Natürlich sei es schön, die ganze Belegflut los zu sein, sagt Roland Waldner, Leiter des Zentralbereichs Betriebswirtschaft der Kolbenschmidt Pierburg Gruppe (KSPG) aus Neckarsulm. "Was Kolbenschmidt Pierburg mit E-Invoicing aber vor allem anstrebt, ist die elektronische Weiterverarbeitung der Rechnungen. Wir suchen fortlaufend nach Möglichkeiten, unsere Prozesse effizienter zu gestalten." Waldner hat das Projekt gemeinsam mit den Verantwortlichen für die Finanzbuchhaltung Anfang 2007 angestoßen und dessen Leitung übernommen.

Angestachelt haben ihn die Ausgaben, die mit Rechnungen auf Papier einhergehen. Berücksichtigt man Personal- und IT-Kosten, ergibt sich je nach Unternehmensgröße und Branche ein Kostenblock zwischen 3,20 Euro und 14 Euro pro Beleg.

Rechtsverbindlich und schneller

Die Alternative: Ein elektronischer Rechnungsversand im PDF-Format oder EDI-Rechnungen sind schneller, ebenso rechtsverbindlich, aber weniger fehlerbehaftet als Dokumente in Papierform. Statt einer manuellen, zeitaufwendigen und fehleranfälligen Einzelverarbeitung von Rechnungen empfahlen sich ein die Qualität sichernder, weil weitgehend automatisierter Prozess - und deutliche Kostensenkungen.

Beim Übergang zum elektronischen Rechnungsversand ist jedes Unternehmen auf die Akzeptanz der Partner angewiesen. Doch das kann ein langer Weg werden: Bei KSPG sollen derzeit rund 100 Lieferanten der sechs deutschen Hauptgesellschaften angebunden werden. Neben der Akzeptanz der Partner ist auch deren technische Infrastruktur ein Knackpunkt. So erweist sich der elektronische Kanal als alles andere als homogen, bedingt durch unterschiedliche Protokolle, Portale und Übertragungswege. Um eine Überlappung mehrerer elektronischer Prozesse zu vermeiden, liegt die größte Herausforderung in einem Standardmodell zum elektronischen Informationsaustausch. In anderen Bereichen setzt das Unternehmen längst EDI ein, nicht aber im Rechnungsprozess. Hier verschickte jeder Lieferant seine Rechnung bislang nur per Post.