Projektmanagement


IT & Business

Wie man IT-Projekte nach Business-Regeln aufsetzt

Hinter den meisten IT-Projekten stehen geschäftliche Anforderungen. Analysieren CIOs diese genau, können sie den Erfolg der Arbeit nachvollziehen.
CIOs müssen immer häufiger auch geschäftliche Hintergründe in Entscheidungen einbeziehen.
CIOs müssen immer häufiger auch geschäftliche Hintergründe in Entscheidungen einbeziehen.
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Mit der digitalen Transformation gehören IT-Projekte immer häufiger zur zentralen StrategieStrategie von Unternehmen. Das bietet für Chief Information Officer viele Chancen, sorgt allerdings auch für Spannungen in der Führungsetage. Oft ist dabei die fehlende Überprüfbarkeit des Erfolgs von IT-ProjektenIT-Projekten ein Thema. Deshalb lohnt es sich, Business-Anforderungen und ihre Nachvollziehbarkeit genauer zu betrachten. Alles zu Projektmanagement auf CIO.de Alles zu Strategien auf CIO.de

Legt man gleich zum Projektstart fest, wie mit dem Ergebnis eines IT-Projekts - also allen Elementen und Eigenschaften des dadurch entstehenden Produkts - Business-Ziele erreicht werden, stehen die Chancen gut, grünes Licht vom Vorstand zu bekommen.

Zum Beispiel ist es das Ziel eines Unternehmen, das Basketbälle herstellt, die Produktpalette zu erhöhen und zukünftig auch Fußbälle zu fertigen. Damit dies möglich ist, muss der Produktionsprozess optimiert werden. Dabei kann beispielsweise ein unternehmensweit einheitliches Warenwirtschaftssystem helfen. Die Formulierunge einer Business-Anforderung für dieses Projekt könnte in so einem Fall wie folgt lauten: "Installieren eines unternehmensweiten Systems zur Warenwirtschaft, das den Bestand im Lager überwacht, Materialüberschuss reduziert und durch systematische Verwaltung insgesamt den Gewinn erhöht."

Verantwortlich für ein solides Anforderungsmanagement sind in der Regel Business-Analysten, die mit Wissen und Erfahrung dafür sorgen, dass Projekte in Einklang mit den Unternehmenszielen stehen.

Geschäftliche Anforderungen vs. funktionale Anforderungen

Neben allgemein formulierten geschäftlichen Anforderungen sind die exakten funktionalen Anforderungen ebenfalls wichtig für den Erfolg von Projekten. Werden sie bei Projektbeginn detailliert beschrieben, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass Endanwender genau das Produkt erhalten, das sie brauchen. Business-Anforderungen erklären den Mehrwert eines Projekts. Außerdem zeigen sie, wie sich ein Projekt in Zukunft weiterentwickeln kann. Funktionale Anforderungen dagegen spezifizieren, wie das Ziel erreicht wird.

Während der Entwicklung muss ein Projektteam die funktionalen Anforderungen regelmäßig prüfen und mit den Business-Anforderungen abgleichen. So wird sichergestellt, dass das Projekt auf Kurs bleibt.

Wie entstehen geschäftliche Anforderungen?

Weil jedes Unternehmen anders funktioniert, unterscheiden sich die Prozesse im Anforderungsmanagement bezüglich Länge und Komplexität. In der Praxis bewährte Schritte, um Geschäftsanforderungen zu erkennen, zu analysieren und zu verifizieren, gibt es dennoch:

  • Benennen aller wichtigen Stakeholder

  • Erheben und analysieren, was das Business will

  • Identifizieren, welche Dokumente benötigt werden

  • Einholen erforderlicher Zustimmungen

  • Kommunizieren der abgestimmten Anforderungen an alle Stakeholder

  • Beobachten der Anforderungen und des Fortschritts während der Projektrealisierung

  • Modifizieren der Anforderungen, falls notwendig

  • Anfertigen von Statusberichten über das Anforderungsmanagement

Um Geschäftsanforderungen umfassend zu erkennen - ein Prozess, den man auch Anforderungserhebung nennt - ist es im ersten Schritt sinnvoll, eine detaillierte Liste zu erstellen. Dafür können verschiedene Techniken eingesetzt werden: Dokumentenanalyse, Brainstorming, Fokusgruppen, Interviews, Beobachtungen oder auch Umfragen helfen dabei, alle Anforderungen zu erfassen.

Auf Basis dieser Liste kann dann der Umfang des Projekts mit Blick auf die gewünschten Ziele festgelegt werden. Diese Analyse der Anforderungen halten Business-Analysten meist in einem sogenannten Business Requirements Document (BRD) fest.

Was bedeutet Rückverfolgbarkeit von Anforderungen?

Ein entscheidender Punkt bei der Realisierung von IT-Projekten ist die Rückverfolgbarkeit oder auch Nachvollziehbarkeit von Anforderungen. Das bedeutet, dass alle Geschäftsaktivitäten und Teilergebnisse in der Anforderungsauflistung mit einem tatsächlichen Bedarf verknüpft werden. Diese Art der Rückverfolgbarkeit stellt sicher, dass keine unnötigen Anforderungen gestellt werden.

Die Rückverfolgung von Business-Anforderungen kann Zeit, Geld und Arbeitsaufwand für Business-Analysten, Projektmanager, Sponsoren und das Unternehmen als Ganzes sparen. Die dadurch erreichte Transparenz wirkt sich zudem auf die Stakeholder aus: Das Engagement und die Produktivität werden erhöht, wenn alle Beteiligten genau nachvollziehen können, welche Ziele mit welchen Schritten erreicht werden. Außerdem erhöht sich damit die Qualität des Endprodukts, während Risiken, die das Projekt gefährden, reduziert werden.

Wie verfolgt man Anforderungen zurück?

Je nach Zielvorgaben können verschiedene Parameter zur Rückverfolgung genutzt werden, zum Beispiel:

  • Kundenbedürfnisse: Werden die Anforderungen im Zusammenhang mit Kundenwünschen und -bedürfnissen aufgelistet, sehen Entscheider schnell, welche Variablen geändert werden müssen, wenn sich neue Trends ergeben.

  • Softwareanforderungen: Verfolgen Projektverantwortliche nach, welche Software für welchen ursprünglichen Bedarf in Auftrag gegeben wurde, weiß der CIO auf einen Blick, welche Bedürfnisse die Auftraggeber haben.

  • Produktelemente: Verbindet man Produktelemente mit einzelnen Anforderungen, ist es leichter, zukünftige Anforderungen im Auge zu behalten. Außerdem ist dann auch ersichtlich, welchen Business-Nutzen einzelne Produktelemente erfüllen.

Am Ende entsteht aus dem Netz der Rückverfolgungen eine Matrix, genannt Requirements Traceability Matrix (RTM). Üblicherweise nutzen IT-Entscheider hierfür eine tabellenartige Vorlage.

Hilfsmittel: Tabellenvorlagen und Management-Tools

Diese Tabelle kann für kleine Projekte mit wenigen Anforderungen verwendet werden oder für Fälle, in denen nur Anforderungen der obersten Ebene zurückverfolgt werden sollen. Für größere Projekte sind umfassendere Tools nötig sowie auch mehr Zeit für die Erstellung und Pflege.

Um das richtige Management-Tool auszuwählen, sollten CIOs den eigenen Geschäftsbereich, das Produkt oder den Service, die Unternehmensstruktur und -bedürfnisse genau kennen. Wesentliche Punkte bei der Entscheidungsfindung sollten sein, inwiefern die Lösung die Zusammenarbeit, die Integration anderer Anwendungen, das Anforderungsmanagement, die Entwurfserstellung, die Visualisierung und Darstellung in einem Dashboard, das Reporting, den Export und die Dateisicherung sowie Szenario-Tests ermöglicht.

Mit Material des IDG News Service.

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