Mit E-Mail-Management Datenvolumen reduzieren

Mail-Systeme stehen vor dem Zusammenbruch

23. September 2008
Andrea König lebt als freie Journalistin in Hamburg. Arbeiten von ihr wurden unter anderem in der Süddeutschen Zeitung und im Focus veröffentlicht, seit 2008 schreibt sie auch für CIO.de. Die Schwerpunkte Ihrer Arbeit für die CIO-Redaktion sind Themen rund um Karriere, soziale Netzwerke, die Zukunft der Arbeit und Buchtipps für Manager.
Mehr als die Hälfte der Unternehmen kämpft mit E-Mail-Ausfällen. Steigende Datenmengen legen die Systeme in Firmen lahm und verursachen Leerlauf.
Rien ne va plus - nichts geht mehr. E-Mail-Ausfälle betreffen jedes zweite Unternehmen.
Rien ne va plus - nichts geht mehr. E-Mail-Ausfälle betreffen jedes zweite Unternehmen.
Foto: MEV Verlag

In den vergangenen zwölf Monaten kam es in 52 Prozent der Unternehmen zu einem E-Mail-Ausfall. Ein Drittel der Befragten einer Studie musste zwei Stunden oder länger ohne E-Mail auskommen, bei 17 Prozent waren es sogar mehr als elf Stunden.

Dabei gibt es Mittel und Wege gegen den Systemzusammenbruch. Mail-Server in Unternehmen sollten vor der ständig wachsenden Datenmenge bewahrt werden. Deshalb empfiehlt Software-Anbieter Iron Mountain Digital CIOs, die Postfachgröße von Mitarbeitern einzuschränken. Dies ist ein erster Schritt zu einem sinnvollen E-Mail-Management.

Ein zweiter wäre die Lösung, wichtige Mail-Funktionen zentral von Administratoren steuern zu lassen. Oder die Einführung von Richtlinien für die Aufbewahrung und das Löschen von Daten. Nur fünf Prozent der Unternehmen haben bislang entsprechende Maßnahmen ergriffen.

Ein solches Vorgehen reicht aber nicht aus. Wiederherstellungsfunktionen für den Totalausfall oder Datenverlust, Technologien zur Datenreduktion sowie Aufbewahrungsrichtlinien sind Fragestellungen, mit denen IT-Verantwortliche sich möglichst früh auseinander setzen sollten. Nicht erst, wenn es bereits zu spät ist.

Der Neu-Isenburger Software-Anbieter Iron Mountain Digital befragte 60 IT-Administratoren, die für das E-Mail-Management in mittelständischen Unternehmen verantworten.

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