B2B-Kommunikation

Der E-Mail-Knigge

14.05.2019
Von Nicolas Zeitler

Die Betreffzeile sollte der Verfasser nicht leer lassen. Martina Dressel bezeichnet sie gar als "Türöffner". Das Thema der Mitteilung sollte klar benannt werden. Das ist Plate zufolge sinnvoller als aus Sicht des Schreibers besonders wichtige Nachrichten mit dem roten Ausrufezeichen für "Hohe Priorität" zu kennzeichnen.

Standardisierte Betreffzeilen

Die Flut an elektronischen Nachrichten stresst viele Angestellte. Der Verfasser sollte sich genau überlegen, ob eine Nachricht wirklich notwendig ist.
Die Flut an elektronischen Nachrichten stresst viele Angestellte. Der Verfasser sollte sich genau überlegen, ob eine Nachricht wirklich notwendig ist.
Foto: Photobank gallery - shutterstock.com

"Manche Firmen haben sogar schon standardisierte Betreffzeilen für bestimmte Sachverhalte oder Vorgänge festgelegt", berichtet Dressel. Ein aussagekräftiger Betreff erleichtere später auch die Ablage und das Wiederfinden einzelner Nachrichten.

Während E-Mails ohne Betreff bei Jürgen Plate ungelesen im Papierkorb landen, sind aus Sicht des Informatikers auch überlange Betreffzeilen fehl am Platze. Manche E-Mail-Programme hätten damit Schwierigkeiten, außerdem sei in der Voransicht meist nicht genug Raum, um ellenlange Betreffzeilen vollständig anzuzeigen.

Kein HTML

Bei der Gestaltung des Textkörpers ist Schlichtheit angesagt. Schließlich gehe es nicht darum, sich durch eine besondere Schriftart, womöglich noch in grellen Farben hervorzutun, meint Beraterin Dressel. Statt HTML sei das reine Textformat vorzuziehen. "Die Chance, dass der andere die E-Mail so auf dem Bildschirm angezeigt bekommt wie ich, ist dann wesentlich größer."

Wichtig ist, dass das E-Mail-Programm des Empfängers die verwendeten Zeichen richtig dekodieren kann. Mit dem ASCII-Zeichensatz dürfte es Plate zufolge hier nicht zu Schwierigkeiten kommen, auch ISO-8859-15 sei gängig. Der Informatiker rät zudem, in der Betreffzeile keine Zeichen zu verwenden, die nicht im ASCII-Zeichensatz enthalten sind.

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