Meetings richtig planen

10 Ratschläge für erfolgreiche Besprechungen

19.02.2018
Von Jürgen Renfer
Das Gesprächsklima entscheidet vielmehr über den Erfolg eines Meetings als sachliche Argumente. Zehn Tipps, um das Beziehungsgeflecht zu steuern.

Zunächst scheint sich bei einer Besprechung in erster Linie alles um die die Sache zu drehen. Dennoch kann das Gespräch um ein sachliches Thema intensiv von Gefühlen mitbestimmt sein. So gehen Kommunikationsmodelle davon aus, dass das Verhältnis zwischen Sach- und Beziehungskomponenten mit einem Eisberg vergleichbar ist: Rund 20 Prozent erscheinen unmittelbar auf der sachlichen Ebene, wohingegen sich die anderen 80 Prozent verdeckt im Beziehungsbereich abspielen. Dieser Teil bedarf jedoch großer Aufmerksamkeit, damit die Besprechung erfolgreich verlaufen soll. Dazu zehn Tipps:

1. Themen: Auf das Wesentliche konzentrieren

Unabhängig davon, ob eine Routine-Besprechung oder eine einzelne Konferenz ansteht, ist die Versuchung groß, möglichst viele Themen abzuarbeiten und somit in die Komplexitätsfalle zu tappen. Dadurch sinkt die Aufmerksamkeit der am Gespräch Beteilgten sehr schnell. Spätestens wenn die Ergebnisse zusammengefasst werden, geht der Durchblick verloren.

Am besten ist es, die Tagesordnungspunkte nach der KISS-Methode (keep ist simple and stupid) zu gliedern: Haben sich die Teilnehmer gegenseitig begrüßt und vorgestellt, kommen Themenblock, Zusammenfassung und das weitere Vorgehen zur Sprache. Allerdings sollte der Themenblock so wenig einzelne Themen wie möglich umfassen. Ist die Thematik sehr komplex und weitergehende Gliederungen notwendig, sollten Unterpunkte vorab besprochen werden. Bei unproblematischen Einzelfragen sind auch Einzelgespräche denkbar.

2. Teilnehmer: Alle Akteure an einen Tisch

Vor allem bei komplizierten Situationen mit verschiedenen Interessen bietet es sich an, Schritt für Schritt vorzugehen und zuerst mit ausgewählten Stakeholder zu konferieren. Allerdings besteht die Gefahr, dass sich später Beteiligte übergangen fühlen könnten und wahrscheinlich Ergebnisse der nachfolgenden gemeinsamen Besprechung in Frage gestelt werden. Für Vorgespräche ist daher eine gewisse Phase der Vorbereitung sinnvoll. Im Zusammenhang mit der terminlichen Abstimmung, der Anreise-Empfehlung oder der Hilfe bei der Hotelbuchung bieten sich zahlreiche Gelegenheiten zum Gedankenaustausch an - entweder direkt oder über die Sekretariate.

3. Medien: Je wichtiger, desto persönlicher

Reisen kosten Zeit und Geld, daher können Besprechungen über moderne Medien wie Konferenztelefone, Videokonferenzen oder Online-Meetings organisiert werden. Für Routine-Meetings zwischen bekannten Akteuren eignen sich diese Medien hervorragend. Für Kick-offs, Krisengespräche oder Entscheidungsfindungen mit großer Tragweite ist der persönliche Kontakt ein Muss.

4. Termin: Die Dauer des Meetings eingrenzen

Ist im Routine-Meeting mit ausschweifenden Erläuterungen zu rechnen? Lässt die Strategie-Konferenz eine schmerzhafte Entscheidung erwarten? Dann bietet sich ein Zeit-Management an, das die alltäglichen Lebensgewohnheiten nutzt: zur Mittagszeit geht es zum Essen, der Berufsverkehr läutet den Feierabend ein und sorgt damit für Unruhe im Besprechungsraum. Situationsgerecht eingeplant, können diese Leitplanken die Besprechungsdauer sinnvoll begrenzen oder eine passende Zäsur erlauben.

5. Vorbereitung: Situation der Teilnehmer berücksichtigen

Die Besprechungsvorbereitung beginnt mit den Einladungen. Innerhalb des Unternehmens können Online-Kalender vielleicht zur effizienten Terminfindung dienen, ansonsten ist die Einladung die erste Möglichkeit, mit den geplanten Teilnehmern in Kontakt zu treten. Der erste Eindruck zählt, selbst wenn sich die Akteure schon aus anderem Zusammenhang kennen. Dabei zeigen schon kleine Gesten große Wirkung: kann ein Parkplatz angeboten werden, gibt es gerade örtliche Besonderheiten bei der Anreise zu beachten, ist der Sitzungszeitraum für alle Teilnehmer akzeptabel und mit der Anreise "kompatibel"?

6. Begrüßung beginnt am Empfang

Die Begrüßung beginnt nicht im Sitzungsraum, sondern bereits auf dem Weg dorthin. Sprechen sie die Teilnehmer bereits am Empfang mit deren Namen an und weisen Sie Ihnen den Weg zum Besprechungsraum.

7. Warm Up: Wertschätzung schafft eine angenehme Atmosphäre

Es ist unwahrscheinlich, dass alle Teilnehmer gleichzeitig und exakt zum Besprechungsbeginn eintreffen. Hieraus ergeben sich gute Gelegenheiten, weitere Wertschätzung zu signalisieren:

  • der kleine Imbiss aus der Teeküche wird besonders die weiter angereisten Teilnehmer erfreuen;

  • die fünf Minuten Karrenzzeit erspart verspäteten Teilnehmern die Peinlichkeit, mit einer Entschuldigung in die Begrüßungsphase zu platzen;

  • eine ausgedruckte Agenda mit Teilnehmerliste sowie Namensschildern und Schreibzeug auf dem Tisch schafft für alle Beteiligten gleiche Augenhöhe.

Idealerweise lässt sich damit eine Aufmerksamkeit verbinden, welche mit dem Unternehmenslogo für den Wiedererkennungswert geschmückt, als "kleines Geschenk dir Freundschaft erhält". Entscheidend ist dafür nicht der materielle Wert, sondern allein die freundliche Geste.

8. Verlauf: Struktur erleichtert die Ergebnisfindung

Mit der Begrüßung und Vorstellung des geplanten Besprechungsverlaufs kann eine Vorstellungsrunde unmittelbar mit einem so genannten Blitzlicht verknüpft werden: welche Erwartungen haben die Teilnehmer mitgebracht, ist die Reihenfolge des geplanten Verlaufs akzeptabel, gibt es unberücksichtigte Aspekte? Diese Vorgehensweise erfordert zwar den Mut, unvorhergesehenen Situationen Raum zu eröffnen. Sie schafft aber ein offenes Gesprächsklima, das sich noch auszahlen kann.

Visualisierungen können Besprechungsablauf sinnvoll unterstützen. Der Folieneinsatz wird jedoch dann Distanz schaffen, falls er den Eindruck erweckt, vorgefertigte Besprechungsergebnisse zu platzieren. Eine gemeinschaftlich entwickelte Skizze - etwa am Flipchart - fördert dagegen das offene Gesprächsklima und kann zu den besseren Ergebnissen führen, weil sich alle Beteiligten aktiv in das Geschehen einbringen und wiederfinden können.

Das ist vor allem bei der Diskussion technologisch komplexer Fragen unter verschiedenen Personengruppen, wie Fachabteilung und IT-Abteilung oder IT-Manager im Führungs-Meeting des Unternehmens - entscheidend. Die Flipchart-Skizzen kann man leicht fotografieren und so dokumentieren sowie bei Bedarf auch später in eine professionelle Grafik umwandeln.

9. Reflexion: Verdeckte Missverständnisse vermeiden

Erfahrene Gesprächsmoderatoren fassen das Diskussionsergebnis am Ende jedes Besprechungspunktes in eigenen Worten zusammen und sorgen durch aktives Nachfragen dafür, dass spätestens hier letztmals Widerspruch angemeldet werden kann. Ist dies nicht der Fall, wird das Ergebnis im Protokoll festgehalten. Dabei ist das Herbeiführen einer einvernehmlichen Entscheidung natürlich wünschenswert, steht jedoch nicht alleine im Mittelpunkt.

Entscheidend ist die Formulierung des kollektiv getragenen Ergebnisses, welches Mindermeinungen angemessen berücksichtigt. Moderne Medien lassen es gerade in schwierigen Besprechungssituationen zu, dass die Ergebnisse direkt formuliert und mittels Beamer für alle Beteiligten sichtbar dargestellt werden. Im Idealfall liegt so am Ende der Besprechung das Protokoll vor.

10. Nachbereitung: Ergebnisse verfolgen

Die besten Gesprächsergebnisse sind wertlos, wenn sie nach der Besprechung nicht unmittelbar weiter verfolgt werden. Grundlage dafür ist die zügige Bereitstellung Dokumentation der Ergebnisse, möglicherweise mit zeitlichem Versatz zur Durchsicht der Teilnehmer gegenüber Dritten - falls eine formale Genehmigung des Protokolls nötig ist. Dann gilt es, die Ergebnisse beziehungsweise Ziele aktiv zu verfolgen, ob im Einzelgespräch oder in der Folgebesprechung. Hier schließt sich der Kreislauf: je positiver die Teilnehmer das Meeting in Erinnerung haben, desto erfolgreicher wird der Folgekontakt verlaufen.

Zur Startseite