Roland Ley, der Infrastruktur-Verantwortliche bei Smart, sammelt alte EDV-Geräte. 2004 konnte er sein persönliches IT-Museum um einige Schätzchen bereichern: 23 verschiedene Druckertypen von fünf verschiedenen Herstellern hatten die Autobauer in den ersten neun Jahren ihrer Firmengeschichte bis dahin angesammelt. „In der Aufbauphase wurden Drucker bei Bedarf ausschließlich über den Preis gekauft“, erzählt Ley, der die beiden Smart-Werke in Böblingen und Hambach (Frankreich) betreut. Er hat alle Drucker durch zwei Typen eines Herstellers ersetzen lassen.

Ley hat zunächst die Mitarbeiter der eigenen IT-Abteilung mit einer kritischen Fragen für den Umbau gewonnen: „Habt ihr jemals Lob für einen funktionierenden Drucker bekommen?“ Nachdem dies niemand bejahen konnte, kam das schlagende Argument: „Lorbeeren für eine funktionierende Druckerlandschaft wird auch in Zukunft kein IT-Mitarbeiter bekommen. Also lasst uns gemeinsam eine Idee entwickeln, wie wir den Druckservice möglichst einfach und mit einem optimierten Preis-Leistungs-Verhältnis aufbauen können.“ Es folgten zwei Monate Bestandsaufnahme, drei Monate Konzeptphase und zwei Monate Einholen der Angebote mit anschließendem Vertragsabschluss. Das Austauschen der 330 Altgeräte gegen 220 neue Drucker hat dann lediglich zwei Monate in Anspruch genommen – das psychosoziale Abarbeiten der Anwenderproteste allerdings länger.

Was Ley und seine Mitarbeiter überhaupt nicht erwartet hatten, ist das Ausmaß der nicht verbrauchten Materialien. In allen Smart-Sekretariaten hatten sich Tinte, Toner und Fixierer abgelagert – häufig auch von nicht mehr vorhandenen Druckern. „Gerade die Verbrauchsmaterialien stellen jedoch den größten Kostenblock bei der Betrachtung der TCOTCO dar“, sagt Ley. Er hat deshalb dem Versorger mit in den Vertrag geschrieben, dass dieser alles zurückerstattet, was das Verfallsdatum noch nicht überschritten hat. „Wir haben daraufhin für 40000 Euro Verbrauchsmaterial zurückgenommen – das abgelaufene Zeug nicht mitgerechnet“, erzählt Manfred Tretter vom Druckerservicedienst PP 2000. Zum Vergleich: Die 330 Altgeräte erzielten auf dem Gebrauchtmarkt insgesamt nur 20000 Euro. Alles zu TCO auf CIO.de

Die pflichtbeflissenen Sekreträrinnen sind seit „New Printer Smart“ nicht mehr Teil der Prozesskette. Zwei eigene ServerServer in den lokalen Netzwerken von Böblingen und Hambach schicken dem Dienstleister automatisch eine MailMail, wenn ein Printer Tonermangel meldet. PP 2000 liefert dann Kartuschen oder anderes Zubehör an, ebenso Ersatzgeräte. Da alle Drucker erst zwei Jahre alt sind und in zwei Jahren auch komplett ausgetauscht werden, soll der Dienstleister jedoch eigentlich nichts ersetzen müssen. Eingebaut werden die Tonerkartuschen von Mitarbeitern der eigenen IT. Für Ley ist der Betrieb der Printer so unternehmenskritisch, dass er ihn auf keinen Fall outsourcen will. Alles zu Mail auf CIO.de Alles zu Server auf CIO.de