Gefeuert wegen E-Mail-Panne

Varonis hat nicht nur analysiert, wer wie viele E-Mails bekommt, sondern auch, wie Angestellte und Entscheider mit den empfangenen Nachrichten umgehen.

Die 4 Typen des E-Mail-Management

Ungesehen löschen, wochenlang die Beantwortung aufschieben oder nur einen kurzen Satz zurück schreiben? Die Studie hat herausgefunden, wer welcher E-Mail-Typ ist und wie häufig er vorkommt. Mehr als ein Drittel (34,1 Prozent) der Befragten gab an, ihre Nachrichten tatsächlich täglich zu lesen und zu verwalten. Diesen Typ nennt die Studie den "Ordnungstyp". Und ganz wie im wahren Leben gibt es da noch die "Horder", also Menschen, die nichts wegwerfen können. Das ist sogar fast jeder fünfte: 19,8 Prozent gaben an, ihre E-Mails nicht zu löschen. Rund 40 Prozent bilden eine gesunde Mischung aus beiden Typen: Sie löschen nicht alles, sind aber noch recht gut organisiert.

Aber für knapp sechs Prozent der Befragten wäre wohl Hilfe angebracht. Sie haben den Kampf gegen die E-Mail-Flut völlig aufgegeben. Das macht sich bemerkbar: Knapp 60 Prozent der völlig unorganisierten Befragten verbringen am Tage weniger als fünf Minuten mit den Nachrichten, und rund ein Drittel mehr als eine Stunden. Warum das so ist, kann sich auch Varonis nicht genau erklären.

Und wie viel Arbeitszeit verbringen die anderen E-Mail-Typen mit Lesen und Verwalten? Das wollte Varonis ebenfalls wissen und stellte fest: Manager und Angestellte verbringen etwa gleich viel Zeit mit dem Lesen und Beantworten von E-Mails. Zwischen 13 und 20 Prozent der Befragten verbrachten damit täglich mehr als eine Stunde, rund ein Viertel zwischen einer halben und ganzen Stunde. "Die E-Mail ist einfach Teil der Arbeitskultur, keine Unterbrechung des Alltags. Das gilt auch für die Spitze der Hierarchie", heißt es in der Studie. Denn Top-Entscheider verbringen am Tag mehr als eine Stunde damit, E-Mails zu verwalten.

Filter helfen weiter

Die Zeit könnte aber noch reduziert werden, wenn man ein wenig organisierter an die ganze Sache heranginge. "Die Resultate waren nicht ermutigend", ziehen die Analysten von Varonis Bilanz. Automatische Filter, die E-Mails schon von vornherein charakterisieren, nutzen nur die wenigsten im ausrechenden Maß. Mehr als sieben Prozent der Befragten wussten nicht einmal, dass es solche Filter überhaupt gibt. Mehr als jeder Fünfte (22,2 Prozent) kennt sie zwar, nutzt sie aber nicht. Rund die Hälfte der Befragten gab an, einige wenige zu benutzen. Und nur 16,7 Prozent sagten, dass sie die Filterfunktion ausgiebig nutzten. "E-Mail-Management bleibt für die meisten Nutzer also eine Zeit- und Arbeitsintensive Beschäftigung", schreiben die Analysten. Dabei frisst die E-Mail nicht nur Arbeitszeit, eine schlampige Beschäftigung hält auch ganz andere Gefahren parat.