Kollaborationstechnologien

Fünf Regeln für Videokonferenzen

Renate Oettinger ist Diplom-Kauffrau Dr. rer. pol. und arbeitet als freiberufliche Autorin, Lektorin und Textchefin in München. Ihre Fachbereiche sind Wirtschaft, Recht und IT.

Zu ihren Kunden zählen neben den IDG-Redaktionen CIO, Computerwoche, TecChannel und ChannelPartner auch Siemens, Daimler und HypoVereinsbank sowie die Verlage Campus, Springer und Wolters Kluwer.
Damit die Videokollaboration reibungslos abläuft, sollten Firmen fünf goldene Regeln für den Unternehmenseinsatz beherzigen. Thomas Spiegl stellt sie vor.

In den vergangenen Jahren haben sich verschiedene Kommunikationslösungen zu einer wichtigen Stütze im Unternehmensalltag entwickelt. Regierungsbehörden, Organisationen im Gesundheitswesen, Bildungseinrichtungen, Start-Ups und Unternehmen jeder Größenordnung nutzen entsprechende Technologien. Vor allem die Videokollaboration bewährt sich, wenn es darum geht, Reisekosten zu senken, Produktivität zu steigern, Entscheidungsfindungen zu beschleunigen und stärkere, vernetzte Beziehungen zwischen Kollegen, Kunden und Lieferanten zu flechten.

Unternehmen, die sich für eine Videokonferenzlösung entscheiden, sollten auf Kompatibilität achten.
Unternehmen, die sich für eine Videokonferenzlösung entscheiden, sollten auf Kompatibilität achten.
Foto: Andrey Popov - shutterstock.com

Auch IT-Abteilungen sehen sich durch einfach zu implementierende und integrierte Cloud-basierte Kollaborationslösungen zunehmend entlastet. Vor der Implementierung gilt es allerdings einige Punkte zu berücksichtigen.

Wozu sollen Videokonferenzen genutzt werden?

Zunächst sollten Unternehmen sich überlegen, wie viel Zeit und Ressourcen sie momentan für Tätigkeiten aufwenden, die durch Videokonferenztechnik ersetzt werden könnten. Es gibt allerdings auch eine Vielzahl anderer Arbeitsabläufe, die durch Videokonferenzen optimiert werden können. Dazu gehören Telefonate, E-Mail-Verkehr und Brainstormings, Präsentationen oder Schulungen. Sogar Bewerbungsgespräche können über den digitalen Kanal geführt werden. Die Technologie lässt sich zudem mit flexiblem Arbeiten und Home-Office verbinden, und schafft so Verbindungen zwischen Nutzern an vielen Standorten.

Cloud oder On-Premise?

Gehostete Cloud-Lösungen bieten eine attraktive Alternative zu On-Premise-Lösungen, die Zeit und Kosten spart. Die wichtigsten Vorteile liegen in vier Punkten: Einfachheit, Interoperabilität mit anderen Geräten und Lösungen anderer Anbieter, Flexibilität und ein gutes Preis-Leistungsverhältnis.

Cloud-Lösungen sind einfach skalierbar und passen sich an die benötigten Kapazitäten einer Firma an.

Mit immer mehr Anbietern auf dem Markt ist auch Interoperabilität ein entscheidender Faktor. Um ohne Hindernisse kommunizieren zu können, muss die gewählte Lösung mit den Lösungen anderer Anbieter kompatibel sein.

Außerdem sollte die Wahl des Netzwerks gut durchdacht sein. Videokonferenzen lassen sich über private IP- oder ISDN-Netze abwickeln. Generell lässt sich sagen: Telefonieren Unternehmen bereits über ein IP-Netz, ist es empfehlenswert auch die Videokonferenzen im gleichen Netzwerk abzuhalten. Hinzu kommt, dass Mehrpunkt-Funktionalität oder HD-Videos eine höhere Bandbreite voraussetzen. Möchten Unternehmen einerseits die Bandbreite für bestimmte Nutzer oder Anwendungen begrenzen, andererseits jedoch für die wichtigsten Konferenzen mehr Bandbreite zulassen, empfiehlt sich eine Anwendung, die die Bandbreite automatisch zwischen den Anwendungen verteilt.