Software fürs IT-Finanzmanagement

Die meisten IT-Abteilungen verfügen heute über Werkzeuge, mit denen sie Budgets aufstellen und überwachen sowie die angefallenen Kosten für die Leistungsverrechnung mit anderen Fachbereichen identiifizieren und analysieren können.

Häufig arbeiten sie dabei allerdings mit einem buntes Set an Werkzeugen, die letztlich keinen zusammenhängenden, vollständigen und aktuellen Überblick über die Gesamtkosten der IT-Systeme ermöglichen.

Bei der Produktauswahl sehen sich IT-Abteilungen und deren Manager zudem vor einer Vielzahl von Angeboten und Softwarekategorien gestellt. Sie alle ermöglichen auf ihre eine eigene Art und Weise ein IT-Kostenmanagement:

• Lösungen zur Kostenrechnung und Kostenanalyse der IT (CPM);

• IT-Projekt-Portfoliomanagement-Lösungen (PPM);

• IT-Management-Lösungen (IT Service Management und Asset Management);

• sowie Lösungen für Business Intelligence (BI) und ERP.

1. ERP-Software und IT-Kosten

Finanzdaten lagern in den Unternehmen oft in allgemeinen Buchhaltungssystemen, die Teil einer ERP-Lösung sein können. Diese Lösungen sind sind nicht auf die IT zugeschnitten. Sie können zwar Kosten aus buchhalterischer Sicht verwalten, bieten aber für das Management nur unzureichende Unterstützung. Eher selten finden sich spezielle Lösungsangebote für das IT-Kostenmanagement integriert in ERP-Lösungen.

2. Business Intelligence und IT-Kosten

Business-Intelligence-Systeme bieten prinzipielle Möglichkeiten IT-Kosten zu analysieren, da man mit ihnen Auswertungen oder Berichte über sämtliche im Unternehmen anfallende Daten erstellen kann. Über Funktionen zur Datenintegration lassen sich Daten aus verschiedenen operativen IT-Systemen sammeln (PPM, Asset Management etc.) und sie nach Ablage in einer Datenbank (Data Warehouse, Data Mart) auswerten.

Diese Vorgehensweise erfordert die individuelle Identifikation von Datenquellen, den Aufbau des passenden Datenmodells sowie die Nutzung der BI-Werkzeuge zum Aufbau von entsprechenden Berichten und Analyseoberflächen. IT-Abteilungen können so auf ihre Anforderungen und Rahmenbedingungen angepasste Lösung aufbauen.

3. Lösungen für Kostenrechung und Kostenanalyse

Neben den generischen BI-Tools finden sich im Markt auch spezialisierte Lösungen zur Kostenanalyse und IT Management. Die Angebote zur Kostenrechnung und Kostenanalyse bieten über das Konzept der Prozesskostenrechnung Funktionen zur Ermittlung und Analyse von Kosten, und ermöglichen damit eine echte IT-Kostenrechnung.

Mit Hilfe von Tools zur Datenextraktion und Datenumwandlung können mit diesen Lösungen sämtliche Daten aus operativen Systemen (z.B.: PPM, IT Management etc.) sichtbar gemacht werden. Durch umfassende Funktionen des Berichtswesens, Datenanalyse und auch zur Unterstützung der Balanced-Scorecard-Methode werden die unterschiedlichen Daten und damit gleichzeitig auch die unterschiedlichen Kosten nachvollziehbar.

Diese Funktionalität erlaubt eine schnelle und automatisierte Untersuchung der unterschiedlichen Kosten basierend auf den im Modell festgelegten Beziehungen. So kann man die Kosten von Services, Aktivitäten und Ressourcen einfach ermitteln, egal ob es sich um Gesamtkosten handelt (zum Beispiel die Kosten von Mailsystemen) oder um Einzelkosten (beispielsweise die Kosten einer E-Mail). Durch die Konsolidierungsfunktionen lassen sich die Kosten einem Fachbereich, einem geografischen Gebiet oder jeder anderen im Modell festgelegten hierarchischen Ebene zuordnen.

Die Hauptakteure im Bereich Kostenanalyse bieten analytische Applikationen an. Die Anbieter stammen meist aus dem Marktsegement für Software für Business Intelligence und Corporate Performance Management. Weltweit angebotene Lösungen sind beispielsweise "SAP Businessobjects Profitability And Cost Management" oder "SAS Activity-Based Management".

4. IT-Portfolio-Management-Software

Portfolio-Management-Lösungen eignen sich für jede Art von Projekten. Sie ermöglichen es, alle Anforderungen an die IT zusammenzuführen und Kategorien (beispielsweise Service, Projekt, Wartung) zuzuweisen. Ein Szenario-Management-Modul priorisiert dann die Anfragen sowie die zu startenden Projekte. Um etwaige Abweichungen zu identifizieren, werden Funktionen zur Nachverfolgung und Überwachung der Projekte angeboten.

Das Projektkosten-Management umfasst vor allem drei Kostenarten: fixe Kosten (Einkäufe von Hardware und Software), Personalkosten (Kosten der benötigten Arbeitskräfte für dieses Projekt, Personentage) sowie allgemeine Ausgaben (Reisekosten).

Bis zu einem gewissen Grad ist mit solchen Produkten auch ein Management von Wartungskosten über die Definition eines speziellen Projektes möglich. Ebenfalls integriert sind Zeiterfassungsfunktionen, die auf Grundlage der Kosten von Ressourcen, Zeitaufwand und erledigten Aufgaben eine schnelle Feststellung der Kosten jeder IT-Aktivität ermöglichen. Diese Lösungen tragen ebenfalls dazu bei, die IT-Projektkosten (geplante, tatsächliche, Abweichungen) in Echtzeit zu evaluieren um ihren aktuellen Stand zu identifizieren.

Die Hauptakteure auf dem Markt sind einerseits Anbieter, die PPM-Lösungen entwickelt oder aufgekauft haben, sowie Hersteller, die sich auf IT-Projekt-Portfolio-Management spezialisiert haben. Wichtige Lösungen sind beispielsweise CHANGEPOINT (Compuware), CLARITY PPM (CA Technologies), HP PPM (Hewlett-Packard), IBM RATIONAL PORTFOLIO MANAGER (IBM), PLANVIEW ENTERPRISE (Planview).

Lösungen für das IT-Management

Angebote für das IT-Management decken entweder alle ITIL v3 Bausteine oder haben sich auf bestimmte Teile dieser standardisierten Best bzw. Good Practices im IT-Servicemanagement spezialisiert. Speziell für das IT-Finanzmanagement sind vor allem zwei ITIL-Teilbereiche relevant: Asset Management und Finanzmanagement für IT-Services.

a) Asset Management

Ein Asset Management System ermöglicht die Verwaltung der IT-Aktiva des Unternehmens (Hardware oder Software) von der Anschaffung bis zum Ende des Lebenszyklus. Man kann damit die administrativen Daten (Lebenszyklus, Vertragsmanagement etc.), das technische Equipment (Inventar, Netze) und die Finanzdaten (Anschaffungskosten, Wertminderungen, Abschreibungen) dieser Aktiva erfassen.

Asset Management Systeme konzentrieren sich darauf, die Kosten von Anlagegütern zu verwalten und können dadurch die Gesamtbetriebskosten (TCO – Total Cost of Ownership) oder den ROI (Return On Investment) ermitteln. Über zusätzliche Analyse-Funktionen können sie z.B. die Kosten der im Unternehmen installierten und genutzten Lizenzen optimieren.

Einige Module integrieren auch Funktionen des Servicekatalog-Managements (Auflistung der angebotenen IT-Services) in Verbindung mit den Kosten für den jeweiligen Service. Diese Funktionalität geht über in das Finanzmanagement für IT-Services

b) Finanzmanagement für IT-Services

Finanzmanagement für IT-Services als Modul von IT Management-Lösungen oder einzelnes System dient der Kostenermittlung der für die jeweiligen Fachbereiche geleisteten IT-Services. Wie Kostenanalyse-Lösungen bereiten diese Module die Daten von Drittlösungen (ERP, Asset Management etc.) auf und stützen sich auf Service-Kataloge zur Ermittlung der zugehörigen Services. Sie verwalten die Service-Kosten durch Activity-based-costing oder Prozesskosten-Systeme oder durch Aggregation der Kosten.

Damit wird die Kostenüberwachung und -analyse der angebotenen Services und auch deren Nutzung ermöglicht. Budgetplanungs- oder Leistungsverrechnungs-Funktionen werden manchmal mit angeboten.

Weltweit angebotene Lösungen in diesem Bereich sind beispielsweise "Remedy IT Service Management" (BMC), "HP Service Management Center" und "HP Asset Manager" (Hewlett-Packard), "Tivoli Asset Management for IT" und "Tivoli Service Management" (IBM) sowie "CA IT Asset and Service Management" (CA Technologies). Auch lokale, spezialisierte Lösungen z.B. von Catnic, FNT oder USU bieten entsprechende Möglichkeiten.

Typische Funktionen für IT-Finanzmanagement

Wichtige Funktionen zur Beurteilung der Leistungsfähigkeit von Systemen für das IT Finanzmanagement können in unterschiedlichen Bereichen identifiziert werden.

• Architektur: Neben der technischen Architektur ist besonders die Anpassungsfähigkeit des fachlichen Modells interessant, auf dessen Basis die von der IT für die jeweiligen Fachbereiche erbrachten Leistungen identifiziert und die genauen Inhalte festgestellt können.

• Daten: Eine Datenintegration und -transformation von Daten aus zahlreichen Quellsystemen wie PPM Lösungen, ERP, HR, Asset Management oder Help Desk Systemen, unterstützt den Aufbau einer zentralen Datensammlung für Service-Katalog und IT-Kosten. Die Integration kann entweder über spezifische Schnittstellen oder Datenintegrationswerkzeuge durchgeführt werden. Informationen zu einzelnen Services werden in einem Service-Katalog gesammelt und in einer Datenbank (CMDB - Configuration Management Database) analysiert.

• Monitoring:Das Monitoring der Daten geschieht in für den jeweiligen User angepassten Dashboards und Berichten. Ein Chief Financial Officer erachtet beispielsweise andere Daten und Kennzahlen für wichtig als oder ein IT-Leiter. Die Auswertungen müssen daher flexibel und leicht parametrisierbar sein. Die meisten Lösungen lassen eine Überwachung in Echtzeit nicht zu, sondern bieten eine Überwachung der Ergebnisse zu vordefinierten Zeitabständen (Bsp.: wöchentlich, monatlich etc.). Die Lösungen sollten eine übersichtliche Visualisierungsform von Informationen und Kennzahlen in verdichteter Form bieten, damit Abweichungen schnellstmöglich entdeckt werden können. Sie sollten Schwellenwerte, Regeln und Alarme verwalten. Häufig zu finden ist die grafische Darstellung von Kennzahlen als Ampel- oder Tachometer-Darstellung.

• Datenanalyse: Die Lösungen sollten eine schnelle Suche nach unterschiedlichen Kostenarten ermöglichen, um z. B. die Kosten nach Services, nach Fachbereichen, nach einer vorgegebenen Zeitskala zu ermitteln. Wichtig sind ebenfalls Vergleichs- und Benchmark-Funktionen, um die Unternehmensdaten intern (z.B.: Serviceleistung und Servicekosten) oder mit externen Daten (Bsp.: Benchmark von gewissen IT-Kosten im Vergleich zu den Kosten eines vergleichbaren Unternehmens) zu vergleichen. Diese Analyse sollte eine schnelle Evaluation der IT-Kosten und damit auch des IT-Investitions-Volumens für den Fachbereich ermöglichen.

Weiter typische Funktionen für IT-Finanzmanagement

• Simulation: Die Lösungen sollten Simulationsfunktionen auf zwei Ebenen anbieten, und zwar Planungs-Funktionen und Szenario-Management-Funktionen. Die Planungsfunktionen ermöglichen eine Vorausplanung von zukünftigen Entwicklungen, sie können z. B. die Kostenentwicklung im aktuellen Jahr auf Grundlage der bereits getätigten Ausgaben vorhersagen. Die Szenario-Management-Funktionen ermöglichen die Definition und den Vergleich mehrerer Szenarien, um z. B. potenzielle Ausgaben zu reduzieren. Das Szenario-Management basiert auf den zu definierenden Zielen und Prioritäten.

• Leistungsverrechnungsfunktionen: Funktionen für die Leistungsverrechnung reichen von der Identifikation der aufgewendeten Servicekosten Kosten pro Kunde/Fachbereich bis hin zur Rechnungserstellung. Entsprechend den Anforderungen des Unternehmens sollten die Kosten dabei intern oder extern (z. B. bei Servicegesellschaften) verrechnet werden können.

• Planung und Budgetierung: Eine Unterstützung der Planung und Budgetierung von IT Kosten kann ergänzend zu den anderen beschriebenen Funktionen diese Prozesse unterstützen. Plandaten sind gerade bei der Analyse und dem Monitoring von Leistungen wichtige Referenzwerte. Ihre Erhebung und Zusammenführung ist bei Lösungen, die eher auf operative Aufgaben es IT-Management ausgerichtet sind, nicht umfassend abgebildet.

Fazit IT-Finanzmanagement

Eine Vielzahl an Lösungen bieten grundlegende Funktionen für die Verwaltung von IT-Kosten. Die meisten davon unterstützen das Berichtswesen, um einen Gesamtüberblick über die unterschiedlichen IT-Kosten geben zu können. Allerdings bieten nur die Kostenanalyse-Lösungen sowie die IT-Management vordefinierte Funktionen zur detaillierten Analyse aller IT-Kosten. Diese umfassende Kostensicht ist besonders für Entscheidungsträger wichtig.

Nur IT-Management-Lösungen ermöglichen über Buchhaltungsfunktionen („Service Accounting“) die Darstellung des IT-Finanzmanagement-Prozesses nach ITIL v3, weil sie zusätzlich die nötigen Bausteine für das Service Management liefern.

Einige IT-Management-Lösungen bieten auch Activity based costing-Funktionen und ermöglichen dadurch umfassende Kostenanalyse-Funktionen. Einige spezielle analytische Applikationen zur Kostenanalyse wiederum bieten das Abbilden von Informationen an, die in Servicekatalogen verwaltet werden.

Hierdurch wird eine Wiedergabe der Informationen über die Bestandteile der Services und dadurch eine Identifikation der Kosten möglich. Letztlich ist also der Blickwinkel und die besonderen Interessen des Unternehmens bzw. der Anwender entscheidend, welcher Schwerpunkt der Lösungen die beste Abdeckung der eigenen Anforderungen bietet. (CFOworld)

Arnaud Bigard ist als Senior Analyst und Berater in der CXP/BARC Gruppe verantwortlich für den Bereich IT Management. Er ist Autor von Studien zu IT Service Management, IT Asset Management und Projektmanagement und unterstützt Unternehmen bei der Auswahl von Lösungen. Melanie Mack ist Leiterin des Bereiches Marktforschung bei der BARC und bringt als Analystin ihr umfassendes Wissen zu Marktentwicklung und Anbieterlandschaft verschiedener Business Software Bereiche in Studien und Beratungsprojekte ein.