Strategien


Chef, Telefon und E-Mails stören

5 Tipps fürs Abarbeiten der To-Do-Liste

Andrea König lebt als freie Journalistin in Hamburg. Arbeiten von ihr wurden unter anderem in der Süddeutschen Zeitung und im Focus veröffentlicht, seit 2008 schreibt sie auch für CIO.de. Die Schwerpunkte Ihrer Arbeit für die CIO-Redaktion sind Themen rund um Karriere, soziale Netzwerke, die Zukunft der Arbeit und Buchtipps für Manager.
Insgesamt 89 Prozent der Angestellten schaffen es nicht, täglich ihe To-Do-Liste abzuarbeiten. Ratschläge für ein effizienteres Erledigen der Aufgaben.
Nur elf Prozent der Angestellten haben am Ende des Arbeitstages alle Punkte auf ihrer To-Do-Liste abgearbeitet.
Nur elf Prozent der Angestellten haben am Ende des Arbeitstages alle Punkte auf ihrer To-Do-Liste abgearbeitet.
Foto: pinkomelet - shutterstock.com

Das Online-Karrierenetzwerk Linkedin hat mehr als 6500 Arbeitnehmer gefragt, ob sie mit To-Do-Listen arbeiten und wie erfolgreich sie beim Erledigen von Aufgaben sind. Insgesamt 63 Prozent der Umfrageteilnehmer führen häufig eine To-Do-Liste. Bei den Männern sind es 60 Prozent, bei den Frauen 71 Prozent. Die Hälfte der To-Do-Listen wird auch heute noch per Hand geschrieben, 45 Prozent elektronisch. Die übrigen fünf Prozent behalten ihre Aufgabenlisten im Kopf oder führen sie zum Beispiel auf Whiteboards.

Nur elf Prozent der Befragten erledigen alle Aufgaben, die sie sich an einem Tag vorgenommen haben. Damit schaffen dies 89 Prozent der Angestellten nicht. Die häufigsten Gründe für eine nicht abgearbeitete To-Do-Liste sind nach Meinung der Befragten unvorhergesehene Aufgaben und Unterbrechungen durch Anrufe, E-Mails, den Chef und Meetings.

Natürlich kann man nicht einfach sein Telefon ausstecken und die Internetverbindung kappen, um den ganzen Tag über ungestört arbeiten zu können. "Doch Sie können effizienter werden und so ihre Aufgaben geregelt bekommen", sagt Nicole Williams von Linkedin. Unserer amerikanischen Schwesterpublikation CIO.com nennt sie fünf Tipps, wie sich effizienter mit einer To-Do-Liste arbeiten lässt.

Zeitfresser identifizieren

1. Unproduktive Zeit aufdecken: Wollen Menschen ihren Arbeitstag effektiver gestalten, bittet Williams sie darum, eine Woche lang aufzuschreiben, wie viel Zeit sie mit welchen Aufgaben verbringen. Meist kommt dann schnell zum Vorschein, dass man sich unverhältnismäßig lange mit Zeitfressern beschäftigt, die nur wenig zu den Kernaufgaben beitragen.

2. Lieber mehr Dinge auf die To-Do-Liste setzen: Nicole Williams von Linkedin findet, man sollte auch Routine-Aufgaben mit auf die To-Do-Liste schreiben. Hakt man sie dann ab, verschafft man sich ein weiteres Erfolgserlebnis. 26 Prozent der Befragten geben in der Linkedin-Umfrage an, dass sie sich leicht ablenken lassen. Enthält die To-Do-Liste auch Standard-Aufgaben wie zum Beispiel das tägliche Lesen von Branchennachrichten, bleibt man auf seine Aufgaben fokussiert und lässt sie auch dann nicht außer Acht, wenn man an einem Tag durch viele andere Dinge abgelenkt wird.

Priorisieren und große Aufgaben klein schneiden

3. Große Aufgaben in kleine Schritte aufbrechen: Ein häufiger Fehler beim Schreiben von To-Do-Listen ist es, sehr große Aufgaben auf die Liste zu setzen. Wer das tut, kann Aufgaben nur selten als erledigt abhaken. Besser wäre es, größere Aufträge in Teilaufgaben aufzuteilen, empfiehlt Williams. So behält man auch einen besseren Überblick darüber, wie weit man mit der Gesamtaufgabe ist.

4. Hartnäckige Punkte abarbeiten: Jeder hat sicherlich Punkte auf der To-Do-Liste, die er Tag für Tag mit sich mitschleppt, ohne sie abzuarbeiten. Williams empfiehlt, sich diese Aufgaben einmal ganz genau anzusehen und in drei Kategorien aufzuteilen: in schwierige Aufgaben, unwichtige Aufgaben und Aufgaben, die man nicht erledigen möchte. Um die schwierigen Aufgaben abzuarbeiten, könnte man zum Beispiel Kollegen um Rat bitten und bei der Lösung zusammenarbeiten. Auch die unwichtigen Aufgaben sollte man mit einem Mitarbeiter durchsprechen. Hält auch die zweite Meinung die Aufgaben für verzichtbar, streicht man sie. Schließlich geht man die Aufgaben durch, die man nicht erledigen möchte und delegiert, was sich davon delegieren lässt.

5. Prioritäten ändern: Passiert etwas Unvorhergesehenes, sollte man die To-Do-Liste nicht sofort links liegen lassen. Williams empfiehlt, sich die Liste dann zur Hand zu nehmen und zu prüfen, an welcher Stelle sich die neue Aufgabe integrieren lässt. Weil To-Do-Listen nicht zuletzt für Erfolgserlebnisse sorgen sollen, rät sie dazu, am Ende eines Arbeitstages auch erledigte Punkte hinzuzufügen, die bisher noch nicht auf der Liste standen. Das verdeutlicht einem, wie viel man während des Arbeitstages geschafft hat.