Auf die Kosten schauen

Auch bei BI-Projekten wird heute genau auf die benötigten Aufwendungen geachtet. Als wichtige Faktoren werden dabei in der Regel die Anschaffungs- und Implementierungskosten unter die Lupe genommen. Doch allzu häufig wird auf diese Weise nur ein Teil der gesamten Ausgaben, die BI verursacht, berücksichtigt. Oft vergessen die Entscheider, dass ein Projekt während seines gesamten Lebenszyklus Kosten verursacht.

Gesamtbetrachtung mit TCO-Ansatz

Ein vollständigeres Bild erhält man bei einer Kostenbetrachtung nach dem Prinzip der "Total Cost of Ownership" (TCOTCO). Hierbei werden auch die Kosten für den Betrieb einer BI-Lösung eingerechnet. Und das ist entscheidend, denn hinter dem scheinbar harmlosen Wort Betrieb steckt bei BI-Projekten die Gefahr einer Kostenexplosion. Grund: Der stetige Wandel eines Unternehmens und damit einhergehende neue Anforderungen bedingen auch einen permanenten Wandel von BI. Der Betrieb beinhaltet ebenso die kontinuierliche Anpassung und Weiterentwicklung des Systems. Und das verursacht definitiv Aufwendungen, die es mit zu kalkulieren gilt. Alles zu TCO auf CIO.de

Erst vergleichen, dann investieren

Der TCO-Ansatz eröffnet also einen umfassenden Blick auf die Kosten für Software, Hardware und Ressourcen wie Manpower und Zeit. Deshalb ist er auch bestens geeignet, um bei einer anstehenden BI-Investition die in Frage kommenden Angebote vergleichend zu bewerten. Dazu nimmt man die Kostenarten - Software, Hardware und Ressourcen - und betrachtet für jedes Angebot, wie sich die Kosten in den einzelnen Phasen - Anschaffung, Implementierung, Betrieb und Weiterentwicklung - entwickeln.

Implementierung fünf- bis zehnmal teurer als Software

Entscheider können nun dieses Modell befragen: Ist das eine, in der Anschaffung günstigere Angebot auch bei der Implementierung Kosten schonender als das andere? Oder erfordert das Angebot nicht so viele Manntage, weil es eine bessere Entwicklungsumgebung besitzt? Das ist eine spannende Frage, wenn man bedenkt, dass bei BI-Projekten die Implementierungskosten in der Regel um das Fünf- bis Zehnfache höher sind als die Softwarekosten. Bei welcher Alternative muss man mehr in Hardware investieren, um mit künftigen Datenmengen und Benutzerzahlen zurechtzukommen? Die Praxis zeigt, dass die mangelnde Skalierbarkeit einer BI-Software das Nachrüsten oder im schlimmsten Fall sogar die komplette Neuentwicklung einer BI-Lösung verursachen kann. Wie hoch sind die Kosten für Schulung, Wartung und Updates bei einem "Best of Breed" -Angebot im Vergleich zu einem integrierten Komplettsystem?

Make or Buy - Entscheidung auf Einzelprozessebene

Zusätzlich kann man die Betrachtungsweise auch noch um eine Dimension erweitern und die Aufwendungen für die einzelnen Prozessschritte von BI ermitteln, um dann zu beurteilen, was günstiger ist: Lohnt sich beispielsweise eher der Kauf einer Lösung zur Extrahierung,Transformation und zum Laden von Daten (ETL) oder die Eigenentwicklung von ETL-Prozessen? All das sind wichtige Fragen für den CIO, der immer auch auf sein IT-Budget zu achten hat. Eine Bewertung von Business IntelligenceBusiness Intelligence nach TCO-Gesichtspunkten reduziert deutlich das Risiko, dass die Kosten für BI nicht mehr unter Kontrolle zu halten sind und zu hohe Aufwendungen den Nutzen für das Geschäft zunichte machen. Alles zu Business Intelligence auf CIO.de