Was Sie zum Thema Elektronische Rechnung wissen sollten

Die Europäische Richtlinie 204/55/EU vom 16. April 2014 über die elektronische Rechnungsstellung (e-Invoicing) bei öffentlichen Aufträgen schreibt den Empfang und die Weiterleitung von elektronischen Rechnungen verbindlich vor. Seit dem 27.11.2018 sind die Vorschriften für Bundesministerien und Verfassungsorgane in Kraft, bis November 2019 folgen alle öffentlichen Auftraggeber des Bundes. Auf Länder- und kommunaler Ebene ist der späteste Zeitpunkt für die Umsetzung der Richtlinie der 17.04.2020.

Im Juli 2016 verabschiedete das Bundeskabinett einen entsprechenden Gesetzesentwurf zur Umsetzung der EU-Richtlinie. Ziel des Gesetzes ist es, die elektronische Rechnungstellung zu erleichtern, die Kosten für ihre Nutzer zu minimieren und das Aufkommen elektronischer Rechnungen insgesamt zu vergrößern.
Im September 2017 wurde die E-Rechnungs-Verordnung vom Bundeskabinet verabschiedet.

Was genau ist eine E-Rechnung?

Aus technischer Sicht ist der Begriff der elektronischen Rechnung nicht eindeutig. Im allgemeinen Sprachgebrauch werden sowohl rein bildhafte Darstellungen als auch ausschließlich strukturierte Datenformate als E-Rechnung bezeichnet. Die Europäische Richtlinie 204/55/EU definiert den Begriff elektronische Rechnung als Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, das ihre automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht.

Lesetipp: ZUGFeRD und E-Rechnung in der Praxis

Das bedeutet im Umkehrschluss: Eine Bilddatei, ein reines PDF ohne strukturierte Daten oder eine eingescannte Papierrechnung sind keine elektronischen Rechnung im Sinne der EU-Richtlinie. Hybride Formate sind ausdrücklich erlaubt, sofern ein Teil der Rechnung den rechtlichen Vorgaben entspricht. Rechtlich zulässig sind daher Rechnungsformate, die ausschließlich aus strukturierten Daten bestehen sowie Rechnungsformate, die sowohl aus einem strukturierten Format als auch aus einer Bilddatei bestehen.

Gängige Rechnungsformate

• Strukturierte Datenformate: XRechnung, EDI, XML

• Unstrukturierte Datenformate: Rechnungen im .tif-, .jpg- oder .pdf-Format (rein bildhaft)

• Hybride Datenformate: ZUGFeRD, PDF/A

• Übertragungs- und Empfangswege: E-Mail, DE-Mail, E-Post, Computer-Fax, Fax-Server oder Web-Download

Gesetze und Richtlinien

Das Gesetz zur Umsetzung der EU-Richtlinie betrifft bisher ausschließlich Stellen des Bundes, einschließlich der dem Bund zuzurechnenden Sektorenauftraggeber und Konzessionsgeber. Für die von der Richtlinie betroffenen Landes- beziehungsweise Kommunalstellen muss eine ergänzende Gesetzgebung durch die Länder erlassen werden. Dies schließt auch die auf Landes- und Kommunalebene angesiedelten Sektorenauftraggeber und Konzessionsgeber ein, beispielsweise

• privatisierte Einrichtungen der Energieversorgung,

• Einrichtungen des öffentlichen Personennahverkehrs sowie

• Einrichtungen der sonstigen Daseinsvorsorge.

Das von der EU-Kommission beauftragte europäische Normungsgremium CEN veröffentlichte am 28.06.2017 die Norm EN 16931 "Elektronische Rechnungsstellung".

Im Sinne der Norm definierte die öffentliche Verwaltung den nationalen Verwaltungsstandard XRechnung zur einheitlichen Umsetzung der Anforderungen.

Das Bundesministerium des Inneren hat am 6. September 2017 die E-Rechnungs-Verordnung verabschiedet. Bevorzugtes Rechnungsformat ist die XRechnung. Darüber hinaus sollen alle Datenaustauschformate zulässig sein, die die Mindestanforderungen der CEN-Norm erfüllen. Auch das Datenformat ZuGFeRD 2.0, das am 11. März 2019 veröffentlicht wurde, erfüllt die Anforderungen der EU-Norm.

Alle Lieferanten werden gegenüber öffentlichen Auftraggebern des Bundes ab 27.11.2020 verpflichtet, ihre Rechnungen elektronisch zu stellen - außer bei Direktaufträgen mit einem voraussichtlichen Nettoauftragswert von maximal 1.000 Euro. Weitere Ausnahmen gelten im Rahmen von Organleihen, Auslandsbeschaffungen sowie verteidigungs- und sicherheitsspezifischen Aufträgen, die der Geheimhaltung unterliegen.

Mit dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 hat der deutsche Gesetzgeber bereits grundlegende Hindernisse für den elektronischen Rechnungsaustausch beseitigt. In § 14 UStG wurden die Regelungen zur Ausstellung von Rechnungen neu gefasst und deutliche Vereinfachungen im Hinblick auf die elektronische Rechnungsstellung getroffen. So wurde beispielsweise die Signaturpflicht abgeschafft. Seither sind Papier- und elektronische Rechnungen umsatzsteuerrechtlich gleich zu behandeln. Relevante Gesetze und Verwaltungsanweisungen:

• Abgabenordnung (AO)

• BMF-Schreiben IV D 2 - S 7287-a/09/10004 vom 2. Juli 2012

• BMF-Schreiben IV A 4 - S 0316/12/10001 vom 14. September 2012

• Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)

• EDI-Empfehlung der Europäischen Kommission 94/820/EG vom 19. Oktober 1994

• Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (BMF-Schreiben IV A 4 - S 0316/13/10003 vom 14. November 2014 (GoBD))

• Handelsgesetzbuch (HGB)

• Umsatzsteueranwendungserlass (UStAE)

• Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV)

• Umsatzsteuergesetz (UStG)

• Zivilprozessordnung (ZPO)

• Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes (E-Rech-VO)

Anforderungen an elektronische Rechnungen

In § 14 UStG ist definiert, welche Bedingungen an eine elektronisch übermittelte Rechnung gestellt werden, damit die Voraussetzungen zum Vorsteuerabzug erfüllt sind:

• Für eine elektronische Rechnung gelten dieselben Pflichtangaben wie für eine Rechnung in Papierform (UStG §14 Abs. 4).

• Der Rechnungsempfänger muss damit einverstanden sein, die Rechnung in elektronischer Form zu erhalten (UStG §14 Abs. 1). Diese Zustimmung ist an keine besondere Form gebunden. Sie kann durch eine Rahmenvereinbarung festgehalten werden, zum Beispiel in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen.
  Die Zustimmung kann jedoch auch stillschweigend erfolgen oder noch nachträglich erklärt werden.

• Die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhaltes und die Lesbarkeit der Rechnung müssen durch innerbetriebliche Kontrollverfahren, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen können, gewährleistet sein (UStG §14 Abs. 1). Dies kann auch mittels qualifizierter elektronischer Signatur oder elektronischem Datenaustausch erfolgen (UStG §14 Abs. 3).

• Unabhängig vom gewählten Verfahren müssen elektronische Rechnungen revisionssicher und elektronisch archiviert werden.

• Die Aufbewahrungsfrist beträgt zehn Jahre (UStG §14b).

Wer profitiert von E-Rechnungen?

Von der Umstellung auf die E-Rechnung profitieren sowohl der Rechnungssteller als auch der Rechnungsempfänger hinsichtlich Kosteneinsparungen, Effizienz und Transparenz. Der Rechnungssteller spart zunächst Papier-, Druck- und Versandkosten. Durch die schnellere Bearbeitungszeit beim Empfänger werden die Rechnungen zudem in der Regel schneller bezahlt.
Weitere Einsparungen ergeben sich, wenn interne Prozesse und Archivierung ebenfalls digitalisiert werden. Beim Rechnungsempfänger erhöht sich vor allem die Verarbeitungseffizienz: Eingehende Rechnungen können digital bearbeitet und archiviert werden.

Einigen sich zwei Unternehmen darauf, Rechnungen elektronisch auszutauschen, lassen sich die Rechnungsdaten in das entsprechende ERP-System des Empfängers übernehmen, prüfen und zum Beispiel mittels Abgleich mit den Bestelldaten automatisch freigeben (siehe Abb. 1).
Weitere Einsparungspotentiale lassen sich bei der direkten Gegenüberstellung von elektronischer und papierhafter Rechnung erkennen. Im Vergleich zum elektronischen Rechnungsaustausch ist die papiergebundene Variante etwa zehnmal so teuer. Sie ist wesentlich zeitaufwendiger in der Bearbeitung und führt zu längeren Laufzeiten bis zur Zahlung, was zu möglichem Skontoverlust oder Mahngebühren führen kann.

Laut einer Studie der Helsinki-Aalto University School of Business verringert sich die Umlaufzeit vom Rechnungseingang bis zur Zahlung mit Hilfe der elektronischen Rechnungsbearbeitung im Durchschnitt um zwei Tage. Gleichzeitig verbessert sich auch die Transparenz, da die Kontrolle der eingebundenen Arbeitsprozesse deutlich vereinfacht wird.
Ein weiterer Vorteil: Medienbrüche zwischen Papier sowie IT-System entfallen und die Rechnungskontrolle lässt sich besser in die Prozesse des Rechnungswesens integrieren. Das BMI errechnete, dass die Bearbeitung einer Papierrechnung durchschnittlich 27 Minuten dauert. Der elektronische Austausch von PDF-Rechnungen, die mit "Kopfdaten" für die teilautomatische Bearbeitung versehen sind (PDF/A), senkt den Aufwand auf rund fünf Minuten.

So profitiert der Rechnungssteller:

• Einsparung der Kosten für Papier und Porto sowie der Archivierungskosten für Papierrechnungen

• Schnellere Übermittlung der Rechnungsdokumente

• Manuelle zeit- und fehleranfällige Arbeitsschritte werden minimiert

• Beschleunigter Zahlungseingang; dadurch Verbesserung der Liquidität

• Einfachere Bearbeitung und Integration in elektronische Workflows

• Schnelleres und einfacheres Auffinden abgelegter Rechnungen

So profitiert der Rechnungsempfänger:

• Einsparung der Kosten für Papier durch Wegfall von Kopien für Mehrfachablage

• Schnellere Übermittlung der Rechnungsdokumente

• Kürzerer Rechnungsdurchlauf durch beschleunigten Freigabeprozess

• Kein Skontoverlust, keine Mahngebühren

• Zeit- und Kostenersparnis durch automatisierte Prozesse (Workflow, insbesondere Rechnungserfassung & automatischer Abgleich mit Bestellwesen)

• Transparenz über den gesamten Verarbeitungsprozess; Rechnungen jederzeit wiederauffindbar

• Keine Erfassungsfehler und Korrekturschleifen

• Wegfall von Archivierungskosten für Papierrechnungen

• Schnelleres und einfacheres Auffinden abgelegter Rechnungen

Der Umstieg von analog auf digital

Für den Empfang und die Weiterverarbeitung einer elektronischen Rechnung benötigen Unternehmen und Behörden einen elektronischen Rechnungseingang, einen digitalen Rechnungsworkflow und ein (revisionssicheres) digitales Archiv. Allein für den Rechnungseingang gibt es zahlreiche Alternativen, die unter Berücksichtigung der Organisationsstruktur, der bereits vorhandenen IT-Systeme sowie der Anzahl der eingehenden Rechnungen betrachtet werden sollten.

Empfehlenswert ist es, ein internes Projekt aufzusetzen, in dem zunächst analysiert wird, welche Mengen und Arten von Rechnungen eingehen und wie die Kunden- und Lieferantenanforderungen sind. Daraus lässt sich schließen, welche Methode die passende ist. Wichtig ist, dass bei dieser Lösungsfindung sowohl Rechnungswesen als auch Einkauf und idealerweise auch die IT-Abteilung beteiligt sind. Nur so lässt sich sicherstellen, dass durch die Umstellung auf die E-Rechnung auch die Chance zur Optimierung und Digitalisierung der vor- und nachgelagerten Prozesse genutzt wird. Erst durch die Schaffung durchgängiger automatisierter Prozesse lassen sich alle Vorteile des E-Invoicing ausschöpfen.

Die EU-Richtlinie und der Gesetzesentwurf des BMI betreffen zunächst nur die öffentliche Hand, einschließlich der Sektoren- und Konzessionsgeber. Da diese Stellen aber ab 2018 beziehungsweise 2019 nur noch unter den oben genannten Voraussetzungen verpflichtet sind, E-Rechnungen anzunehmen, sind von der Vorschrift automatisch auch sämtliche Lieferanten der öffentlichen Hand betroffen. Diese sollten prüfen, inwiefern sie ihre bisherige E-Rechnungsstellung anpassen müssen.