Dokumenten-Management der Superlative

Telekom macht Schluss mit dem Vorlagenchaos

Reppesgaard studierte in Hannover und arbeitete danach als Reporter und Moderator bei Hörfunk von Radio Bremen zu innen- und jugendpolitischen Themen und in den Bereichen Technologie und Wissenschaft. Seit dem Jahr 2000 lebt er in Hamburg, seit 2001 arbeitet er mit Christoph Lixenfeld im druckreif Redaktionsbüro zusammen.
Die Deutsche Telekom hat 210.000 Personalakten von papierbasierten auf elektronische Prozesse umgestellt.
Rainer Hahn, Leiter IT-Management Personal Service, Deutsche Telekom: "Wir wollten eine höhere Effizienz erreichen, indem wir Dokumente nicht nur vereinheitlichen, sondern auch proaktiv mit Daten befüllen."
Rainer Hahn, Leiter IT-Management Personal Service, Deutsche Telekom: "Wir wollten eine höhere Effizienz erreichen, indem wir Dokumente nicht nur vereinheitlichen, sondern auch proaktiv mit Daten befüllen."

Akten, Akten, nichts als Akten. Bis zur Decke hoch sind die Regale mit Hängeregistraturen gefüllt, in sieben Ebenen sind sie übereinander angeordnet. Ein Regal reiht sich an das nächste, der ganze Flur ist voll mit ihnen, und das nicht nur auf einer Etage, sondern im ganzen Gebäude. Drei Stockwerke hat das zentrale Aktenlager der Deutschen Telekom in Osnabrück, einer ehemaligen Hauptvermittlungsstelle. 210 000 Personalakten werden hier aufbewahrt.

Dass sie alle nicht mehr aufwendig zwischen den Zweigstellen hin- und hergeschickt und per Hand aktualisiert werden müssen, ist das Verdienst von Rainer Hahn. Der Leiter IT-Management Personal Service Telekom bei dem Bonner Konzern ist die treibende Kraft hinter einem Human-Resources-Portal, über das Mitarbeiter und Management konzernweit den digitalisierten und zentral gespeicherten Personalaktenbestand des Rosa Riesen einsehen und bearbeiten können.

Mehr als 200.000 Personalakten sind kontinuierlich auf dem neuesten Stand zu halten.
Mehr als 200.000 Personalakten sind kontinuierlich auf dem neuesten Stand zu halten.
Foto: Telekom

Zugleich können sie alle schneller als bisher die Dokumente, die für die Personalarbeit relevant sind, abrufen und bearbeiten. Formulare, die mithilfe digitaler Marker und Barcodes allein ihren Weg durch die Hierarchien und die Zweigstellennetzwerke finden, gehören ebenso zum sogenannten Human-Resources-Document-Management-System wie Formularvorlagen, die automatisch alle relevanten Informationen in die Dokumente integrieren, die aufgerufen werden.

Die Unternehmenseinheit Personal Service Telekom (PST) ist der verlängerte Arm der Personalabteilung. Sie muss beispielsweise 26 000 Reisekostenabrechnungen und 40 000 weitere Anfragen pro Woche
abwickeln. Mehr als 200 000 Personalakten sind kontinuierlich auf dem neuesten Stand zu halten: Unfallmeldungen, Bewertungen durch Vorgesetzte oder Urlaubsanträge laufen regelmäßig bei den Personalern auf, die diese neuen Dokumente in die Akten einpflegen müssen. "Für uns als Personal-Service-Einheit war schon lange klar: Um schneller und effizienter zu werden, brauchen wir eine standardisierte, zentrale Plattform für die Dokumente", sagt Hahn.