Zeugnisse auf Knopfdruck

Wie Konzerne ihre HR-Prozesse digitalisieren

Alexandra Mesmer war bis Juli 2021 Redakteurin von Computerwoche und CIO-Magazin.

Laufen Vorgänge wie die Veränderung der Arbeitszeit digital ab, bleibe der Personaler außen vor, da der Mitarbeiter den Antrag erfasst, das System ihn direkt an die Führungskraft weiterleitet und die ihn elektronisch signiert. Dennoch will Siemens Schweiz künftig auch weitere Services wie Weiterbildungsanträge oder Handlungsvollmachten in diesem Sinne automatisieren, so Berger: "Im nächsten Jahr wollen wir 20 End-to-End-Services, das heißt direkt von Mitarbeiter zu Führungskraft, anbieten mit einem Automatisierungsgrad von 80 Prozent."

Arbeitszeugnis in 15 Minuten

Bereits heute nutzt die Deutsche Bahn den Zeugnisgenerator von Aconso, der Arbeitszeugnisse auf Basis der Bewertungen der Führungskraft aus 14.000 unterschiedlichen Textbausteinen generiert. Dauerte es früher eine Stunde, ein Arbeitszeugnis zu erstellen, soll diese Aufgabe in Zukunft nur noch 15 Minuten in Anspruch nehmen.

Zeugnisse auf Knopfdruck: Unternehmen wie die Deutsche Bahn oder BSH Hausgeräte setzen den Zeugnisgenerator von Aconso ein, um Arbeitszeugnisse automatisiert erstellen zu lassen. Die Führungskraft verteilt links die Noten, die Software spuckt rechts den passenden Text dazu aus. Auf diese Weise seien die Zeugnisse in 15 Minuten erstellt, verspricht der Anbieter. Zuvor fielen trotz standardisierter Textbausteine noch 60 Minuten pro Zeugnis an.
Zeugnisse auf Knopfdruck: Unternehmen wie die Deutsche Bahn oder BSH Hausgeräte setzen den Zeugnisgenerator von Aconso ein, um Arbeitszeugnisse automatisiert erstellen zu lassen. Die Führungskraft verteilt links die Noten, die Software spuckt rechts den passenden Text dazu aus. Auf diese Weise seien die Zeugnisse in 15 Minuten erstellt, verspricht der Anbieter. Zuvor fielen trotz standardisierter Textbausteine noch 60 Minuten pro Zeugnis an.
Foto: Aconso

Den Zeugnisgenerator plant auch BSH Hausgeräte einzuführen. Die digitale Personalakte hat das Unternehmen, das 53.000 Mitarbeiter in 47 Ländern beschäftigt, bereits vor elf Jahren installiert. Nun gelte es, noch effizienter zu werden, indem die Personalakte mit digitalen Prozessen verbunden werde, kündigte Markus Neuhauser an. "Wir müssen in die digitale Welt gehen, weil vor allem jüngere Mitarbeiter diese Welt gewohnt sind und das auch in ihrer Arbeitsumgebung erwarten", sagte der Head of eHR Solutions bei BSH Hausgeräte.

Die meisten HR-Schreiben an Mitarbeiter werden nun automatisch generiert, weiterverfolgt und in der Personalakte archiviert. Eine Wiedervorlage ist nicht mehr notwendig, was dem Personaler Zeit spart. Auch früher hatte BSH solche Dokumente, die etwa die Versetzung in eine andere Abteilung bescheinigen, dem Mitarbeiter über Employee-Self-Service-(ESS-)Systeme bereitgestellt. Kosten hatte sich das Unternehmen dadurch aber nicht gespart, da die meisten Mitarbeiter diese Dokumente über die Abteilungsdrucker ausgedruckt hatten.

Deutsche Bahn verwaltet 60 Millionen Personaldokumente

Auch die Deutsche Bahn hat schon gute Erfahrungen mit der automatischen Erstellung von HR-Dokumenten gemacht, berichtete Markus Fieml. Den Leiter des Service Center Personal bei der Deutschen Bahn treibt vor allem die Archivierung um. Seit acht Jahren setzt die Deutsche Bahn auf die digitale Personalakte, mittlerweile werden im Digitalisierungszentrum in Dresden 230.000 Akten mit insgesamt bis zu 60 Millionen Dokumenten verwaltet.

Die Mitarbeiter haben darauf aus Sicherheitsgründen allerdings keinen Zugriff, das Unternehmen nutzt die digitale Personalakte als reines Archivierungssystem. Da das an seine Grenzen stößt - "die Server platzen schon aus ihren Nähten" -, musste ein Löschkonzept entwickelt werden. "Da das System Personaldokumente nach einer gewissen Frist automatisch löschen sollte, waren die Bedenken groß, und es musste viel Überzeugungsarbeit geleistet werden", gab Fieml zu. Die jetzige Lösung sieht vor, dass mit Erstellung des Dokuments hinterlegt wird, wann es gelöscht werden darf.

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