Die einen wollen neue Produkte schneller entwickeln und zur Marktreife führen, andere wiederum die Qualität ihrer Produkte und Services erhöhen, Innovationen fördern oder Beziehungen zu Kunden vertiefen.

Schritt 2: Geschäftsprozesse analysieren und auswählen

Sind die übergreifenden Geschäftsziele festgelegt, geht es daran die Geschäftsprozesse zu ermitteln, die durch Collaboration-Maßnahmen verbessert werden sollen. Dazu sind zunächst die betroffenen Prozessarten zu klassifizieren und die erforderlichen Änderungen konkret festzulegen - ob Modifikation oder komplette Restrukturierung. Schließlich muss noch untersucht werden, ob Prozessänderungen im Rahmen eines Collaboration-Projektes nur die eigene Firma betreffen oder auch Kunden, Geschäftspartner und Lieferanten.

Schritt 3: Benötigte Collaboration-Funktionen definieren

Im nächsten Schritt werden die für einzelne Prozesse festgelegten Optimierungsmaßnahmen auf Collaboration-Funktionen herunter gebrochen. Wer die Prozesse bei der Produktentwicklung fachbereichsübergreifend gestalten will, braucht Funktionen, um gemeinsame Aktivitäten zu koordinieren und zu steuern. Das beinhaltet die Verteilung von Arbeitsaufgaben und Statusmitteilungen.

Ebenso gibt es Funktionen, um die richtigen Spezialisten und Wissensträger zu ermitteln oder für die Suche in einer Knowledge-Datenbank. Hinzu kommen Funktionen für den synchronen Meinungsaustausch durch Brainstorming, Ad-hoc-Meetings oder in der täglichen Teamkoordination sowie für asynchrone Diskussion.

Schritt 4: Mögliche Fallstricke antizipieren

Collaboration-Vorhaben bergen ihre Tücken. Oft scheitert die Zusammenarbeit, weil es kein gemeinsames Verständnis und kein abgestimmtes Vorgehen gibt. Durch geeignete Collaborative-Technologien lässt sich dieser Overhead reduzieren. Damit ein Collaboration-Roll-Out erfolgreich ist, müssen Kennzahlen und Anreizsysteme angepasst und Prozesse und Collaboration-Tools orchestriert werden.