Interessant auch für andere Branchen ist die vollständige CRM-Integration in das Outlook-Mailsystem. Zum Vergleich: Früher lagerte das Wissen über Kunden in E-Mail- und Kalendersystemen, eigenentwickelten Datenbanken, lokalen Laufwerken sowie Netzwerklaufwerken oder in den Köpfen der Mitarbeiter. Die Folge waren Redundanzen in der Datenhaltung, Informationsverluste und zeitraubende manuelle Abstimmungsprozesse zwischen den Vertriebsmitarbeitern.

Outlook und CRM friedlich vereint

Die Integration in Microsoft Outlook sorgt für eine hohe Akzeptanz bei den Endanwendern, denn diese arbeiten nun auf einer vertrauten und einfach zu bedienenden Benutzeroberfläche. Dabei lassen sich E-Mails, Termine und Aufgaben unter Outlook recht komfortabel per Knopfdruck in das CRM-System übertragen.

Speziell für den Vertriebsaußendienst konnte Nordmann so einen durchgängigen CRM-Prozess aufbauen und zugleich ein effizientes Offline-Szenario für das Besuchsberichtswesen realisieren. "Die integrierte CRM-Software bot die hierfür erforderlichen Funktionen schon im Standard. Auf diese Weise erhöhen wir die Prozess-Sicherheit, denn zeitaufwändige und fehleranfällige Datenübertragungen von Hand gehören nun der Vergangenheit an", merkt Susanne Steffen hierzu an.

Berichte offline über Outlook-Client mit Notebook erfassen

Außendienstmitarbeiter können ihre Besuchsberichte jetzt von unterwegs auch offline über einen Outlook-Client in ihrem Notebook erfassen, speichern, bearbeiten und um zusätzliche Informationen ergänzen.

Sobald der Außendienstmitarbeiter wieder eine Online-Verbindung hat, werden die im Notebook hinterlegten Informationen automatisch an die CRM-Anwendung übermittelt und die Daten zwischen dem Outlook-Client und der CRM-Lösung synchronisiert. Dadurch haben auch die Verkaufsmitarbeiter im Innendienst sowie die Vertriebsleitung eine jederzeit klare Sicht auf die CRM-Aktivitäten des Außendienstes.