E-Rechnung

Hat die PDF-Rechnung ausgedient?



Ruth Markert ist SAP-Beraterin und Spezialistin für YAMBS.Invoice Produkte bei Software4Professionals. Sie hat 30 Jahre Erfahrung in den Bereichen Kreditoren-, Finanz- und Anlagenbuchhaltung in verschiedenen Unternehmen und war als Projektverantwortliche im Finanz- und Rechnungswesen unter anderem für die SAP-Einführung, eBanking, Workflows und andere Softwarelösungen im SAP-Umfeld zuständig. Durch die Kombination von Expertenwissen in der Finanzbuchhaltung sowie der SAP-Beratung unterstützt Software4Professionals Konzerne und mittelständische Unternehmen dabei, ihre Geschäftsprozesse im Finanz- und Rechnungswesen schneller, effizienter und transparenter zu gestalten.


Hendrik Neumann ist Berater bei der Bonpago GmbH und unterstützt seit 2014 Unternehmen und öffentliche Verwaltungen bei der digitalen Transformation. Sein Schwerpunkt liegt in der Optimierung von Prozessen im Finanzbereich, insbesondere im Rahmen der Einführung elektronischer Rechnungen. Er ist zudem Experte für die Auswahl und Einführung von Softwaresystemen zur digitalen Abbildung von Geschäftsprozessen.
Die Spezifikation XRechnung, Standard für den Rechnungsaustausch mit der öffentlichen Verwaltung, wirft Fragen zur Zukunft der PDF-Formate auf.
PDF-Rechnungen kamen bisher nicht nur in Deutschland zum Einsatz. Mit der neuen Norm des CEN wird die XRechnung aber vor allem im europäischen Raum Pflicht.
PDF-Rechnungen kamen bisher nicht nur in Deutschland zum Einsatz. Mit der neuen Norm des CEN wird die XRechnung aber vor allem im europäischen Raum Pflicht.
Foto: Paisan Changhirun - shutterstock.com

Das Europäische Komitee für Normung (CEN) hat die europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung veröffentlicht. Auf Basis dieser Norm hat die öffentliche Hand in Deutschland die Spezifikation XRechnung entwickelt und diese im Rahmen der Veröffentlichung der E-Rechnungs-Verordnung als neuen Standard für den Rechnungsaustausch mit der öffentlichen Verwaltung auf Bundesebene gesetzt. Unklar bleibt aber, welche Auswirkungen sich hieraus für die weit verbreiteten PDF-Formate, inklusive der hybriden Rechnungsformate wie ZUGFeRD, ergeben. Können diese weiterhin verwendet werden oder haben sie ausgedient?

Bis 2019 werden in der EU nach Einschätzung des E-Invoicing-Experten, Bruno Koch, rund 300.000 öffentliche Auftraggeber verpflichtet sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Die deutsche E-Rechnungs-Verordnung geht sogar noch einen Schritt weiter als die EU-Richtlinie:

Auch die Lieferanten der öffentlichen Verwaltung werden in die Pflicht genommen und müssen Rechnungen spätestens ab 27. November 2020 ausschließlich elektronisch stellen. Davon ausgenommen sind Direktaufträge mit einem voraussichtlichen Nettoauftragswert von maximal 1.000 Euro.

Weitere Ausnahmen gelten im Rahmen von Organleihen, Auslandsbeschaffungen sowie verteidigungs- und sicherheitsspezifischen Aufträgen, die der Geheimhaltung unterliegen. Vorerst gilt diese Regelung nur für die Lieferanten der Bundesbehörden.

Eine Verpflichtung der Lieferanten auf Landes- und Kommunalebene kann in den einzelnen Landesverordnungen vorgeschrieben werden. Allerdings befinden sich diese aktuell noch in den Gesetzgebungsprozessen. Es ist zu erwarten, dass die Länder hier keine einheitliche Regelung finden werden, sodass je nach Bundesland eigene Regelungen gelten werden.

Rechnungssteller und Rechnungssender sollen laut E-Rechnungs-Verordnung grundsätzlich den Datenaustauschstandard XRechnung verwenden. Es werden aber ausdrücklich auch andere Datenaustauschformate akzeptiert, wenn diese mindestens den Vorgaben der Spezifikation der XRechnung entsprechen. Zur Klärung der Frage, was dies für die verschiedenen PDF-Formate bedeutet, ist es hilfreich, zunächst die unterschiedlichen Datenformate genauer zu beleuchten.

Beliebte Rechnungsformate: PDF und PDF/A

Laut der Marktstudie von Bruno Koch dominieren PDF-Rechnungen den E-Invoicing-Markt in Österreich, Estland, Deutschland, Spanien, Großbritannien und den USA mit einem Anteil von 70 Prozent. Was versteht man unter einer PDF-Rechnung? Es gibt unterschiedliche Formen von PDF-Dateien. Zum einen das PDF, das lediglich eine Bilddatei enthält und keine kodierten Zeichenketten, was beispielsweise bei einer eingescannten Papierrechnung der Fall ist.

Darüber hinaus gibt es PDF-Dokumente, welche direkt aus entsprechenden Programmen (wie bspw. Microsoft Word) erzeugt werden. Diese Dokumente enthalten zusätzlich eine TXT-Datei, in welcher die im Dokument enthaltenen Daten in Textform gespeichert sind. Unterscheiden lassen sich die beiden PDF-Arten am heimischen PC dadurch, dass sich in den letztgenannten der enthaltene Text markieren und kopieren lässt. Bei einem beispielsweise durch einen Scanvorgang erzeugten PDF ist dies in der Regel nicht möglich.

Im Gegensatz zu einfachen PDF-Dateien verfügen PDF/A-Dateien zusätzlich über Eigenschaften, die das Format für die Langzeitarchivierung qualifizieren. PDF-Dokumente lassen sich unkompliziert aus Textverarbeitungsprogrammen oder ERP-Systemen erzeugen und per E-Mail versenden. Der Aufwand für Lieferanten zur Erstellung der Rechnung ist daher gering.

Interessant ist die Rechnungsvariante PDF(/A) per E-Mail besonders für Unternehmen, die noch keine oder nur wenig Erfahrung mit dem elektronischen Rechnungsaustausch haben, da die Umstellung unkompliziert und ohne weitere Prozess- oder Softwareanpassungen möglich ist. Die automatische Verarbeitung von Rechnungen im PDF(/A)-Format erfolgt beim Empfänger dabei mithilfe einer Konverter-Lösung. Diese extrahiert die Informationen aus der integrierten TXT-Datei und gibt sie an die Buchhaltungssoftware weiter. Die Angaben werden dadurch für jedes SAP- oder andere ERP-Systeme lesbar.

Beide Formate erfüllen nicht die Vorgaben der CEN-Norm EN 16931 für den elektronischen Rechnungsaustausch. Sie können, außerhalb der bereits genannten Ausnahmefälle, zukünftig also nur noch für den Rechnungsversand an öffentliche Stellen auf Landes- und Kommunalebene in jenen Bundesländern verwendet werden, die Lieferanten nicht die Nutzung der XRechnung oder eines anderen konformen Formats vorschreiben. Dem Versand an nicht-öffentliche Stellen spricht ebenfalls nichts entgegen.

Adieu, Rechnung in Papierform: Bis Ende des nächsten Jahres werden die Rechnungen dank XRechnung digital.
Adieu, Rechnung in Papierform: Bis Ende des nächsten Jahres werden die Rechnungen dank XRechnung digital.
Foto: Africa Studio - shutterstock.com

Kommentare zum Artikel

fwh

Sie schreiben:

"Der Umstieg von ZUGFeRD 2.0 auf XRechnung wird tatsächlich in den
meisten Fällen kein sinnvoller Schritt sein. Der Umstieg von
ZUGFeRD 1.0 auf die XRechnung hingegen schon, da ZUGFeRD 1.0
nicht konform zur CEN-Norm ist und damit zukünftig nicht für den
Rechnungsaustausch mit der Öffentlichen Verwaltung in Deutschland genutzt werden darf. Unternehmen (und auch Softwareanbieter) die zukünftig Rechnungen an die Öffentliche Verwaltung schicken möchten haben keine Wahl. Sie müssen ein CEN-konformes Format nutzen."

Richtig, aber nur dann, wenn ausschließlich Rechnungen mit
Adressaten in der öffentlichen Verwaltung geschrieben werden sollen.

Der Vorteil von ZUGFeRD, sowohl 1.0 als auch 2.0 ist, dass auch
ein Empfänger mit rückständiger IT sie empfangen und verarbeiten
kann. Wer Emails empfangen kann, kann auch PDF lesen.

Vorteil für den Sender: Er muss sich keine Gedanken darüber
machen, was sein Rechnungsempfänger kann. Das war übrigens eine der Grundüberlegungen, weshalb ZUGFeRD sowohl ein Rechnungsbild in PDF als auch strukturierte Daten in UN/CEFACT enthalten sollte. Dieser Vorteil geht bei XRechnung verloren, wenn der Empfänger keine
strukturierte Daten verarbeiten kann. Frankreich hat diesen Vorteil
erkannt und ihn mit Factur-X genutzt, die KoSIT in Deutschland sah
dies nicht.

Fazit: ZUGFeRD 2.0 bzw. FACTUR-X, die beide identisch sind, können
zu einem gegenüber der öffentlichen Verwaltung genutzt werden und
zum anderen auch gegenüber jedem Empfänger sofern er Emails
empfangen kann.

Das bedeutet für den Sender, er hat nur einen Ausgang; er muss
keine Schalter setzen und pflegen.

Frage, was ist die wohl wirtschaftlicher Lösung?

fwh

ZUGFeRD 1.0 nicht konform zur EU-Norm! Was für eine Neuigkeit. ZUGFeRD 1.0 wurde 2014 veröffentlicht, die EU-Norm 2017. Deshalb wird es ZUGFeRD 2.0 bzw. factur-x (beide sind identisch) geben. Factur-x ist die EU-konforme Rechnung in Frankreich. Sie besteht aus PDF/A und strukturierte Daten. Diese Lösung ist EU-konform, da eine Übermittlung in PDF/A in den Begleit-Dokumenten der Norm ausdrücklich zugelassen wird. Dem trägt die ERechnungsVerordnung des Bundes in § 4 Abs.1 Satz 2 Rechnung. Danach wird jede EU-Konforme Rechnung entgegen genommen. Das muss auch so sein, jedenfalls dann wenn die Rechnung nach einer europweiten Vergabe etwa aus dem europäischen Ausland kommt. Daraus folgt: Verwaltungen könnnen XRechnung zu ihrem Standard machen, müssen aber ZUGFeRd 2.0 bzw. factur-X empfangen. Daraus folgt für Unternehmen: Wenn im B2B-Bereich ZUGFeRD die bessere Lösung ist, wird auf ZUGFeRde 2.0 upgedatet und gut ist es. Alles andere wäre Geldverschwendung.

Hendrik Neumann

Der Umstieg von ZUGFeRD 2.0 auf XRechnung wird tatsächlich in den meisten
Fällen kein sinnvoller Schritt sein. Der Umstieg von ZUGFeRD 1.0 auf die
XRechnung hingegen schon, da ZUGFeRD 1.0 nicht konform zur CEN-Norm ist und damit zukünftig nicht für den Rechnungsaustausch mit der Öffentlichen
Verwaltung in Deutschland genutzt werden darf. Unternehmen (und auch
Softwareanbieter) die zukünftig Rechnungen an die Öffentliche Verwaltung schicken möchten haben keine Wahl. Sie müssen ein CEN-konformes Format nutzen.
Anders sieht es hingegen bei Unternehmen aus, die Rechnungen ausschließlich an privatwirtschaftliche Unternehmen oder Privatpersonen schicken möchten. Diese haben weiterhin die freie Wahl, welches Rechnungsformat sie nutzen möchten.

Grundsätzlich ist zu beachten, dass Formate, welche Rechnungsdaten in einer
strukturierten Form zur Verfügung stellen (ZUGFeRD 1.0 + 2.0, XRechnung, etc.) in der breiten Masse noch lange keine flächendeckende Verbreitung gefunden haben. Sicher nutzen die Großunternehmen in Deutschland bereits EDI-Verfahren, im Mittelstand ist aber weiterhin die einfache PDF-Rechnung am weitesten verbreitet. Diers ist auch die Ausgangsfrage für den Artikel, denn viele Unternehmen fragen sich heute, welche Bedeutung dieses Format zukünftig, neben XRechnung & Co., haben wird.

Leonie Beck

Ich sehe das genauso, aber eigentlich ist das eine interessante Fragestellung.

Wieso sollten Unternehmen von ZUGFeRD auf XRechnung umsteigen, wenn ZUGFeRD 2.0 die entsprechenden Anforderungen bereits besitzt und damit bereits gearbeitet wird? Nicht nur, dass es einen erheblichen Mehraufwand für die Unternehmen bedeuten würde, alles umzustellen, auch alle Softwarelösungen, die ZUGFeRD für den Rechnungsprozess nutzen (Rechnungsprogramme wie taifun, faktoora oder Finanzsoftwares wie bilendo), müssten ihre Prozesse umschmeißen für genau dasselbe Ergebnis, wie im Moment schon.

Was also würde das bringen?

Hendrik Neumann

Die Behauptung, dass enthaltene Bilder das Hauptunterscheidungsmerkmal von PDF/A und PDF darstellt, wurde im Artikel so nicht getroffen. Ich gebe Ihnen aber recht, dass der entsprechende Absatz nicht eindeutig formuliert war und durch die fehlende Nennung des Hauptunterscheidungsmerkmals dieser Eindruck entstehen konnte. Wir haben den Artikel entsprechend angepasst. Besten Dank für Ihren Hinweis.

ChristianM

Wo ist denn das Problem?

Die deutsche Industrie versendet und empfängt seit
Jahrzenten elektronische Rechnungen erfolgreich mit erheblichen Vorteilen wie
Prozessbeschleunigung und Kostenersparnis

Durch die Vorgabe/Verpflichtung der EU-Richtlinie 2014 ist nun
auch endlich die öffentliche Verwaltung in Deutschland als Nachzügler aktiv
geworden und die Vorgaben aus Brüssel in dt. Gesetz umgesetzt und in diesem
Zuge den Verwaltungsstandard XRechnung veröffentlicht.

Lt. dem Bundesministerium des Inneren:

müssen alle CEN-konformen Rechnungen empfangen werden (das
ist der Sinn der EU-Richtlinie) und XRechnung (neuer Standard der öffentlichen
Verwaltung in Deutschland) empfangen und weiterverarbeitet werden von der
öffentlichen Verwaltung in Deutschland. ZUGFeRD 2.0 ist CEN-konform.

Lt. dem Bundeswirtschaftsministerium:

können in der Wirtschaft bereits etablierte Datenaustauschstandards wie ZUGFeRD
gleichberechtigt neben dem Datenaustauschstandard XRechnung verwendet werden,
wenn sie – wie ZUGFeRD 2.0 – den Anforderungen der europäischen Norm entsprechen.

Quelle:

http://www.ferd-net.de/uplo...

http://www.bmwi.de/Redaktio...

ChristianM

Ja, bitte sofort löschen

RolandT

Woah bitte löscht diesen Artikel. Das ist einfach so inkompetent und falsch. Der Unterschied zwischen PDF und PDF/A ist nicht, dass das eine Bilder enthält und das andere nicht. Sondern dass PDF/A ein paar zusätzliche Daten enthält, die es für eine Langzeitarchivierung geeignet machen soll (A wie in Archive). Ein Blick in die Wikipedia hätte genügt.

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