Wenn die Unternehmens-IT Anwendungen und Cloud-Services nicht schnell genug zur Verfügung stellen kann, warten Business-Entscheider und Mitarbeiter oft nicht, sondern nutzen Cloud-Dienste wie Dropbox auf eigene Faust. Laut einer IDC-Umfrage verwenden 32 Prozent der Fachabteilungen teilweise und zwölf Prozent sogar in großem Umfang Cloud-Dienste, ohne die IT-Abteilung einzubinden. Andere Studien sprechen von zehn bis 50 Prozent "inoffizieller IT-Dienste".

Die Fachbereiche üben sich also nicht in Geduld und warten, bis die IT-Abteilung ihre Anforderungen erfüllt. Sie sehen in der Regel primär die kurzfristigen Vorteile, oft ohne die negativen Auswirkungen zu bedenken. Und die sind bedenklich: Führen Fachabteilungen IT-Dienste an der Unternehmens-IT vorbei ein, kommt es unweigerlich zur berüchtigten "Schatten IT" mit unkontrolliertem und risikobehaftetem Wildwuchs. Die Folge: Interne Richtlinien und Compliance-Anforderungen können verletzt werden und neue Security-Probleme entstehen. Auch bilden sich wieder "IT-Inseln" - was den Datenzugriff erschwert oder sogar verhindert.

Was ist zu tun?

All das erhöht die Risiken, die durch eine standardisierte IT und ein professionelles Service-Management eigentlich eingedämmt werden sollen. Auch auf die Kosten wirkt sich der IT-Wildwuchs negativ aus.

Was ist also zu tun? Die IT kann zum Beispiel selbst eine den Anwenderbedürfnissen entsprechende unternehmensweite File-Sharing- und Collaboration-Lösung auf die Beine stellen. Dann hat sich das Thema Dropbox oder Projekt-Management-Tools aus der Cloud schnell erledigt. Wichtig ist es laut IDC zudem, das IT-Service-Management insgesamt agil zu entwickeln und zu betreiben. Dies sei für traditionelle IT-Abteilungen zwar eine Herausforderung, jedoch unumgänglich.

Die beste Möglichkeit, eine Schatten-IT zu verhindern, ist für viele Analysten aber die Umgestaltung der IT-Organisation. So sollte die IT nicht länger als "irgendeine Abteilung im Unternehmen" betrachtet, sondern stattdessen zur "partnerschaftlichen Beratungsstelle" für Fachabteilungen und zur schnell handelnden Anlaufstelle in punkto IT-Bedarf gemacht werden. Daraus ergeben sich Synergieeffekte: Die IT wird akzeptieren (müssen), dass sich Kollegen aus den Fachabteilungen in anwendungsbezogenen Fragen besser mit IT auskennen, als die abgehobenen "IT-Experten". Und die Fachabteilungen werden lernen, dass unternehmensweite IT- und Compliance-Vorgaben zu berücksichtigen sind. Was meinen Sie?