Strategien


Wie man Komplexität besser beherrscht

9 Treiber der Komplexität

16. September 2015
Peter Klukas ist CIO der Vulkan Gruppe in Herne.
Unternehmen differenzieren sich darüber, wie sie die IT-Komplexität in den Griff bekommen. CIO Peter Klukas von der der Vulkan Gruppe zeigt, wie das gelingen kann und leitet daraus Wettbewerbsvorteile ab.

Seit Jahren beschweren sich die IT-Verantwortlichen über die steigende Komplexität ihrer Anwendungslandschaft. Wer bestimmt eigentlich den Grad der Komplexität? Welche Auswirkungen hat eine zu hohe Komplexität für ihr Unternehmen? Lassen sich durch das Beherrschen der Komplexität Wettbewerbsvorteile erzielen?

Das neue Vulkan Verwaltungsgebäude der Zentrale in Herne.
Das neue Vulkan Verwaltungsgebäude der Zentrale in Herne.
Foto: Vulkan Gruppe

Es gibt viele Fragen, die das Thema in unterschiedliche Richtung treiben können. Einige wesentliche werden wir hier vereinfacht betrachten können.

Definition der Komplexität

Zwar hat zwar vermutlich jeder ein gutes Gespür für Komplexität und die wesentlichen Zusammenhänge. Trotzdem will ich vorweg eine kurze Definition von Komplexität liefern.

Das Gabler Wirtschaftslexikon gibt uns nachfolgende Definition mit auf dem Weg: Komplexität ist die Gesamtheit aller voneinander abhängigen Merkmale und Elemente, die in einem vielfältigen aber ganzheitlichen Beziehungsgefüge (System) stehen. Unter Komplexität werden die Vielfalt der Verhaltensmöglichkeiten der Elemente und die Veränderlichkeit der Wirkungsverläufe verstanden.

Wer für Komplexität eine simple Definition erwartet hat, wird naturgegeben enttäuscht sein.

Grad der Komplexität und Unternehmenstyp

Bei gleicher Ausgangslage bezogen auf Anzahl Benutzer und Anzahl Systeme wird man im Konzern und im Mittelstand den gleichen Komplexitätsgrad erzielen. Die Vergleichsgrößen im Konzern, die man zur Betrachtung isolieren müsste, hinken aber in der Regel. D.h. im Konzern hat man üblicherweise andere Stabstellen, die helfen können, die Komplexität besser zu beherrschen. Es ist also nicht nur die Komplexität in ihren Auswirkungen zu betrachten, sondern auch die Mittel, mit denen man sie kontrollieren kann.

1. Komplexitätstreiber ERP

Tausend Anwender in einem ERP-System sind erheblich leichter zu betreuen als jeweils hundert (10 x 100) Anwender in zehn gleichen ERP-Systemen. D.h. die Anzahl der betreuten ERP-Systeme ist immer noch per se eines der größten Komplexitätstreiber. Wenn sie die Power und das Potenzial haben, können sie diese Komplexität über die Anzahl ihrer Legal Entities am gravierendsten beeinflussen. Das reduziert nicht nur die IT-Anwendungskomplexität, sondern beeinflusst auch die administrativen Standardprozesse überwiegend positiv. Wettbewerbsvorteil 1.

2. Komplexitätstreiber fehlende ECM-Plattform-Strategie

Während die meisten Unternehmen in den letzten Jahren ihre ERP-Landschaft weitgehend harmonisiert haben, ist das auf der ECM-Seite noch nicht vergleichbar fortgeschritten. Wie viele Systeme haben sie mit einem Embedded DMS oder Workflowsystem? Sie werden es oft gar nicht wissen, so umfangreich kann es sein. Natürlich immer mit eigenen Berechtigungskonzept - es lebe die Vielfalt.

Positionieren sie also ein führendes ECM-System in ihre strategische IT-Landschaft und fangen sie auch hier mit einem Harmonisierungsprozess an. Wählen sie den ECM-Hersteller, mit dem sie erfolgreich eine modulare Plattformstrategie aufbauen können. Wettbewerbsvorteil 2.

Der Druck auf die bestehenden ECM-Hersteller, auch eine ausgereifte Suchmaschine, Communities, Projekträume oder Reportingansätze (BI) zu schaffen, ist kontinuierlich gewachsen und nimmt im ungünstigsten Fall gravierende "Schatten-IT" Dimensionen an.

Im skizzierten Beispiel hat das Muster-Unternehmen zwei Anwendungs-Systeme (1 + 2), die sich in ihrer Kernkompetenz, zum Beispiel Bereitstellen eines Qualitäts- und eines Lieferanten-Managementsystems, unterscheiden. Freigabeworkflows müssen in den unterschiedlichen Anwendungs-Systemen 1 und 2 mit unterschiedlichen Techniken und Knowhow entwickelt werden. Das bedeutet längere Entwicklungszeiten und höhere Personalkosten. Bei einer Plattformstrategie wäre nur das Know How für ein Workflowsystem (DMS) erforderlich gewesen und im günstigsten Fall wäre auch der Freigabeworkflow nur einmal entwickelt worden und den verschiedene Dokumenttypen (Qualitätsdokument, Lieferantendokument) zugeordnet.
Im skizzierten Beispiel hat das Muster-Unternehmen zwei Anwendungs-Systeme (1 + 2), die sich in ihrer Kernkompetenz, zum Beispiel Bereitstellen eines Qualitäts- und eines Lieferanten-Managementsystems, unterscheiden. Freigabeworkflows müssen in den unterschiedlichen Anwendungs-Systemen 1 und 2 mit unterschiedlichen Techniken und Knowhow entwickelt werden. Das bedeutet längere Entwicklungszeiten und höhere Personalkosten. Bei einer Plattformstrategie wäre nur das Know How für ein Workflowsystem (DMS) erforderlich gewesen und im günstigsten Fall wäre auch der Freigabeworkflow nur einmal entwickelt worden und den verschiedene Dokumenttypen (Qualitätsdokument, Lieferantendokument) zugeordnet.
Foto: Vulkan Gruppe

3. Komplexitätstreiber Integration oder fehlende Integration?

Upload und Download oder Copy and Paste sind immer noch die verbreitetsten Schnittstellentechnologien in Unternehmen. Immer fehlen ein paar Daten und der Ad-hoc-Datenbedarf wird auch gerne schleichend verstetigt. Vergessen sie nicht das Thema Big Data, d.h. das Datenwachstum in ihrem Umfeld werden sie nur begrenzt beeinflussen können.

Möglicherweise laden ihre Anwender laufend neue Apps, auch ich habe gerade eine tolle Knowledge-Management-App installiert. Sie liefert mir Modellierungsmöglichkeiten, die ich vorher noch nicht hatte. Fleißig erzeuge ich neue Daten, bis ich auf die geniale Idee gekommen bin, diese Daten unbedingt mit anderen Wissensdaten verflechten zu wollen. Sie ahnen schon das Resultat? Meine App tut sich schwer beim Datenaustausch - Glück gehabt. Es bleibt bei der Ad-hoc-App, die einen begrenzten gekapselten Nutzen spendet.