Über drei Jahre hinweg arbeiteten über 30 Mitarbeiter des BRK mit den Entwicklern und Beratern des Software-Anbieters Wilken Entire zusammen, der sich auf Programme für die Gesundheits- und Sozialbranche spezialisiert hat. Start war im Herbst 2007, nachdem in der Endausscheidung die Wahl gegen die üblichen Verdächtigen, die Konkurrenten von SAPSAP und All for One, gefallen war. Alles zu SAP auf CIO.de

Die Auswahlkriterien machen zugleich die Herausforderungen hinsichtlich der Projektziele deutlich. Das BRK ließ die konkurrierenden Software-Anbieter genau wissen, wie das Haus später bestellt sein sollte: Die neue Software-Architektur sollte größere Bezirksverbände ebenso im gleichen System abbilden können wie den kleinsten Kreisverband.

Die Software sollte zudem die Möglichkeit bieten, Wachstum zu berücksichtigen. Motto: Heute eine kleine Kostenrechnung – morgen strategisches Controlling. Außerdem sollte das neue System den Wünschen des Managements nach schnellem Überblick gerecht werden. Diese Anforderung zielt auf moderne Auswertungsmöglichkeiten, die allerdings weitgehend von jedem Mitarbeiter beherrschbar sein sollten. Die neue Software sollte letztlich intuitiv zu bedienen sein, was nicht immer selbstverständlich ist.

Seit Oktober 2010 ist das Projekt abgeschlossen. Es beinhaltet eine Finanz- und Anlagenbuchhaltung, eine Kosten- und Leistungsrechnung, Systeme zur Kassen- und Spendenbuchhaltung, das Modul Electronic Banking sowie ein Informationssystem zur flexiblen Auswertung von Daten. Außerdem wurden das IT-System der Personalwirtschaft und über 30 sozialwirtschaftliche Fach- und Abrechnungsverfahren angeschlossen. Hinzu kommt ein modernes Dokumenten-Management-System (DMS). Dieses beschleunigt die Verwaltung von Dokumenten, vereinfacht zahlreiche ablauforganisatorische Prozesse und verbessert die Suche nach Belegen.