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Digitale Personalakte

EBM-Papst digitalisiert HR-Prozesse

Bernd Reder ist freier Journalist und Autor mit den Schwerpunkten Technologien, Netzwerke und IT in München.
Die EBM-Papst-Gruppe hat die Personalakten von 5.000 Beschäftigten digitalisiert. Das Resultat: eine Zeitersparnis von zu bis 90 Prozent.
Zum Portfolio von EBM-Papst gehören kompakte Hochleistungslüfter wie der Axiforce 40 für industrielle Schaltschränke, Server und Netzwerksysteme.
Zum Portfolio von EBM-Papst gehören kompakte Hochleistungslüfter wie der Axiforce 40 für industrielle Schaltschränke, Server und Netzwerksysteme.
Foto: EBM-Papst

Rund 20.000 Produkte aus den Bereichen Luft-, Klima- und Antriebstechnik zählen zum Portfolio von EBM-Papst. Das Unternehmen mit Hauptsitz in Mulfingen nahe Heilbronn beschäftigt etwa 5.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, davon 1.000 in einer eigenständigen Tochtergesellschaft in Landshut.

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Deren Personalakten standen der Human-Resources-Abteilung bis 2022 nur in Papierform zur Verfügung. Die Folge: weniger effiziente Prozesse, ein größerer Zeitaufwand und höhere Kosten. Daher entschloss sich das Unternehmen, die Personaldokumente der Mitarbeitenden in digitalen Personalakten zusammenzufassen.

Nutzerfreundlich und intuitiv

Von fünf Anbietern, die zur Wahl standen, machte Centric mit der cloudbasierten Personalakte Centric Employee File das Rennen. "Bei dem Produkt gefielen uns die grafische Ausgestaltung und die Usability im Vergleich mit anderen Aktenlösungen klar am besten. Die Handhabung ist modern, intuitiv und dadurch ganz anders als die klassische SAP-Oberfläche mit ihren vielen Knöpfchen", sagt Andreas Hosch, Director Payroll & Administration Air Technology Europe bei EBM-Papst Mulfingen.

Centric Employee File verfügt über eine aktuelle Benutzeroberfläche und ermöglicht den Zugriff auf digitale Personalakten von unterschiedlichen Endgeräten und Standorten aus.
Centric Employee File verfügt über eine aktuelle Benutzeroberfläche und ermöglicht den Zugriff auf digitale Personalakten von unterschiedlichen Endgeräten und Standorten aus.
Foto: Centric

Für Centric sprach zudem, dass das Unternehmen ergänzende Anwendungen anbietet. So können etwa Abrechnungs- und Stammdaten für SAP HCM geprüft sowie die Abrechnungen digital versandt werden.

Auch Daten aus "Non-SAP-Systemen" integriert

Eine Herausforderung war, dass das neue System in der Lage sein musste, sowohl Daten von SAP HCM als auch von Sopra HR von Sopra Steria zu verarbeiten. Dieses System kommt bei EBM-Papst Landshut zum Einsatz, wird jedoch in Kürze durch SAP ersetzt. Centric übernahm die Daten von Sopra HR über eine eigens geschaffene Schnittstelle in Employee File.

Ein externer Dienstleister digitalisierte und indexierte die Daten der 5.000 Beschäftigen. Die Struktur der digitalen Personalakte hatten Teams von EBM-Papst festgelegt. Nun haben die 30 Fachleute der HR-Abteilungen in Mulfingen und Landshut von SAP HCM und Sopra HR aus Zugang zu den Dokumenten.

Kostenersparnis bis zu 90 Prozent

Die digitale Personalakte hat bei zentralen Personalprozessen zu einer Zeitersparnis von bis zu 90 Prozent geführt. Hinzu kommen eine höhere Transparenz sowie eine optimierte Datensicherheit durch das Recovery- und Backup-Konzept im SAP-Rechenzentrum.

In der IP-Prüfkammer des neuen Erprobungszentrums unterzieht EBM-Papst die Elektronik und Ventilatoren von Lüftungssystemen Schutzart-Tests gemäß IP-Code gegen das Eindringen von Feuchtigkeit.
In der IP-Prüfkammer des neuen Erprobungszentrums unterzieht EBM-Papst die Elektronik und Ventilatoren von Lüftungssystemen Schutzart-Tests gemäß IP-Code gegen das Eindringen von Feuchtigkeit.
Foto: EBM-Papst

Die DigitalisierungDigitalisierung ermöglicht EBM-Papst außerdem den standortunabhängigen Zugriff auf Personaldokumente - ein wichtiger Punkt in Zeiten des mobilen Arbeitens. "Unser Ziel war es, Personalprozesse zu digitalisieren und zu verschlanken, und dies ist uns mit der neuen Lösung vollständig gelungen", unterstreicht Andreas Hosch. Alles zu Digitalisierung auf CIO.de

EBM-Papst Gruppe | Digitale Personalakte
Branche: IndustrieIndustrie
Use Case: Digitalisierung und KonsolidierungKonsolidierung von Personalunterlagen
Lösung: Centric Employee File
Partner: Centric Alles zu Konsolidierung auf CIO.de Top-Firmen der Branche Industrie

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