Ruhestand, Kündigung, Tod

Rechtstipp: Was tun mit persönlichen E-Mails?

03. Januar 2008
Von Alexander Galdy
Für den Fall, dass ein Arbeitnehmer ein Unternehmen verlässt, sollte schon im Vorfeld geregelt sein, was mit seinen E-Mails, Dokumenten und Dateien passiert - egal, ob er in Rente geht, gekündigt wird oder stirbt. Dazu rät der Verlag für die Deutsche Wirtschaft in Bonn.

Es gibt eine Vielzahl von Gründen, warum ein Arbeitsverhältnis beendet wird. Datenschutzbeauftragte im Unternehmen und leitende Angestellte sollten für diese Fälle gerüstet sein. Geht zum Beispiel ein Mitarbeiter in den Ruhestand oder wechselt in absehbarer Zeit den Arbeitgeber, empfiehlt sich eine standardisierte Verfahrensweise.

Geschäftsleitung, Personalabteilung und IT-Leitung sollten sich dafür absprechen. Denkbar ist eine Art Check-Liste, in der alle Punkte festgelegt sind, die bei Beendigung eines Arbeitsverhältnisses vom Mitarbeiter erledigt werden müssen. Dazu gehören beispielsweise das Löschen von Dokumenten und Dateien mit ausschließlich persönlichem Charakter. Ist ein Punkt auf der Liste noch nicht abgehakt, können die Arbeitspapiere bis zur Erledigung zurückgehalten werden.

Fristlose Kündigung

Schwieriger ist es bei einer fristlosen Kündigung. Sie ist schnell ausgesprochen, aber nicht alles ebenso rasch abgewickelt. Auch in diesem Fall bietet es sich an, mit der Liste zu arbeiten. Mit ihr kann verhindert werden, dass nichts vergessen wird. Sonst kann es passieren, dass ein fristlos gekündigter Mitarbeiter weiter Zugriff auf das Firmenpostfach und die Daten hat.

Aber Vorsicht, dem Arbeitgeber sind rechtliche Grenzen gesetzt. Löscht er zum Beispiel private Mails, kann er sich strafbar machen, weil dies unberechtigterweise geschehen ist.