Produktivitätskiller Meeting

Keine Zeit verschwenden

03. März 2003
Reppesgaard studierte in Hannover und arbeitete danach als Reporter und Moderator bei Hörfunk von Radio Bremen zu innen- und jugendpolitischen Themen und in den Bereichen Technologie und Wissenschaft. Seit dem Jahr 2000 lebt er in Hamburg, seit 2001 arbeitet er mit Christoph Lixenfeld im druckreif Redaktionsbüro zusammen.
Zu viele, schlecht vorbereitete Meetings, dominiert von Selbstdarstellern, schaden der Produktivität eines Unternehmens wie kaum etwas anderes. Systematische Gegenmaßnahmen und individuelle Überlebensstrategien helfen, die echten Aufgaben dennoch zu erledigen.
Tipps für das (Horror-) Meeting
Tipps für das (Horror-) Meeting

Nichts Untypisches: Zwischen 5- und 15-mal pro Woche sitzt der CIO eines deutschen Wehrtechnikherstellers mit seiner IT-Mannschaft oder Kollegen anderer Abteilungen zusammen. Kein Tag vergeht ohne ein Meeting; oft sind es sogar drei Termine, die seinen Tagesablauf zerreißen. Produktiv sind längst nicht alle dieser Treffen - nicht der einzige Grund, weshalb der auf Effektivität zielende IT-Manager sie am liebsten abschaffen würde. "Desinteresse, Wichtigtuerei und Inkompetenz" hat er als typische Meeting-Plagen identifiziert. Je länger eine Sitzung dauere, klagt er, desto deutlicher würden die Defizite in der Planung und bei den Teilnehmern.

"Verschärfte Meetingitis" dürfte in vielen Fällen die Diagnose lauten, wenn man die Arbeitsprozesse deutscher Unternehmen unter die Lupe nimmt. Auch wenn nicht überall so viele Treffen auf dem Zettel stehen wie im beschriebenen Beispiel (als Durchschnittswert für europäische Unternehmen hat die Münchener Beratungsfirma Schell 3,2 pro Woche ermittelt), leiden doch fast alle Produktivkräfte mit starkem Termindruck unter dieser Geißel. Zumindest ergibt sich aus der Studie eine gewisse Gerechtigkeit bei der Lastenverteilung: Leitende Angestellte wie CIOs sind im Mittel deutlich häufiger dran (mehr als viermal in der Woche) als einfache Mitarbeiter, die es knapp zweimal wöchentlich trifft.

Keine Erfolgsmessung

Mit durchschnittlich vier Zusammenkünften pro Woche liegen die Deutschen hinter Schweden (4,1) auf Platz zwei. Gunnar Jürgensen, Sprecher von TUI Infotec, tagt in diesem Zeitraum gar rekordverdächtige 15- bis 25-mal. Ab und an genehmigt er sich eine kleine Flucht: "Wenn es wirklich zu langweilig wird, sage ich schon mal, dass ich noch einen anderen Termin habe. Oder ich bringe meine Gedanken zu anderen aktuellen Aufgaben zu Papier; das sieht dann so aus, als würde ich fleißig mitschreiben", verrät er seine persönliche Überlebensstrategie.

Nur Anthropologen können sich über solche Zustände freuen: Die Meeting-Kultur ist eine der wenigen Bereiche, in denen sich Professionalität noch nicht durchgesetzt hat. Während Unternehmen in der Produktion um Minuten feilschen und bei der Logistik alles peinlich genau ausklügeln, gelten für Besprechungen andere Maßstäbe. Erfolgsmessung: Fehlanzeige. Die Masse der Teilnehmer hat resigniert. Meetings gelten als lästige Pflicht - schlimmer noch: als Zeitverschwendung und Ärgernis. Unpünktlichkeit einzelner Teilnehmer ist eine der Hauptursachen für den Frust, analysiert Luis Teuber, Geschäftsführer der Face Kommunikationsentwicklung. "Das nagt nicht zuletzt an der persönlichen Zufriedenheit. Denn wer zuerst kommt, der wird bestraft."

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