Elektronische Rechnungen

Digitale Signatur ist nicht mehr Pflicht

Johannes Klostermeier ist ein freier Journalist aus Berlin. Zu seinen Spezialgebieten zählen unter anderem die Bereiche Public IT, Telekommunikation und Social Media. Auf cio.de schreibt er über CIO Auf- und Aussteiger.

Für Erstellung und Übermittlung elektronischer Rechnungen existieren verschiedene Varianten. Was die Rechnungsempfänger laut DHPG beachten sollten, damit der Vorsteuerabzug nicht in Gefahr gerät:

1. E-Mail: Häufig werden Rechnungen als E-Mail-Anhang versendet, überwiegend im PDF-Format. Es reicht nicht aus, die Rechnung mit der E-Mail abzuspeichern. Ebenso wenig akzeptiert der Fiskus, wenn ein Papierausdruck der elektronischen Rechnung abgelegt wird. Die Archivierung und Aufbewahrung muss auf einem Datenträger erfolgen, der keine Änderungen mehr zulässt, etwa einmal beschreibbare CDs oder DVDs. Das Gleiche gilt für den E-Postbrief und De-Mail-Angebote.

2. Download: Einige Unternehmen stellen Leistungsempfängern die Rechnung über ein Internet-Portal zum Download zur Verfügung. Ein innerbetriebliches Kontrollverfahren bleibt Pflicht. Unternehmen sollten ihre Rechnungen direkt abrufen und finanzamtsicher abspeichern. Voraussetzung für den Vorsteuerabzug ist das Vorliegen einer ordnungsgemäßen Rechnung. Werden Rechnungen verspätet heruntergeladen, kann der Fiskus dieses Kriterium als nicht erfüllt ansehen.

Die anderen Verfahren sind auch weiterhin gültig

3. Fax: Wird eine Rechnung an Standard-Faxgeräte übertragen, gilt der Fax-Ausdruck nun grundsätzlich als Papierrechnung. Kommt beim Empfang ein Computer-Telefax oder Fax-Server zum Einsatz, liegt eine elektronische Rechnung vor. Vorteil: Der Rechnungsempfänger muss nicht mehr mutmaßen, auf welche Art das eingegangene Fax versendet wurde.

4. Sonstige Varianten: Die bisher gültigen Verfahren - elektronische Signatur und EDI-Verfahren - werden weiterhin akzeptiert. Die Unternehmen haben auch hier die strengen Archivierungsvorschriften zu beachten.

Tipp: Mehr über die IT-Strategien in öffentlichen Verwaltungen erfahren Sie im neuen Public ICT Newsletter.

Dieser Artikel basiert auf einem Beitrag der CW-Schwesterpublikation CIO.

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