Best Practices für Führungskräfte

Beschaffungsabteilungen reduzieren die Ausgaben

29.01.2007
Von Tanja Wolff
Firmen können durch eine verbesserte IT-Effektivität den Einkauf effizienter gestalten. Laut einer Untersuchung des Beratungsunternehmens Hackett Group geben führende Unternehmen 25 Prozent weniger aus als durchschnittliche Firmen. Zudem können sie ihren jährlichen Ausgaben doppelt so schnell senken wie durchschnittliche Firmen.
Beschaffungsabteilungen in führenden Unternehmen geben 25 Prozent weniger aus.
Beschaffungsabteilungen in führenden Unternehmen geben 25 Prozent weniger aus.

Die Analyse hat ergeben, dass führende Unternehmen ihre Leistung steigern konnten, indem sie sich auf strategisches Management in Schlüsselbereichen wie etwa Mittelbeschaffung, Lieferanten-Management und der Anwendung von Technologie-Investments konzentrierten. Die Studie zeigt Schlüsselbereiche auf, in denen die Beschaffung Verbesserungen bringen kann.

Dabei spielt es unter anderem eine wichtige Rolle, dass im Bereich der Technologieanwendungen eine intelligente Ausgabenpolitik verfolgt wird. Das Ziel muss dabei sein, die Arbeitsprozesse zu vereinfachen und Arbeitskosten zu reduzieren. Außerdem müssen langfristige Geschäftsbeziehungen entwickelt werden, die darauf ausgerichtet sind, unnötige Kosten zu vermeiden und den Einkauf vor Preissteigerungen und Marktfluktuationen zu schützen.

Aus der Untersuchung geht hervor, dass führende Beschaffungsabteilungen nach Möglichkeiten suchen, anderen Geschäftsbereichen darin zu helfen, auf einem höheren Niveau zu arbeiten. Beschaffung betrifft durch direkte oder indirekte Ausgaben jeden Bereich einer Firma und sollte Teil einer unternehmensweiten Strategie zur Wettbewerbsfähigkeit sein.

In der Studie werden fünf Best Practices vorgestellt, die empirisch mit World-Class-Performance im Bereich Beschaffung und anderen Bereichen der SG&A korrespondieren.

  • Technologie-Einsatz: In der Untersuchung konnte eine direkte Korrelation zwischen verbesserter IT-Effektivität und einer besseren Effizienz des Einkaufs festgestellt werden. Als Ergebnis ihres Technologie-Einsatzes können die Mitarbeiter in führenden Abteilungen nicht nur 36 Prozent mehr Beschaffungsaufträge pro Angestellten bearbeiten. Außerdem verfügen sie durch den Einsatz von verschiedenen Methoden und Instrumenten zur Optimierung spezieller Arbeitsabläufe, Entscheidungshilfen und Master Data Management auch über verbesserte Kooperationen in den Bereichen Design und Zulieferer.

  • Strategische Abstimmung: Die besten Beschaffungsabteilungen sehen sich selbst als entscheidenden Teil des Unternehmenserfolgs und planen und handeln entsprechend. Mindestens 75 Prozent aller Veränderungen in den Beschaffungsabteilungen der World-Class Firmen sind mit der Geschäftsstrategie verbunden. Gleichzeitig ist nur ein Drittel der Veränderungen bei den durchschnittlichen Unternehmen mit der Strategieplanung der Firma abgestimmt.

  • Bereichsübergreifende Partnerschaften: Führende Beschaffungsabteilungen greifen dreimal so häufig auf bereichsübergreifende Kooperationen zurück als durchschnittliche Unternehmen. Damit wollen sie ihre Zuliefererbasis erschließen und gemeinsame Ziele erreichen. Fast die Hälfte der Abteilungen ist zu einem hohen Grad an der unternehmensweiten Planung und am Budgetierungsprozess beteiligt.

  • Reduktion von Komplexität: Beschaffungsabteilungen können viel sparen, indem sie die Komplexität ihrer Zuliefererbasis, ihrer internen Arbeitsabläufe und ihre technologischen Rahmenbedingungen reduzieren. So kann beispielsweise strategisches Sourcing dabei förderlich sein, die Käufe auf eine möglichst kleine Zahl von Zulieferern zu verdichten. Bei den direkten Ausgaben greifen führende Beschaffungsabteilungen auf 78 Prozent weniger Zulieferer zurück als durchschnittliche Unternehmen.

  • Business Process Sourcing: Laut Definition geht ein optimiertes Business Process Sourcing Hand in Hand mit Best-Practice-basierten Beschaffungsprozessen. Viele Beschaffungsabteilungen haben hingegen Schwierigkeiten dabei, den Upstream-Prozess zu beeinflussen. World-Class-Abteilungen setzen ihr Fachwissen zunehmend beim Sourcing von Geschäftsprozessen ein, die viel kosten. Dazu gehören unter anderem Reise- und Transportdienstleistungen sowie Immobilien- und Facilities-Management.

Die Studie ist unter dem Titel "2006 World-Class Metrics: The 5 Best Practices of World-Class Companies" erschienen.

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