Projektmanagement
Projekte und Ressourcen richtig steuern
Mario Neumann hat langjährig in einem weltweiten IT-Konzern als Experte für Projektmanagement gearbeitet. Seit mehr als 15 Jahren verhilft er Projektleitern zu der Fähigkeit, alle Phasen ihrer Projekte erfolgreich zu meistern. Als Autor hat er neben „Abenteuer Führung“ mit „Projekt-Safari. Das Handbuch für souveränes Projektmanagement“ ein Standardwerk zum Projektmanagement geschrieben.
Wie gesagt, waren es vor einigen Jahren noch große IT-Vorhaben, die Probleme bereiteten, so ist es heute die schwer zu überblickende Anzahl kleiner und mittlerer Projekte, die IT-Abteilungen und Unternehmen vor neue Herausforderungen stellen. Sie überhaupt für die richtigen Projekte zu entscheiden sowie die Vielzahl der Maßnahmen zu überwachen und zu steuern, ist für den Unternehmenserfolg zu einer wichtigen Managementkompetenz geworden.
Voraussetzungen für gutes Projektmanagement schaffen
Heterogene und komplexe Projektlandschaften sind deshalb nur steuerbar, wenn in jedem einzelnen Projekt, das heißt auch im kleinsten, ein standardisiertes Projektmanagement etabliert ist. Nur wenn alle Projektleiter ihre Vorhaben ordentlich planen und steuern, kann ein projektübergreifendes Portfolio-Management überhaupt funktionieren.
Organisatorische Rahmenbedingungen etablieren
Eine besondere Herausforderung ist in diesem Zusammenhang die Auflösung des Konflikts zwischen dem Tagesgeschäft und der Projektarbeit. Hier herrscht in vielen IT-Abteilungen häufig ein Kampf um Prioritäten und Ressourcen. Ein Projektsteuerkreis, in dem die wesentlichen Linienverantwortlichen vertreten sind, kann die beiden Welten vereinen. Dort wird über die Einsteuerung neuer und die Priorisierung bereits angeschobener Projekte entschieden, ohne dabei den laufenden Betrieb zu gefährden.
Dazu muss sich der Steuerkreis zunächst einmal einen Überblick über alle aktuellen Projekte verschaffen. Dafür wird eine Portfolio-Darstellung gewählt, der alle wesentlichen Kennzahlen zu entnehmen sind, die für die Steuerung wichtig sind. Mitunter empfiehlt es sich, interne und externe Projekte getrennt zu managen und beispielsweise eine Unterteilung in Produktentwicklungsprojekte, Vertriebs-/Kundenprojekte und Unternehmensprojekte vorzunehmen.
Ein standardisiertes Status-Reporting festlegen
Grundvoraussetzung für eine aktive Steuerung des Projektportfolios ist ein standardisiertes Status-Reporting in einem definierten Rhythmus und Format. Einmal im Monat melden die Projektleiter in einem kurzen Bericht ihren aktuellen Status. Darin enthalten: Kennzahlen zu Zielerreichung, Terminsituation, Budgeteinhaltung und Ressourcenbedarf. Außerdem werden Probleme offengelegt und Maßnahmen zur Lösung beschrieben.