B2B-Kommunikation

Der E-Mail-Knigge

14.05.2019
Von Nicolas Zeitler

Die Großschreibung ganzer Wörter zum Beispiel werde vom Leser in der Regel als Schreien interpretiert. Einzelne Passagen kann man zur Hervorhebung ab und zu in Großbuchstaben verfassen, allerdings nicht die ganze Nachricht. "Schreien Sie die Leute nicht an. Es ist unhöflich", rät Jürgen Plate. Umgekehrt ist auch durchgehende Kleinschreibung dem Hochschullehrer ein Dorn im Auge. "Wenn mir jemand so eine E-Mail schickt, neige ich dazu, in der Antwort hinzuzufügen: 'PS: Ihre Shift-Taste scheint kaputt zu sein'."

Weniger ist oft mehr

All zu pessimistisch ist Plate indes nicht, was den Umgangston im elektronischen Nachrichtenverkehr angeht. "Es ist eher zu beobachten, dass sich die E-Mail immer mehr dem normalen Brief angleicht", sagt er.

Für Dressel lautet eines der Prinzipien für den E-Mail-Verkehr "Weniger ist mehr". Das fange schon beim Verteiler an. Warum eine E-Mail an 20 Kollegen schicken, wenn es auch ausreichen würde, wenn das Schreiben acht Leser findet? Auch hier spiele bei vielen egoistisches Denken eine Rolle. "Aus einem angelegten Verteiler einzelne Adressen herauszunehmen, kostet mich ja Zeit", erläutert sie den Gedankengang vieler.

Texte gliedern

Der Text einer E-Mail solle kurz und prägnant "auf den Punkt" geschrieben sein. "Die besten E-Mails sind die, die man ohne Scrollen vollständig lesen kann", sagt Martina Dressel. Manche E-Mails kommen auch völlig ohne Textkörper aus. Wenn beispielsweise nur ein Termin bestätigt werden müsse, könne man dies auch allein über eine aussagekräftige Betreffzeile mitteilen, rät die Kommunikationsexpertin. Ein "-Ende-" am Schluss der Kurzmitteilung signalisiere in diesem Fall dem Leser, dass er die Nachricht gar nicht öffnen müsse.

Bei längeren Texten kann eine saubere Gliederung nicht schaden. Jürgen Plate rät, Absätze zu machen und durch Leerzeilen voneinander zu trennen. "Texte lesen sich besser, wenn sich das Auge an optischen Marken festhalten kann", erklärt er.

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