Mitarbeiterführung

10 Tipps für digitale Teams

Peer Stemmler ist Deutschlandchef von Zoom.
Um produktiv zu sein, brauchen dezentral organisierte Teams Sicherheit, klare Regeln für die tägliche Kommunikation und das Vertrauen ihrer Vorgesetzten, sich Aufgaben selbst einteilen zu können.
Nicht nur für Arbeitnehmer, auch für Politiker hat sich die Kommunikation in der Pandemie weitestgehend digital abgespielt. So wie Bundeskanzlerin Angela Merkel (CDU) die Pandemie-Beschlüsse mit 16 Ministerpräsidenten und Ministerpäsidentinnen bespricht, so müssen Führungskräfte mit ihren Teams kommunizieren.
Nicht nur für Arbeitnehmer, auch für Politiker hat sich die Kommunikation in der Pandemie weitestgehend digital abgespielt. So wie Bundeskanzlerin Angela Merkel (CDU) die Pandemie-Beschlüsse mit 16 Ministerpräsidenten und Ministerpäsidentinnen bespricht, so müssen Führungskräfte mit ihren Teams kommunizieren.
Foto: Bundesregierung/Kugler

Für viele Beschäftigte hat sich die Arbeitswelt in den vergangenen Monaten deutlich verändert. Die Präsenzkultur ist durch die Corona-Pandemie grundlegend infrage gestellt worden. Unternehmen gewöhnen sich zunehmend daran, ihre Mitarbeiter aus dem HomeofficeHomeoffice arbeiten zu lassen. Viele bekräftigen, auch dann daran festhalten zu wollen, wenn die aktuelle Krise vorbei sein wird. Alles zu Home Office auf CIO.de

Die bislang ungewohnte Situation verlangt Arbeitgebern und ihren Beschäftigten gleichermaßen Anpassungsfähigkeit ab. Insbesondere Führungskräfte müssen sich mit neuen Methoden zur Mitarbeiterführung über digitale Kanäle vertraut machen. Diese elf Vorschläge sollten Führungskräfte beherzigen, wenn sie gut durch die Krise kommen wollen.

1. Unterschiedliche Arbeits- und Lebensumstände anerkennen

Zu den größten Herausforderungen gehört nicht in erster Linie die räumliche Distanz. Es geht eher um die unterschiedlichen Grundvoraussetzungen, mit denen Teammitglieder bei der Arbeit von zuhause konfrontiert sind. Vor allem in Städten hat nicht jeder ausreichenden Raum für ein separates Zimmer. Bei vielen ist der Arbeitsplatz weiterhin der Küchen- oder Esstisch.

Dazu kommt eine ganze Reihe möglicher Ablenkungen: Kinder brauchen Hilfe bei den Hausaufgaben, der Paketbote klingelt, der Hund muss vor die Tür. Und wer allein wohnt, fühlt sich mit der Zeit möglicherweise von seiner Umwelt isoliert. All das hat Einfluss darauf, wie - und zu welchen Zeiten - Mitarbeiter ihre Aufgaben am besten erledigen können. Vorgesetzte, die offen Verständnis für diese Situationen äußern, schaffen damit die Grundlage einer vertrauensvollen Zusammenarbeit.

2. Das Stress-Level steuern

Permanenter StressStress im Homeoffice ist keine gute Voraussetzung, um kontinuierlich gute Arbeit abzuliefern. Wer als Führungskraft vermittelt, dass es okay ist, nicht immer perfekt zu funktionieren, nimmt Mitarbeitern den Druck in der Gewöhnung an die neue Normalität. Vielen fällt es mit dieser Gewissheit sehr viel leichter, Deadlines einzuhalten und den Erwartungen zu entsprechen. Alles zu Stress auf CIO.de

Während des Video-Meetings läuft im Hintergrund der Nachwuchs oder das Haustier durchs Bild? Das ist den meisten von uns auch schon passiert - und völlig okay, sofern daraus keine dauerhafte Ablenkung wird. Hier empfehlen sich virtuelle Hintergründe, die die nötige Trennung zwischen Privat- und Arbeitsleben schaffen.

3. Regelmäßigen Kontakt pflegen

Ein tägliches Gespräch mit der Chefin oder dem Chef - ist das nicht ein bisschen zu viel der Kommunikation? Vielleicht wirkt es auf den ersten Blick so, aber insbesondere bei der digitalen Mitarbeiterführung ist die Regelmäßigkeit des Austauschs entscheidend, um einschätzen zu können, ob alles wie besprochen läuft und sich alle im Team den Anforderungen gewachsen fühlen. Missverständnisse und Fehler passieren - ähnlich wie im Büro - vor allem, wenn zu wenig kommuniziert wird.

Der Anlass für ein kurzes persönliches Gespräch muss gar nicht unbedingt immer ein konkreter Arbeitsauftrag sein. Um eine ehrliche und offene Kommunikation zu pflegen, reicht auch die Frage: Wie kommst du voran? Wie hast du dir deine Arbeit in der vergangenen Woche eingeteilt? Welche Unterstützung wünschst du dir?

4. Kommunikationsregeln festlegen

Dezentral organisierte Teamarbeit funktioniert dann am effektivsten, wenn sich alle über die Grundregeln der gemeinsamen Kommunikation einig sind. Vorgesetzte können für klare Verhältnisse sorgen, indem sie Häufigkeit, Zweck und Timing des Austauschs und die dafür priorisierten Kanäle festlegen. Videokonferenzen sind in der Regel die erste Wahl für die tägliche Besprechung in der Gruppe.

Gerade größere Gesprächsrunden lassen sich durch simple Tricks so strukturieren, dass auch Meetings mit hoher Teilnehmerzahl geordnet und effektiv ablaufen. So lassen sich etwa mithilfe von Umfragen Meinungen oder Antworten zu bestimmten Fragen erfassen, sodass jeder Teilnehmer zu Wort kommt. Wenn es um dringliche Angelegenheiten oder Nachfragen geht, sind andere Kanäle wie Instant Messaging der bessere Weg. Unified-Communications-Plattformen ermöglichen eine Vielzahl von Anwendungen und Kommunikationskanälen.

5. Erwartungen definieren

Oft werden beim Übergang von der klassischen Büroarbeit ins Homeoffice bestimmte Aufgaben innerhalb eines Teams neu verteilt, manchmal kommen auch neue hinzu. Damit Mitarbeiter diese erfüllen, muss klar sein, was genau von ihnen erwartet wird. Manchen mag es außerhalb der gewohnten Büroatmosphäre anfangs schwerfallen, Aufträge zu priorisieren. Zusammen lässt sich festlegen, was zuerst erledigt werden soll und was zu schaffen ist. Einfach davon auszugehen, dass schon jeder weiß, was er zu tun hat, ist kontraproduktiv. Besser ist, von Anfang an eine Feedback-Schleife zu vereinbaren, um gegebenenfalls die Erwartungen anzupassen und in den bekannten Applikationen zu dokumentieren.

6. Ein gemeinsames Ziel verfolgen

Wer Mitarbeitern ein eindeutig definiertes Ziel vorgibt, sorgt dafür, dass sie eine emotionale Verbindung zueinander aufzubauen. Denn Teams funktionieren vor allem dann, wenn alle Mitglieder eine gemeinsame Mission verfolgen. Das dabei entstehende Gemeinschaftsgefühl hilft auch dabei, Unsicherheiten zu überwinden und mit ungewohnten Arbeitssituationen umzugehen. Wenn jeder weiß, was er zum gemeinsamen Erfolg beiträgt, ist das die beste Motivation, Höchstleistungen zu erbringen. Chefs sollten Erfolge würdigen und Mitarbeiter die entsprechende Anerkennung bekommen.

7. Auf die Ergebnisse konzentrieren

Wie lassen sich Engagement und Selbstverantwortung fördern? Indem Führungskräfte sich auf die gewünschten Ergebnisse konzentrieren - und Teammitgliedern den Freiraum lassen, selbst einzuteilen, wie sie zum Ziel kommen wollen. Voraussetzung dafür ist, dass ausreichend Zeit zur Verfügung steht und zuvor entsprechendes Vertrauen aufgebaut wurde. Ist das der Fall, lässt sich auf diesem Weg nicht nur die Kreativität der Mitarbeiter fördern, sondern auch kräftezehrendes Mikromanagement vermeiden. Virtuelle Brainstorms lassen sich beispielsweise in Breakout-Räume aufteilen. Kleinere Teams können dadurch in separaten Sitzungen zusammenkommen und ihre Ideen sammeln, die sie anschließend in der größeren Runde präsentieren.

8. Strikte Kontrollmechanismen vermeiden

Regelmäßige Kommunikation und klare Zielvorgaben sind wichtig. Sie dürfen aber nicht dazu führen, dass Mitarbeiter das Gefühl bekommen, im Homeoffice überwacht zu werden. Vorgesetzte, die mehrmals täglich penible Rückmeldungen zu erledigten Arbeitsschritten einfordern, signalisieren damit nicht nur fehlendes Vertrauen. Sie riskieren zudem, dass Teams den Fokus verlieren. Beratung und Betreuung sind besser als strikte Kontrolle.

9. Neue Team-Mitglieder integrieren

Als neues Mitglied in ein dezentral arbeitendes Team zu kommen, kann zur Herausforderung werden, weil sich die Dynamik einer Gruppe anfangs schwer erspüren lässt. Umso wichtiger ist es, Mitarbeiter direkt zu Beginn ihrer Tätigkeit das Gefühl zu geben, Teil der Gruppe zu sein. Unternehmen, die bereits über längere Erfahrung in dezentralem Arbeiten verfügen, haben dies zum festen Bestandteil ihres Onboardings gemacht. Zu den ersten Aufgaben neuer Mitarbeiter gehört es deshalb, nicht nur ihren Arbeitsplatz einzurichten und den Zugang per Zwei-Faktor-Authentifizierung zu sichern, sondern auch, einen Termin für einen virtuellen Kaffee mit den neuen Kollegen zu vereinbaren, um sich kennenzulernen.

10. Das Wir-Gefühl stärken

Selbst in einem gut funktionierenden Arbeitsumfeld kann es gelegentlich zu Unsicherheiten, Unzufriedenheit oder Ängsten der Mitarbeiter kommen. Die Aufgabe von FührungskräftenFührungskräften besteht darin, Teams davor zu schützen. Das gelingt am ehesten, wenn auch die sozialen Aspekte der gemeinsamen Arbeit berücksichtigt werden. Dafür braucht es keine verpflichtenden gemeinsamen Kaffeepausen, aber von Zeit zu Zeit die Gelegenheit für einen lockeren Austausch, der Mitarbeitern das Gefühl gibt, trotz Distanz gesehen und gehört zu werden. Die Happy Hour nach Feierabend, ein virtuelles Quiz oder das gemeinsame Pizzaessen per Videochat stärken den Teamgeist - insbesondere, wenn sich nicht alle täglich im Büro über den Weg laufen. Alles zu Personalführung auf CIO.de

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