Dokumentenmanagement und Ordner

Sind Ordner in SharePoint schlecht?

Thomas Maier ist als Berater und Trainer zum Thema Collaboration und SharePoint tätig. "Dabei fühlt es sich für mich so an, als ob die User in einer riesigen Villa, einer SharePoint Villa leben würden. Doch leider bewohnen viele Anwender nur eine geringe Fläche in ihrer Villa, der Rest bleibt ungenutzt", so der Autor. Das Ziel des Experten ist es, dass Anwender ihren SharePoint besser ausnutzen und dass sie die bezahlten Funktionen auch nutzen – bevor sie anbauen.
Beim Thema "Dateien ablegen in SharePoint" kommt man sehr schnell auf das Thema "Ordner" zu sprechen. Meistens steht dann, egal ob in Büchern, in Seminaren oder bei einer Beratung, schnell fest: "Ordner sind schlecht". Doch warum eigentlich?

Bevor Sie die Frage beantworten können, ob Ordner schlecht sind oder nicht, müssen Sie nach dem Zweck Fragen: Koordinieren Sie derzeit den Aufbau einer zentralen Ablage für Ihre Firma, mit vielen Benutzern und vielen Dokumenten? Für diesen Fall lautet die klare Antwort: Ja, dazu sind Ordner tatsächlich völlig ungeeignet.

Ist Ihr Zweck allerdings nur der Austausch von wenigen Dateien in einer kleinen Gruppe - dann lautet die Empfehlung: Nutzen Sie Ordner! Ordner haben hier mehrere entscheidende Vorteile: Jeder kann mit ihnen umgehen, es bedarf keine Erklärung. Außerdem sind Ordner schnell erstellt - anders als wie Kategorien in einer Website-Spalte. Der größte Vorteil aber: Wenn Sie per Explorer auf Ihren SharePoint zugreifen, oder sich Ihre Bibliothek lokal auf Ihren PC laden, so ist der Ordner das einzige Filterkriterium, welches der Explorer kennt. Alle anderen Informationen, welche Sie in Form von Metadaten angelegt haben, sind nicht verfügbar.

Vor allem die Synchronisationsfunktion, nun auch mit dem "Next Generation Sync Client" welchen MicrosoftMicrosoft Anfang des Jahres ausgeliefert hat, macht SharePoint zur attraktiven Plattform zur CollaborationCollaboration an Dokumenten: Die Dateien sind lokal auf dem Rechner gespeichert und bei der nächsten Netzwerkverbindung wird alles schön miteinander abgeglichen. Man kombiniert damit die Vorteile von SharePoint und der unkomplizierten, schnellen Arbeit an lokalen Dokumenten. Alles zu Collaboration auf CIO.de Alles zu Microsoft auf CIO.de

SharePont-Dokumentenmanagement - aber ohne Ordner bitte

Warum sollte ich für das Dokumentenmanagement auf Ordner in SharePoint verzichten? Sehen wir uns mal eine typische Situation mit verschiedenen Dateien an, die wir verwalten möchten: In diesem Beispiel haben wir einen Mietvertrag, einen Leasingvertrag, einen Kaufvertrag und nochmal einen Mietvertrag. Diese Dokumente sind auch noch den verschiedenen Standorten zuzuordnen, also Ulm, Kempten und soweiter. Zudem geht es um verschiedene Kosten und unterschiedlich zuständige Abteilungen.

Beispiel: Dateien die strukturiert abgelegt werden sollen ins SharePoint übertragen werden.
Beispiel: Dateien die strukturiert abgelegt werden sollen ins SharePoint übertragen werden.
Foto: Thomas Maier, SharePoint-Schwabe.de

Wenn ich Anwender frage, welche Ordnerstruktur für diese Dokumente sie jetzt anlegen würden, dann komme ich höchstwahrscheinlich vier verschiedene Möglichkeiten. Entweder nach der Vertragsart, nach dem Standort, dem Betrag oder der Abteilung. Welche von diesen Strukturen setzt sich in der Regel durch? Meist nicht die Beste, wobei es auch schwierig ist die Beste zu bestimmen, sondern die Struktur desjenigen, der als erstes da ist und die Struktur anlegt. Die anderen schauen dann meist in die Röhre und müssen sich mit der vorhandenen Struktur abfinden.

In SharePoint hätten Sie auch eine andere Möglichkeit. Sie müssen sich nicht auf eine Struktur einigen, das bedeutet Sie könnten mit Meta-Daten arbeiten. Aus jedem Ordner den Sie anlegen könnten, werden somit Spalten. Somit hätte ich dann eine Bibliothek, zum Beispiel mit einer Spalte "Vertragsart", "Standort", "Summe" und "Abteilung". Hier drin speichere ich die ganzen Daten ab und habe hierdurch die Möglichkeit mit diesen Daten zu arbeiten.

Aus Ordnern werden Spalten: Die Metadaten.
Aus Ordnern werden Spalten: Die Metadaten.
Foto: Thomas Maier, SharePoint-Schwabe.de

Das bedeutet wiederum, ich habe meine Dateien in diese Bibliothek aufgenommen und habe nun die Möglichkeit eine Ansicht zu generieren, bei der ich nach Vertragsart, Standort, Summe und Abteilung sortiere. Ich kann hier natürlich gleich filtern, dass die Immobilien-Abteilung nur die Verträge sieht, für die sie zuständig ist. Somit erhält jeder Benutzer die Information so aufbereitet, wie er sie benötigt.

Jeder Benutzer erhält die Information in einer für ihn passenden Ansicht.
Jeder Benutzer erhält die Information in einer für ihn passenden Ansicht.
Foto: Thomas Maier, SharePoint-Schwabe.de

Warum sollten Sie also auf eine monolitische Struktur setzen, wenn Sie auch die Vorteile von allen möglichen Strikturen haben können? Darüber bietet eine solche Struktur den Vorteil: Umso größer die Datenmenge, die Sie zu verwalten haben um so mehr Nutzen wird Ihnen dieses Vorgehen bringen.