Es gibt jetzt eine Art Bauplan für die Zusammenstellung der Beschaffungsteams. Auf diese Weise lassen sich bestimmten Personen oder Abteilungen unterschiedliche Rollen inklusive Zugriffsrechten zuweisen, sodass die kompletten Abläufe von Beschaffungsprojekten vorab festgelegt werden können.

Eine weitere Komponente ist ein Archivierungssystem für Textbausteine, Fragen und Ausschreibungsstrukturen. Es erlaubt allen Schott-Ausschreibern rund um die Welt, auf standardisierte Texte und Fragen zuzugreifen. Auch das Versionsmanagement für Ausschreibungen hat man erweitert. Abgeschlossene Ausschreibungen werden methodisch archiviert, damit sie sich erneut verwenden und neuen Rahmenbedingungen anpassen lassen.

"Es geht nicht um eine Zentralisierung des Einkaufs, sondern des Wissens", so Jüchtern über das Entwicklungsziel im E-Procurement. Die Standardisierung des Beschaffungsverfahrens erzeuge eine Checkliste, mit der auch weniger erfahrene Einkäufer automatisch alles Wichtige berücksichtigen würden. Er sieht deshalb die digitalen Beschaffungshilfen nicht nur als Mittel zur Beschleunigung der Ausschreibungsverfahren, sondern auch als "Hilfsmittel bei Fluktuation. Wenn Mitarbeiter nicht mehr im Haus sind, ist es oft schwer nachzuvollziehen, wer vor fünf Jahren was wie beschafft hat und wieso damals ein bestimmter Lieferant gewählt wurde."

Natürlich sind nicht alle Lieferanten begeistert von der neuen Transparenz. "Es ist zu erwarten, dass nicht jeder mitmachen wird", räumt Jüchtern ein. "Aber viele erkennen, dass eine strukturierte Ausschreibung es auch für sie leichter macht zu erkennen, was der Kunde will."