Produktives Arbeiten

Zwölf hilfreiche Tipps & Tricks rund um Office

12. Juli 2016
Serverräume oder Orte mit abenteuerlichem Internetzugang sind heute sein Habitat. Seltener ist er in Meetings anzutreffen, zumal sich seine Existenz als Freelancer über zwei Kontinente und diverse Projekte erstreckt.
Kleiner Trick, große Wirkung – das gilt für die hier vorgestellten Office-Tipps für produktives Arbeiten.
Bei Microsoft Office und Libre Office lernt man nie aus. Wir stellen praktische Tipps vor.
Bei Microsoft Office und Libre Office lernt man nie aus. Wir stellen praktische Tipps vor.
Foto: Detailblick - Fotolia.com

Kennen Sie eigentlich sämtliche Funktionen von Word, Excel und Powerpoint? Nein, sicher nicht, und damit sind Sie willkommen im Club der Standardnutzer. Wir zeigen Ihnen, was Sie mit Ihren Office-Anwendungen im Alltag alles anstellen können - Sie werden überrascht sein! Holen Sie das Beste aus den vielfach eingesetzten Office-Suiten Microsoft Office und der kostenlosen Alternative Libre Office heraus. Übrigens lassen sich fast alle Tipps zu Libre Office auch unmittelbar oder analog in Open Office nutzen, denn die Anwendungsmodule in beiden Paketen unterscheiden sich nur in Details.

1. Keine persönlichen Angaben in Libre-Office-Dokumenten zeigen

Die Weitergabe von Dokumenten soll ohne eingebettete Autorennamen und Infos zur Bearbeitungszeit erfolgen.

Lösung: In Libre Office lassen sich die beim Bearbeiten einer Datei vom Programm gespeicherten persönlichen Angaben zu einem Dokument wie Bearbeitername oder Schreibstatistik durch den Anwender löschen. Das ist vor der Weitergabe von Dokumenten zur Wahrung der Privatsphäre empfehlenswert, wenn Sie verhindern wollen, dass Dritte Rückschlüsse auf Sie als Ersteller ziehen können. Zum Löschen der Daten rufen Sie den Dialog "Datei > Eigenschaften" auf, bringen die Registerkarte "Allgemein" nach vorne und klicken auf "Zurücksetzen". Entfernen Sie danach noch das Häkchen vor "Benutzerdaten verwenden" und bestätigen Sie mit "OK".

In den Benutzereinstellungen unter "Extras > Optionen > Laden / Speichern" im Abschnitt "Allgemein" können Sie durch das Setzen eines Häkchens vor der Option "Eigenschaften vorher bearbeiten" festlegen, dass Libre Office die persönlichen Benutzerangaben beim Befehl "Speichern unter" anzeigen soll.

 Text ohne Formatierung: Soll beim Übernehmen von Textschnipseln aus Webseiten oder Layoutdokumenten in Libre Office Writer reiner Text ohne Schriftauszeichnung eingefügt werden, wählen Sie "Bearbeiten > Inhalte einfügen".
Text ohne Formatierung: Soll beim Übernehmen von Textschnipseln aus Webseiten oder Layoutdokumenten in Libre Office Writer reiner Text ohne Schriftauszeichnung eingefügt werden, wählen Sie "Bearbeiten > Inhalte einfügen".

2. Formeln oder Werte in Libre Office Calc anzeigen

Welche Werte in einer Tabelle in Libre Office Calc sind statisch, welche sind von Formeln berechnet? In der Standardansicht zeigt Libre Office Calc die Werte von Formeln an. Die Formel selbst gibt es erst in der oberen Eingabezeile zu sehen, wenn die jeweilige Zelle unter dem Auswahlrechteck liegt.

Lösung: Zur Kontrolle mehrerer Formeln in einer Tabelle eignet sich eine andere Ansicht von Libre Office Calc, die Formeln im Klartext anzeigt und Werte mit Farben versieht. Gehen Sie zu "Extras > Optionen > Libre Office Calc > Ansicht" und markieren Sie rechts bei den Einstellungen unterhalb von "Anzeigen" die Punkte "Formeln" und "Werte hervorheben". Ab sofort zeigen Zellen nicht mehr das Ergebnis, sondern die hinterlegte Formel selbst an. Zudem ist der Inhalt von Zellen je nach Datentyp farbig markiert. Statische Werte sind blau, Formeln grün eingefärbt.

Noch nützlicher wird diese alternative Ansicht, wenn sie sich bei Bedarf schnell aktivieren und auch wieder deaktivieren lässt. Dies gelingt am besten mithilfe einer Abkürzung in der Werkzeugleiste. Hierzu gehen Sie zu "Extras > Anpassen", wählen im Feld "Symbolleiste" den Eintrag "Standard" und klicken darunter neben der Liste "Befehle" auf "Hinzufügen".

Calc präsentiert jetzt eine Liste aller möglichen Menübefehle und unter "Ansicht Formel anzeigen" auch die Funktion zur Darstellung von Formeln. Markieren Sie den Eintrag und gehen Sie auf "Hinzufügen". Die neu hinzugefügte Schaltfläche schaltet mit einem Mausklick zwischen Formel- und Werteansicht hin und her.

Seitenleiste anzeigen: Beim Formatieren von Dokumenten erspart die schicke Seitenleiste in Libre Office Writer dem Nutzer den häufigen Wechsel in Menüs. Die Leiste lässt sich über "Ansicht" und "Seitenleiste" einblenden.
Seitenleiste anzeigen: Beim Formatieren von Dokumenten erspart die schicke Seitenleiste in Libre Office Writer dem Nutzer den häufigen Wechsel in Menüs. Die Leiste lässt sich über "Ansicht" und "Seitenleiste" einblenden.

3. Text ohne Formatierung in Libre-Office-Dokumente einfügen

Textbausteine aus anderen Dokumenten, Webseiten und PDF-Dateien, die Sie in Libre Office Writer einfügen, bringen ihre ursprüngliche Formatierung mit. Die Ergebnisse sind selten ideal, und der eingefügte Text muss daraufhin passend nachformatiert werden.

Lösung: Den schnellsten Weg, bereits eingefügten Text von allen Formatierungen zu befreien, bietet der Eintrag "Formatierung löschen" in der Auswahlbox der Formatvorlagen links oben in der Menüleiste von Libre Office Writer. Um Text aus der Zwischenablage gleich ohne Formate einzufügen, eignet sich die Funktion "Bearbeiten ? Inhalte > Inhalte einfügen", die Sie auch mit der Tastenkombination Strg-Umschalten-V aufrufen können. Im aufklappenden Dialogfenster wählen Sie dann als Format "Unformatierter Text" aus.

Wer regelmäßig Text aus verschiedenen Quellen zusammenkopiert, sollte sich diese Funktion zum Einfügen gleich auf die gewohnte Tastenkombination Strg-V legen. Gehen Sie dazu im Writer auf "Extras > Anpassen" und wählen Sie unten in der Liste der Funktionen unter "Bereich" den Eintrag "Bearbeiten" aus sowie rechts daneben "Inhalte einfügen". Ist dieser Eintrag markiert, klicken Sie oben in der Liste "Tastenkombinationen" auf den Eintrag "Strg+V" und danach auf die Schaltfläche "Ändern". Nun können Sie die bestehende Kombination entfernen und auf die gleiche Weise das herkömmliche Einfügen mit Formatierungen auf die Tasten Strg-Umschalten-V legen.

4. Kopf- und Fußzeilen in Libre Office Writer hinzufügen

Die in Libre Office Writer geschriebenen Dokumente sollen Seitenzahlen erhalten.

Lösung: Um die Seiten eines Dokuments fortlaufend zu nummerieren, öffnen Sie die Datei und gehen im Menü "Einfügen > Fußzeile" zu "Standard". Dann wird der Fußzeilenbereich sichtbar. Über "Einfügen > Feldbefehl > Seitennummer" fügen Sie die Seitenzahl ein. Falls gewünscht, schreiben Sie hinter die Seitenzahl noch von und fügen dahinter die Anzahl der Seiten insgesamt über "Einfügen > Feldbefehl > Gesamtzahl der Seiten" ein.

Wechseln Sie zu "Format > Absatz", wählen Sie im Register "Ausrichtung" den Punkt "Zentriert" und legen Sie im Register "Umrandung" eine feine Linie über dem Absatz fest. Dadurch erscheint die Seitenzahl unter dem eigentlichen Text und ist durch eine Linie abgetrennt. Text ohne Formatierung: Soll beim Übernehmen von Textschnipseln aus Webseiten oder Layoutdokumenten in Libre Office Writer reiner Text ohne Schriftauszeichnung eingefügt werden, wählen Sie "Bearbeiten > Inhalte einfügen". Soll zusätzlich oben auf jeder Seite eine Grafik als Logo erscheinen, wählen Sie den Befehl "Einfügen > Kopfzeile > Standard". Fügen Sie als Nächstes per "Einfügen > Bild > Aus Datei" ein passendes Logo ein.

Textelemente drehen: Die umfassend formatierbaren Textfelder in Word bieten dem Anwender vielseitige Möglichkeiten bei der individuellen Gestaltung von Dokumenten.
Textelemente drehen: Die umfassend formatierbaren Textfelder in Word bieten dem Anwender vielseitige Möglichkeiten bei der individuellen Gestaltung von Dokumenten.
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