Technologien, Finanzen und Bilanzen

IT-Kosten senken und Transparenz erhöhen

12.09.2017
Von Gregor Stephan und Henning Herzog
Anzeige  Das Auslagern von IT-Services entlastet Firmen und ihre Mitarbeiter seit langem von Routineaufgaben. Full-Service-Konzepte aus einer Hand vereinfachen Service- und Abrechnungsprozesse und sorgen so für Transparenz. Gerade mittelständische Unternehmen können von diesem Ansatz profitieren.

Als Smartphones neu auf den Markt kamen, sorgte ihr Besitz für Begeisterung. Schnell wurde aus dem Statussymbol ein Alltagsgegenstand, der bei transparenten Kosten vor allem funktionieren muss. Ähnliches vollzieht sich gerade in der Unternehmens-IT - allerdings auf höherem Niveau. Das Funktionieren der IT wird von den Anwendern vorausgesetzt, aber auch sie möchten ihre IT künftig nur nutzen und nicht besitzen, da Eigentum verpflichtet.

Dabei soll das Arrangement einfach und flexibel gestaltbar sein. Der Anwender möchte alles rund um seine IT in einem Vertrag gebündelt haben. Denn der Dschungel aus Lizenzmanagement, Wartungsverträgen, Garantievereinbarungen und Finanzierungsmanagement ist kaum durchschaubar. Da herkömmliche Vertragsmodelle dieses Problem verschärfen, müssen neue Bereitstellungsmodelle für IT her. Die Nutzer streben danach, die Transparenz ihrer IT-Kosten zu erhöhen.

Die Musikindustrie kann im wahrsten Wortsinn ein Lied davon singen, was auf dem besten Wege ist, in der IT das beherrschende Geschäftsmodell zu werden: Kaum jemandem ist es noch wichtig möglichst viele CDs zu besitzen. Es geht darum Musik zu hören - wo auch immer und wann immer das gewünscht ist. Es geht um Flexibilität und Kostenkontrolle.

Der Trend vom Eigentum zum Nutzen begann in der IT bereits vor einigen Jahren mit umfassenden Outsourcing-Projekten und findet sich jetzt in intelligenten Servicemodellen wieder. Warum eine teure, wartungsaufwendige Infrastruktur vorhalten, wenn diese auch durch Nutzenmodelle in Zusammenarbeit mit innovativen IT-Dienstleistern bereitgestellt werden kann?

Moderne IT-Abteilungen wollen sich mit anderen Aufgaben als dem Management von Infrastrukturen beschäftigen. Sie brauchen vertragliche Flexibilität sowie eine transparente und einfache Abrechnung. Die Tendenz zu kaufmännisch und vertraglich abgestimmten IT-Lösungen führt unweigerlich zu der Frage, inwieweit CIO oder CFO über IT-Bereitstellungsprojekt entscheiden. Zumal es gewissermaßen zum Alltag in der IT gehört, dass CIO und CFO über die anfallenden IT-Kosten unterschiedlicher Ansicht sind.

Kerngeschäft statt organisatorischer Aufwand

Um diese Diskussionen zu entschärfen und vor allem ihrer mittelständischen Klientel den IT-Betrieb zu erleichtern, begeben sich moderne IT-Systemhäuser auf neue Pfade. Sie übernehmen für ihre Kunden die Organisation und das Management der Arbeitsplatzausstattung (Clients, mobile Endgeräte, Software, Cloud-Services), während diese sich in der Folge wieder stärker auf ihr jeweiliges Kerngeschäft konzentrieren können. Musste ein CIO oder IT-Leiter bislang mit einer ganzen Reihe von Anbietern (und womöglich auch Finanzierern) sprechen, um die erforderliche IT-Infrastruktur realisieren zu können, spricht er künftig nur noch mit einem Unternehmen.

Die Systemhäuser erfüllen mit derartigen Konzepten den Ruf der Kunden nach einem Partner an ihrer Seite, der ihnen auf ihre Bedürfnisse hin zugeschnittene Konzepte für Clients über den gesamten Life-Cycle anbietet. Dazu gehört die herstellerübergreifende Wertschöpfungskette vom Einkauf, Services, Versicherungen, Finanzierungen und Verwertung von Altgeräten aus einer Hand an. Mit anderen Worten: Der IT-Dienstleister wird zum "Kümmerer".

Die Automobilhersteller haben es der IT-Branche vorgemacht. Service-Konzepte rund um das Auto, wie z.B. Versicherungen, Garantieverlängerungen, Reparatur- und Betankungsservices, Übernahme und Abholung sowie Finanzierungskonzepte tragen heute zum erfolgreichen Geschäftsmodell der Automobilindustrie bei. Financial-Service-Gesellschaften tragen heute bis zu 20-25% zum Vorsteuergewinn eines Automobilkonzerns bei.

Ähnlich den Automobilherstellern gründen Systemhäuser Financial-Services-Abteilungen, die Unternehmen unterstützen, ihre IT auf dem aktuellen Stand zu halten. Aus der Dienstwagenflotte wird in der IT analog der Client-Pool. Gleichzeitig helfen die Financial-Services-Mitarbeiter ihren Kunden verlässliche Strukturen für die Finanzierung der genutzten - und künftig nicht mehr gekauften IT - aufzubauen. Momentan ist es vor allem der gehobene Mittelstand (Unternehmen mit 500 und mehr IT-Arbeitsplätzen), der sich hierfür interessiert.

Dabei setzen die IT-Dienstleister nicht ausschließlich auf die Bereitstellung von neuem Equipment. Berücksichtigt wird auch die in den Unternehmen vorhandene Infrastruktur. Ziel ist es, das Zusammenspiel aus Alt und Neu so effektiv zu gestalten, dass der Kunde in der Lage ist, die aktuellen und mittelfristigen Herausforderungen zu meistern. Dazu gehört die zunehmende Dezentralisierung von Unternehmen ebenso wie die über allem stehenden großen Themen wie Digitalisierung und Big Data.

Aus "Software-as-a-Service" wird "IT-as-a-Service"

Nachdem sich Software-as-a-Service inzwischen auf breiter Front durchgesetzt hat, steht nun also der nächste Schritt bevor. Große Teile der IT, insbesondere Endgeräte, werden als Mittel zum Zweck verstanden, der Kunde ist nicht mehr daran interessiert, Besitzer von Hard- oder Software zu sein (und für deren Beschaffung hohe Summen auszugeben). Aus "Software-as-a-Service" wird "IT-as-a-Service". Zusammen mit den Mitarbeitern der Financial-Services wird ein Mietpreis pro Arbeitsplatz vereinbart, der die Kosten für Hard- und Software abdeckt, aber auch - wenn gewünscht - Versicherungen und Services. Die Kunden erhalten ein "Rundum-Sorglos-Paket".

Dabei werden die Kosten für die IT mit diesem Schritt zum "Pay per Seat" wesentlich transparenter, weil der Kunde aus weitgehend standardisierten und klar definierten Hard- und Software-Angeboten sowie Dienstleistungen auswählen kann und nur noch für das bezahlt, was er wirklich benötigt. Die Service-Rate deckt die Kosten für die Bereitstellung von Hardware und Services bereits ab.

Durch den Rückkauf von Altgeräten lässt sich das Anlagevermögen verringern und zusätzliches Budget schaffen. Full-Service-Verträge umfassen auch regelmäßige, schnelle und sichere Updates für Hard- und Software, sowie die Bereitstellung einer leistungsfähigen Infrastruktur über Ländergrenzen hinaus. Was nutzt der Einsatz neuer Bereitstellungsmodelle, wenn diese nicht in allen Niederlassungen des Unternehmens verfügbar sind? Die neuen IT-Bereitstellungsmodelle bieten dem Kunden zusätzlich bilanzielle Erleichterungen. Anders als bei einem klassischen Kauf der IT, der in der Bilanz aktiviert werden muss, lassen sich die Aufwände aus Bereitstellungsverträgen in der GuV ansetzen und verändern somit nicht die Bilanzstruktur.

Vorteile durch IT-as-a-Service

Das vielfach bestehende Spannungsverhältnis zwischen dem Finanzchef (CFO) und dem IT-Chef (CIO) löst sich damit zunehmend auf.

Auch weil die IT-Bereitstellung inklusive der Finanzierung aus einer Hand durch einen innovativen IT-Dienstleister mit großer Flexibilität einhergeht.

Notwendige Aktualisierungen oder Erneuerungen erfordern nicht erst die Verabschiedung eines entsprechenden Budgets, sie sind vielmehr - sobald vereinbart - fester Bestandteil des Service-Vertrages. Der CFO hat endlich die Transparenz für die anfallenden IT-Kosten, die er sich wünscht. Der CIO hingegen kann sich wieder auf das konzentrieren, was eigentlich sein Kerngeschäft ist: Die Digitalisierung interner Geschäftsprozesse sowie die Entwicklung neuer Prozesse und Produkte.

Zur Startseite