Tipp

Die 5 wichtigsten Excel-Makros für den Alltag

04.08.2017
Von JD Sartain
JD Sartain ist freie Autorin für unsere US-Schwesterpublikation NetworkWorld.

Spalten aufteilen und für zweite Vornamen aufbereiten

In Excel 2013 ist es einfach eine Spalte mit Namen in zwei separate Namensspalten aufzuteilen. Doch was, wenn viele Einträge in Ihrer Liste noch einen zweiten Vornamen führen? Das folgende Makro extrahiert zweite Vornamen, Initialen, etc., und vereint sie wieder mit den Vornamen. So entsteht eine Spalte mit einem oder mehreren Vornamen und einer separaten Nachnamenspalte. Öffnen Sie eine passende Liste mit erstem und zweitem Vornamen und Nachnamen, benennen und definieren Sie Ihr Makro und zeichnen Sie folgende Tasteneingaben auf:

1. Markieren Sie zunächst alle Daten in Ihrer Namensspalte mit Strg + A. Wählen Sie dann unter "Daten" -> "Text in Spalten". Im neuen Fenster klicken Sie auf "Getrennt" -> "Weiter", setzen dann ein Häkchen bei der Option "Leerzeichen" -> "Weiter" und klicken im letzten Fenster auf "Fertig stellen". Sie haben nun eine Namenstabelle mit 3 Spalten.

2. Markieren Sie nun alle Daten in Ihren drei Spalten und wählen Sie "Start" -> "Sortieren & Filtern" -> "Benutzerdefiniertes Sortieren" -> "Sortieren nach Spalte C". Drücken Sie OK

3. Drücken Sie Strg + Pos1 und dann zweimal die Pfeiltaste nach rechts. Anschließend drücken Sie auf die Ende-Taste, zweimal auf die Pfeiltaste nach unten und anschließend einmal auf die Pfeiltaste rechts - das wählt die erste leere Zelle in Spalte C und anschließend die angrenzende Zelle in Spalte D aus. Geben Sie dort "STOP" ein, drücken die Pfeiltaste nach oben, Ende, Pfeiltaste nach unten, Pfeiltaste nach oben. Geben Sie diese Formel ein: =A1&" "&B1 und drücken Enter und dann Pfeiltaste nach oben.

Benutzen Sie die Pfeiltasten zur Navigation, so funktioniert das Makro auf allen ähnlichen Arbeitsmappen.

Spalten aufteilen und für zweite Vornamen aufbereiten
Spalten aufteilen und für zweite Vornamen aufbereiten
Foto: IDG

4. Drücken Sie Strg + C und dann die Pfeiltaste nach unten. Halten Sie Shift gedrückt und drücken auf Ende, Pfeiltaste nach unten, Pfeiltaste nach oben und Enter (das kopiert die Formel). Drücken Sie einmal auf die Pfeiltaste nach oben, halten Shift gedrückt und drücken auf Ende, dann die Pfeiltaste nach unten und abschließend die Pfeiltaste nach oben (das hebt den Bereich bis zum STOP hervor).

5. Drücken Sie Strg + C, wählen Sie Einfügeoptionen -> Werte. Drücken Sie auf Esc, Strg + Pos1 und zweimal die Pfeiltaste nach rechts. Halten Sie Shift gedrückt, drücken auf Ende, Pfeiltaste nach unten, Strg + C, Pfeiltaste nach rechts und Eingabe um die Nachnamen zu kopieren. Drücken Sie die Pfeiltaste nach rechts und dann Shift + Pfeiltaste nach rechts.

Kopieren und fügen Sie die Formel ein, um zusätzliche Spalten zu entfernen.

6. Wählen Sie Löschen -> Blattspalten löschen aus. Drücken Sie Strg + Pos1. Speichern Sie das Dokument ab, öffnen das vorherige Dokument und führen das Makro aus.

Sich wiederholender Text

Falls Sie die gleiche Information 10x pro Tag eingeben, sollten Sie sich dafür ein Makro zulegen. Selbst wenn diese Information kurz ist, gibt ein Makro diese in Sekunden ein und garantiert dazu absolute Genauigkeit. Diese Makro fügt die Informationen Ihrer Firma oben in Ihren Arbeitsmappen ein und fügt das aktuelle Datum hinzu. Öffnen Sie dafür eine neue Arbeitsmappe, benennen und definieren Sie Ihr Makro und führen dann diese Eingaben durch.

1. Drücken Sie Strg + Pos1. Halten Sie Shift gedrückt und drücken zudem zweimal auf die Pfeiltaste nach rechts. Wählen Sie Start -> Format -> Zellen formatieren -> Datum. Wählen Sie ein Datumsformat aus der Liste und klicken auf OK. Drücken Sie die Pfeiltaste nach unten zweimal.

2.Geben Sie die sich wiederholende Information ein und drücken die Eingabetaste am Ende jeder Zeile. Drücken Sie die Pfeiltaste nach unten. Wählen Sie Entwicklertools-> Aufzeichnung beenden. Löschen Sie alles, trennen Sie die Zellen A1-A3 voneinander und führen das Makro aus. Speichern Sie abschließend die Arbeitsmappe.

Sich wiederholender Text
Sich wiederholender Text
Foto: IDG

Erstellen Sie eine Kopfzeile mit dem aktuellen Datum, um monotones Tippen zu vermeiden.

Löschen Sie leere Zellen

Eine mit leeren Zellen gefüllte Arbeitsmappe ist nicht zu managen, sortieren und zu berechnen. Der erste Schritt ist es dem Makro aufzutragen nur die Daten auszuwählen, dann die leeren Reihen auszuwählen und zu löschen. Sobald das erledigt ist, können Sie Ihre Daten einfach organisieren.

Öffnen Sie eine Datei mit leeren Zellen, benennen und definieren Sie Ihr Makro und nehmen dann diese Eingaben auf.

1. Drücken Sie Strg + Pos1. Anmerkung: Strg + A wählt nicht alle Daten aus, wenn leere Reihen in der Datei sind, aber dieses Makro schon.

2. Wählen Sie Start -> Einfügen -> Blattzeilen. Drücken Sie auf Ende, Pfeiltaste nach unten, Pfeiltaste nach rechts, Ende und Pfeiltaste nach oben. Drücken Sie Strg + Pos1, Shift + Pfeiltaste nach rechts, Strg + Shift + Pfeiltaste nach rechts. Dadurch wird der Datenbereich ordnungsgemäß ausgewählt.

Löschen Sie leere Zellen
Löschen Sie leere Zellen
Foto: IDG

Entfernen Sie leere Zellen.

3. Wählen Sie Start -> Suchen und Auswählen -> Inhalte auswählen (oder drücken Sie Strg + G, Alt + S). Klicken Sie auf Leerzellen -> OK und alle Leerzellen erscheinen in grau. Wählen Sie dann Löschen -> Zellen löschen -> Zellen nach oben verschieben -> OK und die Leerzellen verschwinden. Drücken Sie Strg + Pos1, wählen Löschen -> Blattzeilen löschen, um die zusätzliche Spalte, die wir eingefügt haben zu löschen.

4. Aufzeichnung beenden. Machen Sie alle Schritte rückgängig und führen das Makro aus. Speichern Sie die Arbeitsmappe.

(PC-Welt)

Zur Startseite