Projektmanagement


Chaotisches Projektmanagement

Negatives Multitasking richtet großen Schaden an

Uwe Techt hat eine Dirigentenausbildung absolviert, Betriebswirtschaftslehre studiert und mehrere Unternehmen gegründet und geleitet. Er hat in der Deutschen Gesellschaft für Projektmanagement e.V. (GPM) den „Deutschen Projektmanagement Award“ initiiert, das Model für „Project Excellence“ entwickelt und gehört der Jury für den „Deutschen Project Excellence Award“ an. Uwe Techt ist bekannt als Redner, als Autor von Büchern und Fachartikeln zu Durchbruchsinnovationen, Critical Chain Projektmanagement und zur Theory of Constraints sowie als Top-Management Coach und strategischer Denker für grundlegende Veränderungsinitiativen.
Schlechtes Projektmanagement kann teuer werden: 25 Prozent weniger Umsatz, 20 Prozent weniger Leistungsfähigkeit – die Auswirkungen negativen Multitaskings auf die Beschäftigten, Projekte und Unternehmen sind enorm und fatal.
  • 75 Prozent der Projekte starten unzureichend vorbereitet und verursachen Mehraufwand.
  • Die Mehrzahl der Beschäftigten glaubt, dass 30 Prozent der Projektlaufzeit eingespart werden könnten.
  • Negatives Multitasking führt bei Mitarbeitern zu gesundheitlichen Problemen.

Es gehört heute mehr oder weniger zum Tagesgeschäft, dass Berufstätige ständig zwischen mehreren Projekten und Aufgaben hin- und herwechseln. Nur selten kann eine Aufgabe ohne Unterbrechungen zu Ende geführt werden. Kein Wunder also, dass Multitasking und seine Auswirkungen stark in der Diskussion stehen und Fragen aufwerfen:

• Wie schädlich ist Multitasking tatsächlich?

• Nehmen Mitarbeiter und Führungskräfte Multitasking als belastend wahr?

• Wie produktivitätsschädigend ist Multitasking für Unternehmen?

• Was lässt sich verbessern?

Die Arbeit an mehreren Projekten gleichzeitig gehört heute zum Berufsalltag- Studien zeigen aber, dass weniger für viele Unternehmen mehr wäre.
Die Arbeit an mehreren Projekten gleichzeitig gehört heute zum Berufsalltag- Studien zeigen aber, dass weniger für viele Unternehmen mehr wäre.
Foto: Elnur - shutterstock.com

Projekte leiden unter Missmanagement

Im Rahmen der Studie "Multitasking im ProjektmanagementProjektmanagement - Status quo und Potenziale" wurden knapp 500 Teilnehmer aus 20 Branchen in Sachen Multitasking befragt. Verantwortlich für die Erhebung waren Vistem, ein Unternehmen für Strategie-, Prozess- und Projektberatung, sowie Ayelt Komus, Professor für Organisation und Wirtschaftsinformatik an der Hochschule Koblenz. Alles zu Projektmanagement auf CIO.de

An der Studie nahmen zu rund 50 Prozent Betriebe mit bis zu 500 Mitarbeitern teil, die andere Hälfte stellten Unternehmen mit 1000 bis 10.000 Beschäftigen. Auskunft, wie sie selbst Multitasking erleben und wie im Unternehmen damit umgegangen wird, gaben Unternehmer, Geschäftsführer, Projektleiter, Verantwortliche für das Project Management Office (PMO), Portfoliomanager sowie Leiter Produktmanagement und Forschung & Entwicklung.

Die Ergebnisse sind ebenso aussagekräftig wie erschreckend:

• In Unternehmen gehen nachweislich 25 Prozent des Umsatzes verloren,

• verpuffen 20 Prozent der Kapazitäten,

• schätzen 25 Prozent der Teilnehmer den Unternehmenserfolg geringer ein und

• sehen ein Potenzial zur Verbesserung des Projektdurchlaufs von über 25 Prozent,

• meinen fast 70 Prozent der Befragten, dass mindestens 30 Prozent der Projektlaufzeit eingespart werden können,

• arbeiten nur zwei Prozent der Interviewten nicht parallel an mehreren Aufgaben,

• können nur zehn Prozent der Teilnehmer Aufgaben ohne Unterbrechungen fertigstellen,

• gibt es in fast 80 Prozent der Unternehmen eine erhebliche Zahl von Spezialisten, die nicht vertreten werden können,

• kämpfen rund 70 Prozent der Gruppenleiter mit ständig wechselnden Prioritäten,

• muss in knapp 70 Prozent der Fälle auf Managementunterstützung gewartet werden und verzögern sich Projekte,

• starten mehr als 75 Prozent der Vorhaben unzureichend vorbereitet und verursachen somit Mehraufwand,

• sind bei fast 60 Prozent der Befragten im Projektplan nur gefühlte Puffer enthalten und

• führen bei 80 Prozent der Teilnehmer ständige Änderungen der operativen Prioritäten zu häufigen Unterbrechungen.

Gesundheitliche und betriebswirtschaftliche Schäden

Es ist keine wirklich neue Erkenntnis, dass negatives Multitasking die Hauptursache für Probleme in der Multiprojektsteuerung in Unternehmen ist. Überraschend für alle Beteiligten sowie die Macher der Studie ist jedoch das Ausmaß des Schadens für die Betriebe und Beschäftigten. Ganz zu schweigen von den langfristigen Auswirkungen auf die Gesundheit der Mitarbeiter sowie betriebswirtschaftlich für die Unternehmen. Auch wenn sich diese Faktoren derzeit nicht völlig abschätzen lassen, zeigt die Beschäftigung mit dem Thema eines ganz deutlich: Es gibt Wege aus der negativen Multitasking-Spirale. Unternehmen, die sie gehen, sind von der Thematik weitaus weniger betroffen.

Verbesserungspotenziale nutzen

Wer aus den Ergebnissen der Studie die richtigen Schlüsse zieht, kann viel verbessern. Wenn zum Beispiel Projekte fließen, können mehr Vorhaben in kürzerer Zeit bei gleichen Ressourcen betrieben werden. Wo bisher besonders viel Multitasking betrieben wird, lässt sich auch am meisten sparen. Übermäßiges Multitasking und Einsparpotenziale bedingen sich also. Dabei spielen laut Studie agile Methoden sowie eine entsprechende Projektmanagement-Methodenkompetenz eine wichtige Rolle.

Links zum Artikel

Kommentare zum Artikel

Wolfram Müller

... nur kurz - seit ein paar Wochen gibt es auch einen passenden online Sofort- und Schnelltest zur Studie. Nur die Fragen zur Ermittlung des neg. Multitaskingstatus (7 Stück) und gleich mit Benchmark. Wer will bekommt auch eine individuelle Auswertung als pdf.

http://vistem.eu/beratung/mult...

mit dem Schnelltest wächst natürlich auch die Studie und es entsteht ein Langzeitbild. Schon nach wenigen Tagen haben über 100 am Schnelltest teilgenommen :-)

Wolfram Müller (einer der Initiatoren der Studie)

comments powered by Disqus