Der Handelskonzern Tchibo unterstützt seinen indirekten Einkauf mit dem Modul für Vertragsmanagement aus der Suite "e-contor" von Inverto. Mit dem Werkzeug behalten die Einkäufer den Überblick über sämtliche im Unternehmen abgeschlossenen Verträge und laufen so nicht Gefahr Fristen zu übersehen oder die betriebliche ComplianceCompliance zu missachten. Alles zu Compliance auf CIO.de

Grundsätzlich hilft ein softwaregestütztes Vertragsmanagement, Bonusregelungen und Bündelungseffekte für das gesamte Unternehmen transparent zu machen und zu nutzen. Außerdem unterstützt es steigende Anforderungen an die Dokumentation und das Risikomanagement durch den einheitlichen Umgang mit Verträgen.

Tchibo nutzt dieses Instrumentarium im indirekten Einkauf, das heißt in der Beschaffung nicht produktinsrelevanter Güter. Hier greifen die Einkäufer jetzt online auf die Lieferanten-Verträge zu. Sie verfügen über ein automatisiertes Handling von Verträgen.

Neue Organisation

Im Vorfeld hatte der Konzern den gesamten Prozess des Vertragsmanagements neu organisiert und automatisiert. Daran anschließend testeten die Hamburger die Software in einer Pilotphase und dem Roll-out im Unternehmen. "Die Software muss sehr flexibel einsetzbar sein, um die individuellen Anforderungen im Unternehmen zu erfüllen. Nur so wird sie tatsächlich genutzt", erläutert Marcus Toussaint, Head of Contract Management, Controlling & IT im Tchibo Einkauf. "Das gilt sowohl für den inhaltlichen als auch für den technischen Rahmen in einer bestehenden IT-Infrastruktur."