Stolpersteine im Projektmanagement
Warum IT-Projekte aus dem Ruder laufen
05.07.2013
Von Thomas Wittbecker
So kann man das Problem natürlich auch lösen
Hier noch ein Beispiel, wie es auch geht: Wenn ich keine Planungssicherheit habe, nicht auf viele Erfahrungswerte zurückgreifen kann und auch noch keine agilen Managementmethoden implementiert habe, muss mindestens einer der drei Eckpunkte flexibel bleiben (wäre beim agilem Management natürlich sowieso gegeben), sonst kann es nicht ohne böse Überraschung funktionieren.
Mit Geld lässt sich natürlich eine Menge lösen. Wenn ich eine klar definierte, aber komplexe Anforderung habe, einen festen Abgabetermin und Geld keine Rolle spielt, habe ich gute Chancen auf Erfolg. Das konnte ich vor kurzem bei einer nicht näher genannten Bank beobachten, die von der Bafin für die Erhaltung der Banklizenz relevante Auflagen im Riskmanagement der IT bekommen hatte: Komplexe Anforderung, feste Deadline und so existenzbedrohlich, dass Geld keine Rolle spielte. Also wurden genug Ressourcen zur Verfügung gestellt. Natürlich wichen die Ressourcen deutlich von den ursprünglich geschätzten ab (so um die 100 Prozent nach oben). Aber es wurde ein voller Erfolg.
- 1. Strategische Ziele defnieren
Ausgangspunkt für erfolgreiche ECM-Projekte sollte immer eine klare Nutzenanalyse sein, die strategische Ziele festlegt und konkrete Mehrwerte für das Unternehmen definiert. Die Gesamtkosten sollten berechnet sowie mögliche Risiken und Hürden kalkuliert werden. - 2. Spezifische Anforderungen berücksichtigen
Fachliche Anforderungen sowie die Ansprüche aller Anwender sollten eingangs differenziert beschrieben werden. Nur ein sorgfältig erstelltes Fachkonzept kann dabei helfen, die Ziele zu erreichen und den Rahmen für Aufwand und Ressourcen präzise zu stecken. - 3. Einfachheit als Prinzip
Gleichzeitig fordert die d.velop AG Einfachheit zum Prinzip der konzeptionellen Planung und der entsprechenden Lösung zu erheben. Eine zu komplexe ECM-Lösung würde nur schwer von den Benutzern akzeptiert und zu Lasten der Produktivität gehen. Die geforderte Einfachheit würde sich aber nicht auf den Funktionsumfang beziehen. Vielmehr sollten Implementierung, Bedienung, Betrieb und Pflege des ECM-Systems leicht von der Hand gehen. - 4. Lösungen vergleichen
Hat ein Unternehmen erstmal die Ziele und Anforderungen definiert, kann es sich auf dem Markt nach einer geeigneten ECM-Lösung umschauen. Hilfreich bei der Marktevaluierung ist laut d.velop AG ein differenziert ausgearbeitetes Fachkonzept. Neben dem Funktionsumfang sollten bei der Auswahl der Lösung vor allem auch die Benutzerfreundlichkeit berücksichtigt werden, aber auch Innovationsfähigkeit, Flexibilität und partnerschaftliche Kultur des Herstellers. - 5. Projekte intelligent planen
Zu einem intelligenten Projektmanagement gehört laut der d.velop AG, dass genaue Vorgaben definiert und präzise Controlling-Prozesse implementiert werden sowie Mitarbeiter mit entsprechenden Fähigkeiten bereitgestellt respektive die Schulung von geeigneten Mitarbeitern geplant werden. - 6. Marketing für ECM-Projekte
Im Rahmen des Projektmanagements empfiehlt die d.velop AG IT-Entscheidern, auch an das Projekt-Marketing für ihre ECM-Projekte zu denken. Da Akzeptanzprobleme zu vielen negativen Effekten führen könnten, sollten Mitarbeiter zunächst in die Technologie eingewiesen und so dafür gewonnen werden. - 7. Testing nicht vergessen
Auch sollten Unternehmen vor dem Rollout des neuen ECM-Systems nicht auf eine Testphase verzichten. Nur unter möglichst realen Verhältnissen könne man ermitteln, ob die fachlichen Anforderungen auch tatsächlich präzise umgesetzt wurden. - 8. Phase der Optimierung
Ebenfalls nicht vergessen werden darf die Zeit nach dem Rollout. Denn mit der Implementierung sei das ECM-Vorhaben längst nicht ausgeschlossen. Vielmehr sollte laut der d.velop AG dann eine Phase für Optimierungsprozesse unter realen Praxisbedingungen eingeläutet werden. - 1. Strategische Ziele defnieren
Ausgangspunkt für erfolgreiche ECM-Projekte sollte immer eine klare Nutzenanalyse sein, die strategische Ziele festlegt und konkrete Mehrwerte für das Unternehmen definiert. Die Gesamtkosten sollten berechnet sowie mögliche Risiken und Hürden kalkuliert werden. - 2. Spezifische Anforderungen berücksichtigen
Fachliche Anforderungen sowie die Ansprüche aller Anwender sollten eingangs differenziert beschrieben werden. Nur ein sorgfältig erstelltes Fachkonzept kann dabei helfen, die Ziele zu erreichen und den Rahmen für Aufwand und Ressourcen präzise zu stecken. - 3. Einfachheit als Prinzip
Gleichzeitig fordert die d.velop AG Einfachheit zum Prinzip der konzeptionellen Planung und der entsprechenden Lösung zu erheben. Eine zu komplexe ECM-Lösung würde nur schwer von den Benutzern akzeptiert und zu Lasten der Produktivität gehen. Die geforderte Einfachheit würde sich aber nicht auf den Funktionsumfang beziehen. Vielmehr sollten Implementierung, Bedienung, Betrieb und Pflege des ECM-Systems leicht von der Hand gehen. - 4. Lösungen vergleichen
Hat ein Unternehmen erstmal die Ziele und Anforderungen definiert, kann es sich auf dem Markt nach einer geeigneten ECM-Lösung umschauen. Hilfreich bei der Marktevaluierung ist laut d.velop AG ein differenziert ausgearbeitetes Fachkonzept. Neben dem Funktionsumfang sollten bei der Auswahl der Lösung vor allem auch die Benutzerfreundlichkeit berücksichtigt werden, aber auch Innovationsfähigkeit, Flexibilität und partnerschaftliche Kultur des Herstellers. - 5. Projekte intelligent planen
Zu einem intelligenten Projektmanagement gehört laut der d.velop AG, dass genaue Vorgaben definiert und präzise Controlling-Prozesse implementiert werden sowie Mitarbeiter mit entsprechenden Fähigkeiten bereitgestellt respektive die Schulung von geeigneten Mitarbeitern geplant werden. - 6. Marketing für ECM-Projekte
Im Rahmen des Projektmanagements empfiehlt die d.velop AG IT-Entscheidern, auch an das Projekt-Marketing für ihre ECM-Projekte zu denken. Da Akzeptanzprobleme zu vielen negativen Effekten führen könnten, sollten Mitarbeiter zunächst in die Technologie eingewiesen und so dafür gewonnen werden. - 7. Testing nicht vergessen
Auch sollten Unternehmen vor dem Rollout des neuen ECM-Systems nicht auf eine Testphase verzichten. Nur unter möglichst realen Verhältnissen könne man ermitteln, ob die fachlichen Anforderungen auch tatsächlich präzise umgesetzt wurden. - 8. Phase der Optimierung
Ebenfalls nicht vergessen werden darf die Zeit nach dem Rollout. Denn mit der Implementierung sei das ECM-Vorhaben längst nicht ausgeschlossen. Vielmehr sollte laut der d.velop AG dann eine Phase für Optimierungsprozesse unter realen Praxisbedingungen eingeläutet werden.
Thomas Wittbecker ist Geschäftsführer der Adacor Hosting GmbH.