem Template für die Werke weniger als 30 Prozent betragen. Bei denen für Vertriebs- und Servicegesellschaften sollen es weniger als ein Fünftel werden.

Nach dem Go-live startete eine knapp dreimonatige "Hypercare-Phase". In dieser Zeit konzentriert sich das gesamte 300-köpfige cross-funktionale Projektteam zusammen mit allen externen Partner ausschließlich auf die neue Plattform. Es geht darum, einen reibungslosen Betrieb in den beiden Werken sicherzustellen und Fehler zu finden. Ruhwinkel: "In dieser Phase möchten wir so wenig wie möglich an den Systemen verändern. Falls doch Anpassungen anfallen, dann nur so viel wie nötig, um Prozessblockaden zu lösen oder Fehler zu beheben."

Rollout und Learnings

Anschließend wollen sich Ruhwinkel und sein Team daranmachen, die IT-Organisation anzupassen und die Templates an allen anderen Standorten auszurollen. Zudem sollen die Erfahrungen aus der Hypercare-Phase in die Plattform eingearbeitet und diese weiter an die Bedürfnisse der Mitarbeiter und Kunden angepasst werden. Dazu bekommen alle SAP-User jeden Abend eine Nachricht mit Incident-Zahlen, Informationen zur Lösungsgeschwindigkeit sowie den Tickets, die gerade bearbeitet werden. So habe jeder den gleichen Wissensstand und könne seine Prioritäten richtig setzen.

In jedem Fachbereich gibt es Ansprechpartner, die den Beschäftigten im Business helfen, die neue Plattform zu nutzen. Zudem erfassen die Nutzer seit dem ersten Tag des Rollouts wichtige Kennzahlen, darunter die Menge der Bestellungen im Vertrieb, Logistik-Transaktionen, Output der Produktion oder Nutzer pro Tag. Daran anknüpfend soll die Plattform weiterentwickelt werden.

Erste Erfahrungen aus der Startphase hat die IT bereits genutzt, um Dinge zu verbessern. Ruhwinkel: "Wir haben verstanden, dass Kommunikation eine zentrale Säule solcher Transformationsprojekte ist." Wenn einzelne Teams Abläufe optimieren, ohne den anderen Bescheid zu geben, funktioniere ein End-to-end-Prozess nicht mehr fehlerfrei. Außerdem laufe auch das beste System nicht, wenn die Daten nicht zu den Abläufen passen. Der Schlüssel seien eine hohe Datenqualität und zu den Prozessen passende Datenstrukturen.

Ausblick

Das Template für die Vertriebsgesellschaften soll als nächstes auf Basis der neuen SAP S/4HANA-Plattform umgesetzt werden. Zudem eröffnet das Unternehmen Anfang 2023 ein neues Werk ich China, das komplett auf der neuen SAP-Plattform laufen soll.

Für all diese Aufgaben baut DMG Mori derzeit die internen Fähigkeiten und Kapazitäten auf. "Es gibt viele spannende Aufgabenfelder und wir freuen uns auf neue Kolleginnen und Kollegen, die uns auf dieser Reise begleiten," wirbt Ruhwinkel.