1 % Regelung, Fahrtenbuch, Privatnutzung

Firmenwagen FAQ - was Sie wissen müssen

Alexandra Mesmer war bis Juli 2021 Redakteurin der Computerwoche, danach wechselte sie zu dem IT-Dienstleister MaibornWolff, wo sie derzeit als Head of Communications arbeitet.
Wolfgang Herrmann ist Editorial Manager CIO Magazin bei IDG Business Media. Zuvor war er unter anderem Deputy Editorial Director der IDG-Publikationen COMPUTERWOCHE und CIO und Chefredakteur der Schwesterpublikation TecChannel.
Sie bekommen einen Firmenwagen und wissen nicht, ob er sich für Sie auszahlt? Das müssen Sie wissen über die 1-Prozent-Regelung, E-Autos, Fahrtenbuch und Privatnutzung.
Wann zahlt sich ein Firmenwagen wie zum Beispiel der BMW 5er aus? Wir geben Antworten.
Wann zahlt sich ein Firmenwagen wie zum Beispiel der BMW 5er aus? Wir geben Antworten.
Foto: Rene Schmöl

Dennis Meurer berät Unternehmen in Sachen Vergütungssysteme. Der Firmenwagen ist für viele immer noch ein wichtiges Thema, beobachtet der Geschäftsführer von Investwerk, auch wenn ihm junge Leute nicht mehr den Status vergangener Tage beimessen. Im Gespräch mit CIO.de verrät der Experte, wann ein Firmenwagen ein gutes Geschäft ist.

Firmenwagenrechner: Überblick und was sie sparen können

Wann zahlt sich ein Firmenwagen aus? "Ein Firmenwagen wird dann unrentabel, wenn erstens der Wagen relativ teuer ist, zweitens der Weg zur Arbeit relativ lang ist und wenn man drittens ein Fahrtenbuch führen muss, in dem viele Privatfahrten vorkommen", erläutert Meurer. Das gelte für Arbeitnehmer wie Arbeitgeber. Denn Letzterer müsse ja in der Regel für alle Kosten des PKWs aufkommen, also neben dem Benzin auch für die Wartung, Steuer und Reparaturen.

Dennis Meurer, Investwerk: "Ein Firmenwagen wird dann unrentabel, wenn erstens der Wagen relativ teuer ist, zweitens der Weg zur Arbeit relativ lang ist und wenn man drittens ein Fahrtenbuch führen muss, in dem viele Privatfahrten vorkommen."
Dennis Meurer, Investwerk: "Ein Firmenwagen wird dann unrentabel, wenn erstens der Wagen relativ teuer ist, zweitens der Weg zur Arbeit relativ lang ist und wenn man drittens ein Fahrtenbuch führen muss, in dem viele Privatfahrten vorkommen."
Foto: Investwerk

Wir zeigen in einem Beispiel, wann sich ein Firmenwagen für den Arbeitnehmer sehr gut rechnet: Bei einem Neupreis des Autos von beispielsweise 30.000 Euro und einem Weg von 30 Kilometern zur Arbeit hat der Arbeitnehmer nur eine Nettobelastung von etwa 315 Euro im Monat.

"Der Arbeitgeber muss aber neben den leicht höheren Gesamtkosten des Gehalts auch noch die Kosten des PKWs mitrechnen", gibt Meurer zu bedenken. "Als Daumenregel kann man sagen, dass sich Firmenwägen unter 40.000 Euro zusammen mit einem recht kurzen Weg zur Arbeit für den Arbeitnehmer gut rechnen. Darüber wird es schon ein wenig Luxus, weil die monatliche Belastung dann oft 700 Euro Netto und mehr sein kann."

1-Prozent-Regelung, geldwerter Vorteil und Privatnutzung

Einigen Mitarbeitern wird ein Firmenwagen zur Verfügung gestellt, den sie auch privat nutzen. Da die Nutzung des DienstwagensDienstwagens einen geldwerten Vorteil mit sich bringt, muss nach dem deutschen Steuerrecht eine Firmenwagen-Versteuerung erfolgen. "Hierbei gilt: Nur der privat genutzte Anteil des Dienstwagens wird versteuert", erklärt Meurer. Wie hoch die Besteuerung ausfällt, kann nach der Pauschalierungsmethode über die 1-Prozent-Regelung oder nach der Nachweismethode (Fahrtenbuch) errechnet werden. Alles zu Dienstwagen auf CIO.de

  • Pauschalierungsmethode: Die Nutzung eines Firmenwagens für private Zwecke wird mit einem Pauschalansatz nach der 1-Prozent-Regelung nach § 8 Abs. 2 EStG kalkuliert, außerdem werden noch 0,03 Prozent des Bruttolistenpreises pro Kilometer für die einfache Strecke zwischen Wohnung und Arbeitsstätte angerechnet. Die private Nutzung eines Firmenwagens durch einen Arbeitnehmer ist als geldwerter Vorteil zu versteuern. "Mit der 1-Prozent-Regelung werden die gesamten Kosten wie Wertverlust, Zinsen, Steuern, Versicherung, Wartungen und Reparaturen des Firmenwagens abgegolten. Der Betroffene sollte darauf achten, dass der Arbeitgeber alle Fahrzeugkosten übernimmt", rät Vergütungsprofi Meurer.

  • Nachweismethode: Als Alternative ist die Nachweismethode möglich. Die Anwendung des Fahrtenbuchs spielt dabei die zentrale Rolle. "Für Arbeitnehmer, die den Firmenwagen kaum privat nutzen, kann diese Option preiswerter sein als die Dienstwagen-Besteuerung nach Pauschalierungsmethode", betont Meurer.

Fahrtenbuch als Excel-Vorlage zum Download und notwendige Angaben

Im Fahrtenbuch soll jede Fahrt mit Begründung, Kilometerstand, Reiseziel sowie Datum protokolliert werden. Dazu Meurer: "Es muss sich um ein festes Buch mit einer kontinuierlichen Dokumentation handeln. Fehlende Informationen oder Seiten können zum Verlust des Steuervorteils führen." Mitarbeiter im Außendienst sollten ein Fahrtenbuch verwalten, um so den tatsächlichen Anteil der privaten Nutzung des Firmenwagens nachweisen zu können. "Dies ist allerdings in der Praxis oft viel zu kompliziert und den Firmen zu gefährlich, dass hier ein Missbrauch entsteht", so der Experte. "Deshalb ist die 1-Prozent-Methode in der Regel der Standard."

Wir bieten Ihnen hier ein Fahrtenbuch als Excel-Vorlage zum Download.

Firmenwagen: Das gilt für die Besteuerung von E-Autos

Seit Anfang 2020 dient bei der Besteuerung von reinen Elektrodienstwagen grundsätzlich nur noch ein Viertel des Bruttolistenpreises als Basis. "Im allgemeinen Sprachgebrauch ist daher oft von der so genannten '0,25-Prozent-Regelung' die Rede", erläutert Meurer. "Genau genommen wird aber eigentlich nicht der Prozentsatz geviertelt, sondern tatsächlich das übliche 1 Prozent statt auf den kompletten Bruttolistenpreis nur noch auf 25 Prozent davon angewendet."

Bei privat genutzten Elektroautos, deren Bruttolistenpreis über 60.000 Euro liegt, und allen Hybridfahrzeugen haben Arbeitnehmer gegenüber Verbrennern immer noch einen Steuervorteil: Hier gilt die "0,5-Prozent-Regelung" - das heißt, die übliche Bemessungsgrundlage zur Versteuerung des geldwerten Vorteils wird halbiert.

Allerdings gibt es eine Einschränkung, so Meurer: "Bei Hybridfahrzeugen tritt die Regelung nur dann in Kraft, wenn Sie damit eine Mindestanzahl an Kilometern rein elektrisch zurücklegen können oder das Fahrzeug eine Kohlendioxidemission von höchstens 50 Gramm je gefahrenen Kilometer hat. Derzeit sind 60 Mindestkilometer vorgeschrieben - diese Vorgaben werden sich allerdings sukzessive erhöhen und Hybridfahrzeuge damit nicht mehr so lukrativ machen. Dazu gibt es eine zehnjährige Befreiung von der KFZ-Steuer für reine Elektroautos."

Gehaltsumwandlung Firmenwagen

"Einige Arbeitgeber bieten insbesondere ihren außertariflichen Mitarbeitern die Möglichkeit, einen (geleasten) Pkw zur dienstlichen und privaten Nutzung aus dem Arbeitsentgelt zu unterhalten", beschreibt Meurer die so genannte Entgeltumwandlung. Nachdem der Arbeitnehmer das Fahrzeug ausgewählt hat, schließt der Arbeitgeber mit einer Leasing-Gesellschaft einen Leasingvertrag (Finanz-Leasingrate einschließlich Full-Service). Anschließend trifft der Arbeitgeber mit dem Arbeitnehmer eine Vereinbarung über eine Umwandlung des Arbeitsentgelts und über die Regelungen bezüglich der Fahrzeugnutzung.

Eine Beispielrechnung für einen Firmenwagen.
Eine Beispielrechnung für einen Firmenwagen.
Foto: Investwerk / Mercedes-Benz

Dabei setzt sich der umzuwandelnde Betrag aus der Full-Service-Leasingrate und der Rate für sonstige laufende Kosten (Benzin, Versicherungen, Steuer usw.) zusammen; die Addition beider Werte ergibt den Gesamtumwandlungsbetrag. Gleichzeitig wird der vom Arbeitnehmer zu versteuernde geldwerte Vorteil für die private Nutzung des Pkw durch Anwendung der 1-Prozent-Regelung und für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte ermittelt. "Dabei gilt es zu beachten, dass durch die Entgeltumwandlung auch der Rentenanspruch um diese Gesamtrate sinkt", gibt Meurer zu bedenken. "Deshalb macht diese Variante nur für Arbeitnehmer Sinn, deren Einkommen über der Beitragsbemessungsgrenze liegt."

Was beim Neuwagen zu beachten ist

Wie schon eingangs erwähnt, gilt an dieser Stelle: Je höher der Preis des Neuwagens und je länger der Weg zur Arbeit, desto teurer wird der Firmenwagen für den Mitarbeiter. Da der Mitarbeiter ein Prozent des Bruttolistenpreises des Neuwagens als geldwerten Vorteil versteuern muss, entspricht das bei einem Neuwagen mit einem Preis von 60.000 Euro 600 Euro, die versteuert werden müssen.

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