Agiles steuern

Flexible Geschäftsmodelle: So profitieren Unternehmen



Dr. Donald Polzin schreibt als Experte für strategisches IT-Sourcing zum Einsatz neuer Technologien. Über 20-jährige Erfahrung aus leitenden Positionen bei IT-Herstellern und -Dienstleistern spiegelt sich in seinen Analysen und Empfehlungen zur Verbesserung von Servicequalität, Flexibilität und Kostenstrukturen wieder. Seit 2009 ist er geschäftsführender Gesellschafter der IT-SCM.com.

Primäres Ziel einer BPM-Transformation ist es, in den Zentralsystemen ausschließlich nur diejenigen Kern-Prozessschritte auszuführen, für die die Systeme ausgelegt sind. Die Erfassung aller sonst beteiligten Schnittstellen- und Datenaufbereitungs-Abläufe in BPMN ist dann die Basis für eine durchgängige Automatisierung mit einem BPM System.

Oftmals sind zentrale IT-Systeme an einem wichtigen Geschäftsprozess überhaupt nicht beteiligt oder fungieren lediglich als Datenlieferant oder -empfänger. In diesen Fällen ist eine BPM-Automatisierung besonders effektiv und steht auf Projektlisten an vorderster Stelle.

BPM Einführung - klassische Fehler vermeiden

BPM zählt nicht zu den typischen Productivity-Tools der IT-Infrastruktur oder zum Basisbetrieb von Systemanwendungen. BPM ist ein Werkzeug der Architekten von Geschäftsprozessen und der Unternehmenssteuerung. In der Implementierung greift es aber bis auf den einzelnen Anwender durch, zumindest sofern dieser eine aktive Rolle im Geschäftsprozess innehat. Oftmals sind dies Mitarbeiter in Funktionen wie Vertriebs- und Produktionssteuerung, aber auch in allen Querschnittsfunktionen wie Finanzabteilung, Personal oder Einkauf.

Von großer Bedeutung ist die sorgfältige Auswahl eines Sponsors für ein BPM-Projekt. Der allumfassende Ersatz aller Schnittstellen- und Datenaufbereitungsprozesse in einem einzigen Schritt ist nicht zu empfehlen.

Geeignete Kandidaten für eine Einführung sind Prozesse, die größtenteils autark ablaufen und einen hohen Anteil an manuellen, abteilungsübergreifenden Workflows benötigen. Diese sind Quick-Wins und der Nutzen ist sofort greifbar. Exemplarisch dafür stehen Abläufe wie:

  • Dienstreisemanagement

  • Schulungsmanagement

  • Urlaubsplanung

  • Änderungsplanung

  • Projektmanagement

  • Besprechungsprotokoll / -Nachverfolgung

  • Investitionsanträge

  • Belastungsanzeigen

  • Angebotsmanagement

  • Vertragsmanagement

Der Start mit einem überschaubaren Piloten erlaubt den zukünftigen BPMN-Prozess-Designern des Unternehmens vom Know-How der externen Berater zu profitieren und einen raschen Lern-Fortschritt zu durchlaufen.

Die Auswahl eines passenden BPM-Tools sollte allerdings mit Weitsicht auf den Endausbau erfolgen. So spielt es eine Rolle, ob Enterprise Systeme wie SAP zu integrieren sind und ob Daten direkt mit Datenbanken wie Oracle oder DB2 ausgetauscht werden sollen. In der Unterstützung solcher Schnittstellen und ihrer Zertifizierung durch die Software-OEMs unterscheiden sich die BPM-Plattformen.
Ein weiterer Aspekt bei der Auswahl ist die Gestaltungsmöglichkeit der Dialogmasken für die Anwender und inwieweit moderne Endgeräte wie Smartphones oder Tablets für Mitarbeiter im Außendienst unterstützt werden.

Das Fraunhofer Institut IESE hat in einer Studie in 2014 alle im deutschen Markt vertretenen Anbieter von BPM Plattformen analysiert und deren Funktionalitäten verglichen (sh. Abbildung).

Marktvergleich BPM-Plattformen
Marktvergleich BPM-Plattformen
Foto: Fraunhofer IESE

Hiernach bieten besonders die BPM Plattformen von IBM oder AXON IVY eine hohe Kombination von Bedienkomfort und Mächtigkeit für komplexe Aufgabenstellungen.

BPM generiert Compliance, Agilität und Vorhersagbarkeit

Neben der Transparenz und Automatisierung von Prozessen erzeugt die Einführung von BPM Mehrwerte durch seine Möglichkeiten der Prozessüberwachung, Alarmierung und durch die raschen Eingriffsmöglichkeiten bei Störungen im Prozessablauf.
Management Dashboards zur Schnellinformation, aber auch tiefgreifende Drill-Down Berichte oder finanztechnische Auswertungen erlauben eine dynamische Prozesssteuerung und End-to-End Überwachung der Compliance.

Unternehmen, die BPM einsetzen, können in kürzester Zeit 'Ursache-Wirkung'-Relationen erkennen, und damit störenden Einflüssen von außen entgegensteuern.

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