"Im Endeffekt ging es darum, eine Lösung einzuführen, die uns jederzeit die volle Kontrolle über den aktuellen Status der Dokumente ermöglicht und dabei hilft, die Flut der Verfahrensanweisungen zu bändigen", erklärt Brigitte Haas, Qualitätsmanagement-Beauftragte in der Abteilung Klinische Chemie am Universitätsklinikum Freiburg. "Für unsere Arbeit ist es besonders wichtig, im System genau nachvollziehen zu können, wer welche Dokumente wann bearbeitet, gelesen, geprüft und freigegeben hat. Mit der früheren Vorgehensweise war das nur mit sehr hohem Arbeitsaufwand möglich und allein die Verwaltung der Dokumente benötigte einfach unnötig viel Zeit."

Eine ursprünglich angedachte Software-Eigenentwicklung wurde aufgrund der geforderten Komplexität verworfen.

Neue Software roXtra: Papier wird weniger

Die Uniklinik entschied sich nach Abwägung aller Faktoren für den Einsatz des Systems roXtra des Uhinger Software-Anbieters Rossmanith, das als Gesamtpaket überzeugte. Die Software ist als Dokumentations-System speziell für den Einsatz im Qualitäts-Management ausgelegt und unterstützt alle gängigen Qualitäts-, Umwelt- und Arbeitsschutznormen. Das war vorteilhaft für das Universitätsklinikum, da die komplette Klinik einerseits nach dem Krankenhaus-Zertifizierungsverfahren KTQ ("Kooperation für Transparenz und Qualität im Krankenhaus") zertifiziert ist, die Abteilung für Klinische Chemie aber andererseits zusätzlich auch nach DIN ISO 9001:2000.

Im Herbst 2006 begann die Einführung der neuen Software. Eine Schulung der Personals erfolgte intern durch Key-User, die direkt durch den Hersteller mit der Software vertraut gemacht wurden. Mitarbeiter, die nur einen Lesezugriff haben erhielten dann jeweils zwei kurze Einführungen à 30 Minuten; Mitarbeiter, die Dokumente auch erstellen und bearbeiten sollten, wurden in kleinen Gruppen geschult. Zusätzlich wurden für beide Gruppen Kurzanleitungen zum späteren Nachschlagen erstellt. Bei Bedarf konnte außerdem individuelle Hilfestellung durch IT-Verantwortliche oder die Mitarbeiter im Qualitäts-Management geleistet werden.

Die bisher verwendeten Dokumente wurden nicht 1:1 importiert, sondern bei dieser Gelegenheit gleich überarbeitet und als neue 1.0-Versionen in roXtra integriert. Damit sollte von vornherein ein geordneter Aufbau ohne Vermischung von verschiedenen Dokumenten-Versionen entstehen. Außerdem konnten die Dokumente durch Sonderanpassungen noch zusätzlich optimiert werden. Inzwischen ist die Integration der Dokumente zu etwa zwei Dritteln abgeschlossen. Der Rest wird derzeit noch klassisch auf Papier ausgedruckt, nach und nach aber ebenfalls umgestellt. "Unsere Papierstapel werden von Woche zu Woche immer kleiner", sagt Haas. "Ausgedruckt werden nur noch Dokumente, die für den täglichen Ablauf tatsächlich unbedingt auf Papier benötigt werden."