E-Rechnung
Was Sie zum Thema Elektronische Rechnung wissen sollten
Die Europäische Richtlinie 204/55/EU vom 16. April 2014 über die elektronische Rechnungsstellung (e-Invoicing) bei öffentlichen Aufträgen schreibt den Empfang und die Weiterleitung von elektronischen Rechnungen verbindlich vor. Für öffentliche Auftraggeber müssen die europäischen Vorgaben bis voraussichtlich November 2018 auf Bundesebene und bis November 2019 auf Länder- und kommunaler Ebene umgesetzt werden.

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Die Europäische Richtlinie 204/55/EU vom 16. April 2014 über die elektronische Rechnungsstellung (e-Invoicing) bei öffentlichen Aufträgen schreibt den Empfang und die Weiterleitung von elektronischen Rechnungen verbindlich vor. Für öffentliche Auftraggeber müssen die europäischen Vorgaben bis voraussichtlich November 2018 auf Bundesebene und bis November 2019 auf Länder- und kommunaler Ebene umgesetzt werden.
Im Juli 2016 verabschiedete das Bundeskabinett einen entsprechenden Gesetzesentwurf zur Umsetzung der EU-Richtlinie. Ziel des Gesetzes ist, die elektronische Rechnungstellung zu erleichtern, die Kosten für ihre Nutzer zu minimieren und das Aufkommen elektronischer Rechnungen insgesamt zu vergrößern.
Im September 2017 wurde die E-Rechnungs-Verordnung vom Bundeskabinet verabschiedet.
Was genau ist eine E-Rechnung?
Aus technischer Sicht ist der Begriff der elektronischen Rechnung nicht eindeutig. Im allgemeinen Sprachgebrauch werden sowohl rein bildhafte Darstellungen als auch ausschließlich strukturierte Datenformate als E-Rechnung bezeichnet. Die Europäische Richtlinie 204/55/EU definiert den Begriff elektronische Rechnung als Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, das ihre automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht.
Lesetipp: ZUGFeRD und E-Rechnung in der Praxis
Das bedeutet im Umkehrschluss: Eine Bilddatei, ein reines PDF ohne strukturierte Daten oder eine eingescannte Papierrechnung sind keine elektronischen Rechnung im Sinne der EU-Richtlinie. Hybride Formate sind ausdrücklich erlaubt, sofern ein Teil der Rechnung den rechtlichen Vorgaben entspricht. Rechtlich zulässig sind daher Rechnungsformate, die ausschließlich aus strukturierten Daten bestehen sowie Rechnungsformate, die sowohl aus einem strukturierten Format als auch aus einer Bilddatei bestehen.
Gängige Rechnungsformate
Strukturierte Datenformate: XRechnung, EDI, XML
Unstrukturierte Datenformate: Rechnungen im .tif-, .jpg- oder .pdf-Format (rein bildhaft)
Hybride Datenformate: ZUGFeRD, PDF/A
Übertragungs- und Empfangswege: E-Mail, DE-Mail, E-Post, Computer-Fax, Fax-Server oder Web-Download
Gesetze und Richtlinien
Das Gesetz zur Umsetzung der EU-Richtlinie betrifft bisher ausschließlich Stellen des Bundes, einschließlich der dem Bund zuzurechnenden Sektorenauftraggeber und Konzessionsgeber. Für die von der Richtlinie betroffenen Landes- beziehungsweise Kommunalstellen muss eine ergänzende Gesetzgebung durch die Länder erlassen werden. Dies schließt auch die auf Landes- und Kommunalebene angesiedelten Sektorenauftraggeber und Konzessionsgeber ein, beispielsweise
privatisierte Einrichtungen der Energieversorgung,
Einrichtungen des öffentlichen Personennahverkehrs sowie
Einrichtungen der sonstigen Daseinsvorsorge.
Das von der EU-Kommission beauftragte europäische Normungsgremium CEN veröffentlichte am 28.06.2017 die Norm EN 16931 "Elektronische Rechnungsstellung".
Im Sinne der Norm definierte die öffentliche Verwaltung den nationalen Verwaltungsstandard XRechnung zur einheitlichen Umsetzung der Anforderungen.
Das Bundesministerium des Inneren hat am 6. September 2017 die E-Rechnungs-Verordnung verabschiedet. Bevorzugtes Rechnungs-Format ist die XRechnung. Darüber hinaus sollen alle Datenaustauschformate zulässig sein, die die Mindestanforderungen der CEN-Norm erfüllen. Alle Lieferanten der öffentlichen Verwaltung werden ab 27.11.2020 verpflichtet, ihre Rechnungen elektronisch zu stellen - außer bei Direktaufträgen mit einem voraussichtlichen Nettoauftragswert von maximal 1.000 Euro. Weitere Ausnahmen gelten im Rahmen von Organleihen, Auslandsbeschaffungen sowie verteidigungs- und sicherheitsspezifischen Aufträgen, die der Geheimhaltung unterliegen.
- Thomas Sutter, Volkswagen Financial Services Digital Solutions
Thomas Sutter ist seit September 2017 Geschäftsführer der Volkswagen Financial Services Digital Solutions GmbH und dort verantwortlich für den Geschäftsbereich IT. Zuvor hat er als Abteilungsleiter der Abteilung „Core Finance Solutions“ der Volkswagen Financial Services AG gearbeitet. - Andreas Preuß, Deutsche Börse
Der stellvertretende Konzernvorstandsvorsitzende Andreas Preuß übernimmt bei der Deutsche Börse AG ab 2016 das neu geschaffene Vorstandsressort "IT & Operations, Data & New Asset Classes". Der gelernte Diplom-Kaufman Preuß ist seit 2006 Mitglied des Vorstands und war bisher für die Division "Cash and Derivatives" verantwortlich. - Mario Daberkow, IT-Vorstand Volkswagen Financial Services AG
Im Juli 2013 hat Mario Daberkow (43) seine Arbeit als IT-Vorstand der Volkswagen Financial Services AG aufgenommen. Der Finanzdienstleister mit Sitz in Braunschweig hat das Ressort Informationstechnologie und Prozesse neu geschaffen. Damit trage die Volkswagen Financial Services AG der wachsenden Bedeutung der IT und des Prozessmanagements im Finanzdienstleistungsbereich Rechnung, begründete das Unternehmen den neuen Vorstandsposten. Seine berufliche Laufbahn begann Daberkow bei der Unternehmensberatung McKinsey & Co. in Düsseldorf. 2002 wechselte er zur Deutschen Post AG in Bonn und leitete den Bereich Bankenorganisation IT/Operations. Ein Jahr später ernannte ihn die Postbank zum Geschäftsbereichsleiter Renten Services. In der Postbank wurde Daberkow 2005 zunächst zum Generalbevollmächtigten und stieg ein Jahr später zum Vorstand mit Verantwortung für das Ressort Services auf. Im Jahr 2009 übernahm er die Position des CIO/COO im Vorstand der Deutschen Postbank. - Irene Lehrbach-Appenheimer
Irene Lehrbach-Appenheimer ist seit September 2017 Leiterin des Segments Infrastruktur bei der der Union Investment Gruppe. Sie verantwortet in dieser Funktion die Steuerung der gesamten IT sowie die Prozesse der allgemeinen Verwaltung innerhalb der Gruppe an den Standorten Deutschland und Luxemburg. Lehrbach-Appenheimer ist gelernte Bankkauffrau sowie Betriebswirtin (VWA) mit Schwerpunkt Wirtschaftsinformatik. - Ulrich Arnold, CIO Lufthansa Airplus Servicekarten GmbH
Ulrich Arnold (52) ist seit Mitte März 2015 CIO/Executive Director Information Technology bei der Lufthansa Airplus Servicekarten GmbH in Neu-Isenburg. Airplus bietet Lösungen für das Business Travel Management an. Arnold kommt vom IT-Dienstleister Atos, wo er zuletzt als Director Rollout Management arbeitete. Er löst Heinz Plaga ab. - Udo Neumann, CIO Daimler Financial Services
Udo Neumann hat im Juni 2016 den Posten des CIO von Daimler Financial Services übernommen. Er berichtet an den Group-CIO der Daimler AG Jan Brecht. Neumann kennt die Organisation: Er war seit 2009 Vice President und CIO der Region Americas von Daimler Financial Services. - Matthias Laukin, IT-Vorstand Deutsche Leasing
Der Betriebswirt Matthias Laukin wurde 2010 in den Vorstand der Deutsche Leasing AG berufen, wo er die IT verantwortet. Nachdem sein Vorgänger Philippe de Geyter das Unternehmen verlassen hatte, gab es eine Zeit lang keinen IT-Vorstand. De Geyter hatte die Infrastruktur weiterentwickelt, bis diese laut Deutsche Leasing als "State of the art" galt. Laukin stieg 1990 bei der IKB Deutsche Industriebank AG in Düsseldorf ein, wo er als Firmenkundenberater, Regionalleiter und Teamleiter arbeitete. - Ian Lees, IT-Vorstand VR Leasing
Seit Juli 2012 ist Ian Mark Lees IT-Vorstand der VR Leasing. Er folgte auf Ludwig Schott, der mit 61 Jahren in den Ruhestand ging. Der Brite Lees hat an der York University Wirtschaftswissenschaften studiert. Außerdem machte er an der Warwick University seinen MBA. - Carsten Soßna, Bereichsleiter MLP
Carsten Soßna (46) ist seit Juli 2015 Leiter des IT-Bereichs des Finanzdienstleisters MLP in Wiesloch bei Heidelberg. Er soll "die IT auf die Anforderungen aus den zu erwartenden Regulierungsschüben und den Veränderungen im Marktumfeld einstellen", heißt es bei MLP. Der Betriebswirt war bislang Bereichsleiter Konto und Wertpapierabwicklung im Unternehmen. Er folgte auf Klaus Strumberger. - Anke Sax, CIO dwpbank
Anke Sax hat im Januar 2017 als CIO den Bereich IT der Deutschen Wertpapier Service Bank AG (dwpbank) in Frankfurt übernommen. In diesem Bereich will die dwpbank sämtliche Aufgaben der Unternehmens-IT bündeln. Zuletzt war Sax CIO bei der Daimler Financial Services AG. Zuvor war sie ab 2009 bei der Commerzbank AG tätig. - Alexander Höptner, Börse Stuttgart
Alexander Höptner ist seit Januar 2017 Geschäftsführer der Börse Stuttgart GmbH. Er übernimmt dort in seiner neuen Funktion die Verantwortung für IT und technischen Börsenbetrieb. - Andreas Berndt, IT-Vorstand Mercedes Benz Bank
Zum Dezember 2012 holt die Mercedes Benz Bank die IT erstmals in den Vorstand. Andreas Berndt hat das Ressort übernommen, das offiziell Operations heißt. Der 49-Jährige stieg 1987 bei dem Autobauer ein und hatte verschiedene Funktionen inne, unter anderem als Geschäftsführer DaimlerChrysler Financial Services Dänemark und Schweden und als Geschäftsführer Mercedes-Benz Services Australien und Neuseeland. - Christian Ammer, LHI Gruppe
Seit Januar 2017 ist Christian Ammer neuer Leiter IT der LHI Gruppe mit Sitz in Pullach bei München. Ammer war zuvor von 2013 Head of IT für die Region Deutschland bei der Siemens AG im Bereich Siemens Real Estate. - Tim Weickert, EOS
Tim Weickert ist seit Mitte Juli 2017 neuer Managing Director beim Inkassounternehmen EOS Holding GmbH in Hamburg und in der Geschäftsführung zuständig für die IT. Die EOS Holding ist ein Konzernunternehmen der Otto Group. Zuletzt war Weickert CIO bei der Flexperto GmbH, einem Berliner Startup für digitale Vertriebskooperationen. - Jérôme Bonnet, Director IT UTA
Jérôme Bonnet ist seit April 2018 Director IT bei der Union Tank Eckstein GmbH & Co. KG (UTA). Er kommt vom UTA-Mutterkonzern Edenred, einem Unternehmen für Bezahlservices für Unternehmen, Arbeitnehmer und Handelspartner. - Stefanie Kemp, Group Director Innovation & Transformation
Seit April 2018 ist Stefanie Kemp Group Director Transformation & Innovation bei Lowell, einem Dienstleister für Forderungsmanagement und Inkasso mit Hauptsitzen in Essen und Leeds. Von November 2006 bis Ende 2012 war Kemp Group Information Officer bei der Vorwerk & Co. KG in Wuppertal, einem Hersteller von Haushaltsprodukten. Im April 2013 ging Kamp als IT-Managerin zum Essener Energieversorger RWE, wo sie von 2013 bis 2017 im Bereich IT Governance arbeitete. Bei der RWE-Tochter Innogy war sie Head of Digital Domain.
Mit dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 hat der deutsche Gesetzgeber bereits grundlegende Hindernisse für den elektronischen Rechnungsaustausch beseitigt. In § 14 UStG wurden die Regelungen zur Ausstellung von Rechnungen neu gefasst und deutliche Vereinfachungen im Hinblick auf die elektronische Rechnungsstellung getroffen. So wurde beispielsweise die Signaturpflicht abgeschafft. Seither sind Papier- und elektronische Rechnungen umsatzsteuerrechtlich gleich zu behandeln. Relevante Gesetze und Verwaltungsanweisungen:
Abgabenordnung (AO)
BMF-Schreiben IV D 2 - S 7287-a/09/10004 vom 2. Juli 2012
BMF-Schreiben IV A 4 - S 0316/12/10001 vom 14. September 2012
Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)
EDI-Empfehlung der Europäischen Kommission 94/820/EG vom 19. Oktober 1994
Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (BMF-Schreiben IV A 4 - S 0316/13/10003 vom 14. November 2014 (GoBD))
Handelsgesetzbuch (HGB)
Umsatzsteueranwendungserlass (UStAE)
Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV)
Umsatzsteuergesetz (UStG)
Zivilprozessordnung (ZPO)
Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes (E-Rech-VO)
Anforderungen an elektronische Rechnungen
In § 14 UStG ist definiert, welche Bedingungen an eine elektronisch übermittelte Rechnung gestellt werden, damit die Voraussetzungen zum Vorsteuerabzug erfüllt sind:
Für eine elektronische Rechnung gelten dieselben Pflichtangaben wie für eine Rechnung in Papierform (UStG §14 Abs. 4).
Der Rechnungsempfänger muss damit einverstanden sein, die Rechnung in elektronischer Form zu erhalten (UStG §14 Abs. 1). Diese Zustimmung ist an keine besondere Form gebunden. Sie kann durch eine Rahmenvereinbarung festgehalten werden, zum Beispiel in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen.
Die Zustimmung kann jedoch auch stillschweigend erfolgen oder noch nachträglich erklärt werden.Die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhaltes und die Lesbarkeit der Rechnung müssen durch innerbetriebliche Kontrollverfahren, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen können, gewährleistet sein (UStG §14 Abs. 1). Dies kann auch mittels qualifizierter elektronischer Signatur oder elektronischem Datenaustausch erfolgen (UStG §14 Abs. 3).
Unabhängig vom gewählten Verfahren müssen elektronische Rechnungen revisionssicher und elektronisch archiviert werden.
Die Aufbewahrungsfrist beträgt zehn Jahre (UStG §14b).
- Augen auf
Das hier sieht ein wenig semi-professionell aus - die 1 in der Absender-Adresse fällt sofort auf. Ein vielbeschäftigter CEO schaut aber vielleicht nicht ganz so genau hin, wenn er zwischen zwei 10-Millionen-Überweisungen einmal eben etwas Sechsstelliges freigeben soll. Entdeckt wurde diese Mail hier auf einem Server in New York. - Einfallslos
Nagut, hierauf fällt wohl hoffentlich niemand herein. Hotmail? Das gibt es noch? - Es muss schnell gehen
Im kanadischen Toronto arbeitete man mit einem ähnlichen Trick - hier wurde das "m" im Unternehmensnamen durch ein "rn" ersetzt. Durch den zusätzlich erzeugten Zeitdruck sollte verhindert werden, dass Frank zum Nachdenken kam. - Gmail!
Scheint aber zu funktionieren, sonst würden es nicht so viele E-Mail-Betrüger mit solchen Adressen versuchen.Fazit: Passen Sie auf, von wem die E-Mails kommen - und seien sie noch so beiläufig, vertrauenserweckend und plausibel formuliert. Einmal mehr persönlich rückversichern kann Ihnen viel Geld sparen... - Gmail?
Als wäre Hotmail nicht genug, versucht es hier einer mit Googles Mail-Dienst. Viel Erfolg! - Ob es da ein Muster gibt?
Das Doppel-S im Unternehmensnamen kann man überseehen. Dass Amelia hier ansonsten annähernd denselben Text verwendet wie Richard zwei E-Mails vorher, hoffentlich nicht. - Sieht ganz so aus...
Hier meldet sich Amelia bestimmt noch einmal - sie hatte noch eine Doppel-S-Domain im Hosting-Paket frei. Der Text ist aber neu - nur, kleine Frage: "soonest"? Really? - Sofort!
Es scheint beliebt zu sein, eine nur in einem Buchstaben veränderte Domain für kriminelle Machenschaften zu organisieren. In diesem Fall - der Server, von dem die Mail verschickt wurde, stand im südafrikanischen Johannesburg - geht es um ein C zuviel. - Wo ist Walter?
"Breaking Bad" ist zuende, die Geschichte von Walter White lebt weiter. Ganz besonders, wenn die E-Mail-Adressen so kreativ sind - in diesem Fall sieht sie der echten (die wir nicht offenlegen) aber wirklich zum Verwechseln ähnlich. - Zu beschäftigt zum Telefonieren
Dieser Betrugsversuch fand in New York statt - der Angreifer hatte sich eine Domain gesichert, die sich der des angegriffenen Unternehmen sehr ähnelte. Die beiden "O" im Firmennamen wurden einfach durch zwei Nullen ersetzt - schnell zu übersehen.
Wer profitiert von E-Rechnungen?
Von der Umstellung auf die E-Rechnung profitieren sowohl der Rechnungssteller als auch der Rechnungsempfänger hinsichtlich Kosteneinsparungen, Effizienz und Transparenz. Der Rechnungssteller spart zunächst Papier-, Druck- und Versandkosten. Durch die schnellere Bearbeitungszeit beim Empfänger werden die Rechnungen zudem in der Regel schneller bezahlt.
Weitere Einsparungen ergeben sich, wenn interne Prozesse und Archivierung ebenfalls digitalisiert werden. Beim Rechnungsempfänger erhöht sich vor allem die Verarbeitungseffizienz: Eingehende Rechnungen können digital bearbeitet und archiviert werden.
Einigen sich zwei Unternehmen darauf, Rechnungen elektronisch auszutauschen, lassen sich die Rechnungsdaten in das entsprechende ERP-System des Empfängers übernehmen, prüfen und zum Beispiel mittels Abgleich mit den Bestelldaten automatisch freigeben (siehe Abb. 1).
Weitere Einsparungspotentiale lassen sich bei der direkten Gegenüberstellung von elektronischer und papierhafter Rechnung erkennen. Im Vergleich zum elektronischen Rechnungsaustausch ist die papiergebundene Variante etwa zehnmal so teuer. Sie ist wesentlich zeitaufwendiger in der Bearbeitung und führt zu längeren Laufzeiten bis zur Zahlung, was zu möglichem Skontoverlust oder Mahngebühren führen kann.
Laut einer Studie der Helsinki-Aalto University School of Business verringert sich die Umlaufzeit vom Rechnungseingang bis zur Zahlung mit Hilfe der elektronischen Rechnungsbearbeitung im Durchschnitt um zwei Tage. Gleichzeitig verbessert sich auch die Transparenz, da die Kontrolle der eingebundenen Arbeitsprozesse deutlich vereinfacht wird.
Ein weiterer Vorteil: Medienbrüche zwischen Papier sowie IT-System entfallen und die Rechnungskontrolle lässt sich besser in die Prozesse des Rechnungswesens integrieren. Das BMI errechnete, dass die Bearbeitung einer Papierrechnung durchschnittlich 27 Minuten dauert. Der elektronische Austausch von PDF-Rechnungen, die mit "Kopfdaten" für die teilautomatische Bearbeitung versehen sind (PDF/A), senkt den Aufwand auf rund fünf Minuten.

Foto: Bonpago
So profitiert der Rechnungssteller:
Einsparung der Kosten für Papier und Porto sowie der Archivierungskosten für Papierrechnungen
Schnellere Übermittlung der Rechnungsdokumente
Manuelle zeit- und fehleranfällige Arbeitsschritte werden minimiert
Beschleunigter Zahlungseingang; dadurch Verbesserung der Liquidität
Einfachere Bearbeitung und Integration in elektronische Workflows
Schnelleres und einfacheres Auffinden abgelegter Rechnungen
So profitiert der Rechnungsempfänger:
Einsparung der Kosten für Papier durch Wegfall von Kopien für Mehrfachablage
Schnellere Übermittlung der Rechnungsdokumente
Kürzerer Rechnungsdurchlauf durch beschleunigten Freigabeprozess
Kein Skontoverlust, keine Mahngebühren
Zeit- und Kostenersparnis durch automatisierte Prozesse (Workflow, insbesondere Rechnungserfassung & automatischer Abgleich mit Bestellwesen)
Transparenz über den gesamten Verarbeitungsprozess; Rechnungen jederzeit wiederauffindbar
Keine Erfassungsfehler und Korrekturschleifen
Wegfall von Archivierungskosten für Papierrechnungen
Schnelleres und einfacheres Auffinden abgelegter Rechnungen

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Der Umstieg von analog auf digital
Für den Empfang und die Weiterverarbeitung einer elektronischen Rechnung benötigen Unternehmen und Behörden einen elektronischen Rechnungseingang, einen digitalen Rechnungsworkflow und ein (revisionssicheres) digitales Archiv. Allein für den Rechnungseingang gibt es zahlreiche Alternativen, die unter Berücksichtigung der Organisationsstruktur, der bereits vorhandenen IT-Systeme sowie der Anzahl der eingehenden Rechnungen betrachtet werden sollten.
Empfehlenswert ist es, ein internes Projekt aufzusetzen, in dem zunächst analysiert wird, welche Mengen und Arten von Rechnungen eingehen und wie die Kunden- und Lieferantenanforderungen sind. Daraus lässt sich schließen, welche Methode die passende ist. Wichtig ist, dass bei dieser Lösungsfindung sowohl Rechnungswesen als auch Einkauf und idealerweise auch die IT-Abteilung beteiligt sind. Nur so lässt sich sicherstellen, dass durch die Umstellung auf die E-Rechnung auch die Chance zur Optimierung und Digitalisierung der vor- und nachgelagerten Prozesse genutzt wird. Erst durch die Schaffung durchgängiger automatisierter Prozesse lassen sich alle Vorteile des E-Invoicing ausschöpfen.
Die EU-Richtlinie und der Gesetzesentwurf des BMI betreffen zunächst nur die öffentliche Hand, einschließlich der Sektoren- und Konzessionsgeber. Da diese Stellen aber ab 2018 beziehungsweise 2019 nur noch unter den oben genannten Voraussetzungen verpflichtet sind, E-Rechnungen anzunehmen, sind von der Vorschrift automatisch auch sämtliche Lieferanten der öffentlichen Hand betroffen. Diese sollten prüfen, inwiefern sie ihre bisherige E-Rechnungsstellung anpassen müssen.