Checkliste: Jobsuche mit Headhunter

Karriere-Strategie für Manager



Sabine Thiemann ist Beraterin der Personalberatung Heidrick & Struggles. Sie ist unter anderem auf CIO-Positionen spezialisiert. Sie ist Beraterin im Münchner Büro von Heidrick & Struggles International und Mitglied der globalen Information & Technology Officers Practice sowie der Global Technology & Services Practice.
Versierte Personalberater helfen nicht nur, einen besseren neuen Job zu finden, sie navigieren ihr Klientel auch durch die Höhen und Tiefen von Karrieren. Zum persönlichen Fortkommen gehört es also auch, eine starke Beziehung zu Personalberatern Ihres Vertrauens aufzubauen.
  • Update: Was ein Headhunter auf LinkedIn und Xing lesen will
  • Wie finde ich den richtigen Personalberater?
  • Wie nehme ich Kontakt zu Headhuntern auf?
  • Wie läuft der Prozess ab, wenn ich auf eine konkrete Position angesprochen werde?
  • Do's and don'ts im Umgang mit dem Headhunter
  • Gibt es Empfehlungen explizit für CIOs?
So bereiten Sie sich vor, damit Headhunter auf Sie aufmerksam werden.
So bereiten Sie sich vor, damit Headhunter auf Sie aufmerksam werden.
Foto: Andrii Yalanskyi - shutterstock.com

Personalberatungen oder Headhunter sind immer auf der Suche nach geeigneten Bewerbern. Es kann auch durchaus Sinn machen, sich zur Unterstützung bei der Arbeitsplatzssuche an einen Fachmann zu wenden.

Wie finde ich den richtigen Personalberater?

Wenn Ihr persönliches Netzwerk keinen Kontakt zu einem erfahrenen Personalberater hergibt, hilft Google & Co. Die führenden internationalen Beratungshäuser sind in Deutschland vertreten und werden in zahlreichen Online Rankings zu den umsatzstärksten und wichtigsten Headhunter gekürt. Dies gibt Ihnen den ersten Marktüberblick.

Auch auf der deutschen Website des Branchenverbandes AESC (Association of Executive Search Consultants) befinden sich viele Mitgliedsfirmen, die die Spitzengruppe im weltweiten Executive Search Geschäft repräsentieren. Diese Firmen betreiben die Suche nach Führungskräften auf Basis eines exklusiven Beratungsmandates. Unter diesem Link finden sich die Top-Unternehmen in Deutschland.

Wie nehme ich Kontakt zu Headhuntern auf?

Nur gut, dass man heute kaum mehr einen Lebenslauf per Post zugeschickt bekommt. Diese Zeiten sind endgültig vorbei. Meine Empfehlung ist, treten Sie direkt mit dem gewünschten Beratungshaus in Kontakt. Ein Erstkontakt, telefonisch oder per Email, mit der Executive Search Firma Ihrer Wahl wird professionell und vertraulich behandelt. Das Anliegen im Sinne von "ich möchte mich beruflich verändern und daher gerne mit Ihrem Hause in Kontakt treten" wird meist mit der Bitte entgegnet, den Lebenslauf per Email zuzusenden.

Dieser sollte idealerweise auf Deutsch und Englisch, inklusive einem kurzen Anschreiben, gegebenenfalls mit Details zum Veränderungswunsch und Gehaltsangabe verfasst sein. Nach Eingang der Unterlagen und Einverständnis des Kandidaten, wird der Curriculum Vitae in eine weltweite Datenbank aufgenommen. Jedoch erfolgt meist auch die Weiterleitung an alle zugeordneten Kollegen, um auch aktuelle Mandate berücksichtigen zu können.

Auf den firmeneigenen Homepages finden sich Kurzinformationen zu allen Beratern, wie zum Beispiel die Angabe einer bestimmten Branchenkompetenz oder funktionaler Ausrichtung (Information Technology, Human Resources, Finance, Marketing & Sales etc.). So können Sie den für Sie besten Berater identifizieren.

Meine Empfehlung ist, nicht erst dann mit Personalberatern in Kontakt zu treten, wenn der Wunsch nach beruflicher Veränderung akut wird oder man sich bereits intensiv auf JobsucheJobsuche befindet, sondern bereits zu einem wesentlich früheren Zeitpunkt. Die Executive Search Firmen müssen sich wie ihre Kunden in der Rekrutierung dem "War for Talent" stellen, und sind daher sehr daran interessiert, frühzeitig zu vielversprechenden Kandidaten Kontakte aufzubauen. Alles zu Jobsuche auf CIO.de

Bei einem sogenannten persönlichen "Courtesy" Austausch geht es mehr um ein allgemeines Kennenlernen, als um die Besprechung einer konkreten Vakanz für ein Unternehmen. Der Kandidat gibt Aufschluss über seine heutige Position und derzeitige Herausforderungen. Der Mehrwert dieses Austausches liegt dabei auf beiden Seiten. Der Kandidat hat einen persönlichen Ansprechpartner gefunden, der ihn in seiner beruflichen Laufbahn kontinuierlich berät und ihn - da mittlerweile alle Top Executive Search Firmen auch naheliegende Personaldienstleistungen anbieten - auch bei anderen Fragestellungen wie beispielsweise Coaching, Onboarding oder Succession Planning unterstützt.

Selbstverständlich hat der Personalberater auch im Hinterkopf, dass er bei einer professionellen Betreuung nicht nur einen Kandidaten für ein zukünftiges Suchmandat gewinnt, sondern vielleicht auch einen potenziellen Kunden, der selbst einen Suchauftrag für eine Vakanz zu vergeben hat.

Was ein Headhunter auf LinkedIn und Xing lesen will

Neben dieser proaktiven Kontaktaufnahme macht es auch Sinn, mittels einer guten Online-Präsenz beispielsweise auf XingXing und LinkedInLinkedIn sichtbar zu sein. Je ausführlicher die Informationen auf den gängigen Portalen sind, desto einfacher und treffender kann die Vorauswahl und Kalibrierung durch die Personalberater erfolgen. Es muss nicht die vollständige Vita sein, aber die Angabe wesentlicher Aufgaben- und Verantwortungsschwerpunkte ist empfehlenswert. Die alleinige Angabe der jeweiligen Titel und dazugehörigen Unternehmen ist wenig aussagekräftig. Alles zu LinkedIn auf CIO.de Alles zu XING auf CIO.de

Für den Personalberater reicht es nicht aus, einen Kandidaten in Xing und LinkedIn nur mit Titelangabe und Arbeitgeberinformationen für sein Suchmandat zu bewerten.

Daher lauten meine Empfehlungen:

  • Nachdem LinkedIn eine internationale Plattform ist und viele Recruiter englischsprachig sind, würde ich stets die englische Version empfehlen.

  • Es empfiehlt sich, ein gutes, professionelles Profil-Foto hochzuladen. Es muss jedoch nicht "business-like" sein.

  • In der "Intro" bei Linkedin und im Bereich "Top Fähigkeiten" beziehungsweise "ich biete" bei Xing, kann man die bisherige berufliche Erfahrung in zwei bis drei Absätzen zusammenfassen

  • Auch macht es Sinn, insbesondere auf Schlüsselqualifikationen und auf Fachexpertise in Stichworten hinzuweisen, wie zum Beispiel AI, Industrie 4.0., IoT oder Angaben zu Zertifizierungen (TOGAF, ITIL etc.).

  • Bei den Angaben über den Arbeitgeber wäre eine kurze Firmenbeschreibung eventuell mit Angabe von Umsatz und Gesamtmitarbeiterzahl hilfreich (maximal zwei Sätze).

  • Idealerweise steht unter dem Titel die Angabe der wichtigsten Aufgaben- und Verantwortungsschwerpunkte sowie die Angaben von Erfolgen, also den Key Achievements.

  • Auch die Führungsspanne ist ein wichtiger Auswahl-Parameter, d.h. Anzahl der Mitarbeiter in der disziplinarischen und fachlichen Führungsverantwortung.

Wenn Sie die Divise "so konkret wie möglich, so ausführlich wie nötig" beachten, dann besteht die hohe Wahrscheinlichkeit, dass Sie für eine passende und attraktive Position angesprochen werden.

Mir ist bewusst, dass die Aktualisierung der Vita auch in LinkedIn und Xing Zeit und Mühe benötigt. Diese lohnt sich jedoch, da für viele Personalberater dies die erste Anlaufstelle ist, nach passenden Profilen für ihre Mandate zielgerichtet zu suchen.

Visibilität ist wichtig, aber andere Social Media Plattformen, wie Twitter und Facebook interessieren den Personalberater nicht. Es geht in erster Linie um die fachliche Eignung.

Wenn man im weiteren Verlauf persönliche Gespräche aufsetzt, hat man die Möglichkeit auch Fragen zur Persönlichkeit und den Interessensgebieten zu stellen. Das sollte auch heute im digitalen Zeitalter die respektvollste Art sein, mehr über den potenziellen Kandidaten in Erfahrung zu bringen.

Wie läuft der Prozess ab, wenn ich auf eine konkrete Position angesprochen werde?

Sofern der Personalberater die privaten Erreichbarkeiten eines potenziellen Kandidaten nicht zur Verfügung hat, versucht er heutzutage entweder über die oben genannten Online Plattformen den Kontakt herzustellen oder in der derzeitigen Firma anzurufen. Ziel des Beraters ist es, einen telefonischen Erstaustausch zu vereinbaren. Haben beide Parteien das Gefühl, dass die Position inklusive wichtiger Rahmenbedingungen passt, ist es sinnvoll, gegenseitig die Unterlagen wie Positionsbeschreibung und Lebenslauf auszutauschen und ein weiterführendes Telefonat oder ein persönliches Treffen zu vereinbaren.

Eine gute Überprüfung der Passung im ersten Telefonat ist wichtig, um den Zeitaufwand für weitere Gespräche zu begrenzen. Der Personalberater wird daher gezielte Fragen zum "matching" stellen, damit weitere Gespräche zielführend aufgesetzt werden können.

Bei Eignung und Interesse auf beiden Seiten, ist der nächste Schritt das Kennenlernen beim Kunden. Diese Treffen finden zum größten Teil face-to-face statt. Bei internationalen Konzernen außerhalb Deutschlands kann auch eine Videokonferenz aufgesetzt werden.

Ist die angebotene Position oder die Firma für den Kandidaten nicht interessant oder nicht geeignet, das Timing nicht passend oder es liegen andere Ablehnungsgründe vor, wäre es beiderseitig empfehlenswert, den Kontakt weiterhin durch Telefonate oder ein persönliches Treffen zu intensivieren.

Do's and don'ts im Umgang mit dem Headhunter

Grundlegend für eine erfolgreiche gemeinsame Zusammenarbeit sind Freundlichkeit, Höflichkeit, Respekt, Ehrlichkeit und Aufmerksamkeit im Gespräch unabdingbar. Es macht keinen Sinn auf Kandidatenseite, sich zu verstellen oder Kompetenz vorzugeben, die man nicht hat. Authentizität ist wichtig und der erste Grundstein für das erfolgreiche "Placement". Der Personalberater agiert in einem Suchprozess als Dienstleister sowohl für den Kunden als auch für den Kandidaten.

Es zählt nicht nur die fachliche Eignung, sondern insbesondere im oberen Management sind die persönliche und kulturelle Passung sowie die Führungserfahrung von großer Bedeutung. Insbesondere im weiteren Prozess, das heißt bei Vertragsverhandlungen und beim Einholen von Referenzen, ist eine vertrauensvolle Zusammenarbeit und gegenseitige Transparenz unumgänglich.

Alle Mitarbeiter professioneller Executive Search Firmen sind bestens ausgebildet. Wenn ein Kandidat reserviert ist, weil er noch nie mit Personalberatern zuvor zu tun hatte, sollte er dies offen ansprechen und sich den Prozess erklären lassen. Es ist ja keineswegs negativ, wenn die berufliche Veränderung mittels Netzwerk, zufällig und ohne externe Hilfe bisher stattgefunden hat.

Die Frage "woher haben Sie meinen Namen?", die oft als "no-go Frage" in Beraterkreisen genannt wird, sehe ich eher entspannt. Für mich sind alle Fragen gleich berechtigt. Wenn der Personalberater auf diese Frage ehrlich antwortet, dass der Name im Markt gefallen sei, der Referenzgeber aber nicht genannt werden möchte, oder er durch Recherche der gängigen Portale auf das Profil gestoßen ist, hat der Kandidat durchaus das Gefühl, ernst genommen zu werden.

Gibt es Empfehlungen explizit für CIOs?

Die Welt der Ansprechpartner der Top Executive Search Firmen, die im Wesentlichen Besetzungen von CIOs und CTOs sowie deren Führungsteams tätigen, ist in Deutschland überschaubar. Nachdem die führenden Beratungshäuser zumeist exklusiv arbeiten, ist es empfehlenswert, auf diese Berater proaktiv zuzugehen.

Positiv fällt mir auf, dass in den letzteren Jahren eine stärkere Vernetzung innerhalb der CIO Community stattfindet - da bleibt es nicht aus, dass man sich auf persönlicher Ebene intensiver austauscht und adressiert, wenn man sich beruflich verändern möchte.

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