Digitalisierung im Personalwesen

Wie sich die HR-Rolle verändert

23.10.2019
Von Marina Buller
Das Personalwesen hinkt in puncto Digitalisierung häufig noch hinterher. Welche Vorteile eine Automatisierung der Human Resources bietet, lesen Sie hier.
  • Die Personalabteilung muss mehr Zeit für die Vermittlung zwischen Management und Belegschaft bekommen.
  • Die HR sollte mehr Augenmerk auf die Konzeption und Umsetzung des Onboarding setzen.
  • Der Personaler wird zunehmend zum Coach und Mentor.

Das Personalmanagement ist ein Bereich, in dem administrativer Aufwand zur Tagesordnung gehört. Viele der täglichen Aufgaben sind repetitiv und erzeugen Mehraufwand, weil Personaler hauptsächlich Daten verwalten. Dabei liegt genau in dieser Arbeit Potenzial, sich Freiräume zu verschaffen, denn administrative Aufgaben lassen sich einfacher digitalisieren und automatisieren als andere. Die Optimierung von HR-relevanten Kernprozessen spart Unternehmen deshalb nicht nur Zeit und Kosten, sondern lenkt den Fokus wieder auf das, was im Personalwesen eine ganz besondere Bedeutung hat: die menschliche Komponente und somit die zwischenmenschliche Kommunikation.

Selbst komplexe To-dos wie die Lohn- und Gehaltsabrechnung können im Personalwesen durch Automatisierungen erleichtert werden.
Selbst komplexe To-dos wie die Lohn- und Gehaltsabrechnung können im Personalwesen durch Automatisierungen erleichtert werden.
Foto: NicoElNino - shutterstock.com

Beispielsweise ist die Abteilung Human Resources (HR) für die Belegschaft oft erster Ansprechpartner bei Problemen, denn von Personalern wird erwartet, immer ein offenes Ohr für alle zu haben. Wenn das Personalwesen für solche sinnstiftenden, kreativen sowie zwischenmenschlichen Aufgaben mehr Zeit aufwenden kann, birgt das für das Unternehmen vielfältige Vorteile:

• Das Personal ist zufriedener,

• die Fluktuation verringert sich,

• das Management hat einen Ansprechpartner in Sachen Mitarbeiterführung,

• Administratives wird effizienter sowie fehlerfreier erledigt und

• auch HR-Mitarbeiter stehen mehr mit ihrer Arbeit im Einklang.

Routineprozesse durch wertschöpfende Aufgaben ersetzen

Doch für welche konkreten HR-Aufgaben genau sollten Personaler mehr Zeit investieren? Ganz klar stehen die Vermittlung zwischen Management und Belegschaft sowie die Mitarbeiterentwicklung und das Teambuilding im Vordergrund. Für die Beschäftigten bleiben Personaler die ersten Ansprechpartner. Doch auch das Management wird in Zukunft bei Strategiefragen auf die HR-Abteilung zurückgreifen. Für alle Parteien wird der Personaler mehr und mehr zum Coach und Mentor.

Genau deshalb sprechen Experten heutzutage vom Change Manager, wenn sie die Aufgaben eines Mitarbeiters im Personalwesen zukunftsorientiert betrachten. Der Change Manager überwacht die Effizienz von automatisierten Prozessen und ist damit in der Organisationsentwicklung im Unternehmen Teil der Struktur- und Systemveränderungen. Sein Fokus liegt auf der Befähigung der Mitarbeiter und deren Austausch mit der Führungsebene.

Die Automatisierung von alltäglichen Prozessen

Repetitive und stumpfsinnige Tätigkeiten sollten deshalb nicht mehr zu den Hauptaufgaben eines Personalers gehören. In der Praxis zeigt sich häufig aber noch ein anderes Bild. Dabei können selbst komplexe To-dos wie die Lohn- und Gehaltsabrechnung durch Automatisierungen erleichtert werden. Dadurch spart die HR nicht nur Zeit, auch die Fehlerquote wird durch eine Automatisierung verringert. Das gilt ebenso für die Aktualisierung von Mitarbeiterdaten wie Adress- oder Namensänderungen und krankheitsbedingte Ausfälle.

Besonderes Augenmerk sollte auf das Onboarding und Offboarding gerichtet werden, wenn man bedenkt, dass jeder fünfte Mitarbeiter bereits innerhalb der Probezeit wieder kündigt. Das bedeutet für das Personalwesen: Es sollte einen Schwerpunkt auf die Konzeption und Umsetzung des Onboarding setzen, statt Kollegen hinterherzurennen und sie an ihre Onboarding-Aufgaben zu erinnern. Vielmehr sollte es eine zentrale Aufgabe der HR im Onboarding-Prozess sein, neue Mitarbeiter persönlich zu unterstützen und regelmäßig ihr Feedback einzuholen. Durch mehr zwischenmenschliche Interaktion kann die Mitarbeiterfluktuation und gleichzeitig der Aufwand für Personaler verringert werden.

Eine Studie von Personio und Bitkom zeigt, dass auch im Bewerbermanagement Nachholbedarf herrscht: Rund 65 Prozent der Unternehmen finden keine entsprechenden Bewerber für die offenen Stellen. Software kann hier helfen. Denn was die Studie auch zeigt: Unternehmen mit softwaregestützten Prozessen sind erfolgreicher, wenn es um Einstellungen geht. Kein Wunder: Der gesamte Bewerbungsprozess inklusive der Bewerberkommunikation verläuft schneller und effizienter. Das erwarten Digital Natives - also Menschen, die mit der digitalen Welt aufgewachsen sind und bald schon den Arbeitsmarkt dominieren werden.

Fazit

Die DigitalisierungDigitalisierung des PersonalwesensPersonalwesens ist überfällig. Prinzipiell lassen sich alle Kernbereiche des HR-Managements durch Software automatisieren - zumindest, wenn es um die administrativen Aufgaben geht. Gleichzeitig schafft die Digitalisierung HR-Managern und Mitarbeitern Raum für wertschöpfende Tätigkeiten. Im besten Falle sorgt das nicht nur für zufriedenere Mitarbeiter, sondern auch für mehr Erfüllung beim Personaler - und das bei gleichzeitig besseren Kennzahlen für das Unternehmen. Alles zu Digitalisierung auf CIO.de Alles zu Personalführung auf CIO.de

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