Ausgaben-Management
Excel ist fehlerhaft und kostenintensiv
Hierbei sind Übertragungsfehler durch Zahlendreher quasi programmiert. Das wiederum beeinträchtigt die Qualität der Daten sowie von Auswertungen und damit von Management-Entscheidungen. Aufgrund nicht transparenter und falscher Daten lassen sich zudem Einkaufskonditionen oder Preisnachlässe schlecht verhandeln.
Falsche Daten durch Formelfehler
Foto: MEV Verlag GmbH
Da Excel-Anwendungen häufig Formelfehler beinhalten, verfälscht das die Ergebnisse zusätzlich. Immerhin 20 bis 40 Prozent aller Excel-Applikationen sollen laut Raymond Panko, Professor an der Universität von Hawaii, fehlerbehaftet sein. Das hätten Feldstudien gezeigt. Alles zusammen führt dazu, dass Firmen beim Ausgaben-Management regulatorische Anforderungen - von Steuerbehörden oder im Rahmen des Sarbanes-Oxley-Act (SOX) - nicht oder nur unzureichend erfüllen können.
Excel als Kostentreiber
Nicht zuletzt ist das Excel-basierte Ausgaben- und Reise-Management ein Kostentreiber. Werden Berichte rein manuell erstellt, kostet dies Unternehmen 28,21 Dollar pro Vorgang. Das hat die US-Beratungsfirma Paystream Advisors in ihrem "TEM Adoption Benchmarking Survey, Q4 2009" ausgerechnet.
Da Eingangsrechnungen außerdem langwierig manuell nachverfolgt werden müssen, werden Skonto-Fristen versäumt. Das treibt Ausgaben ebenfalls unnötig nach oben. Auch dauern die Zyklen für die Rückgewährung von Beträgen und für die Rechnungsstellung sehr lang. Hinzu kommen finanzielle Verluste durch Betrug, denn Excel spornt Mitarbeiter zu ungeahnter "Kreativität" beim Erfinden von Ausgaben an. Dadurch entstehen in Firmen oft Schäden in Millionenhöhe.
IT-gestützt geht’s schnell und kosteneffizient
Allein durch eine Teil-Automatisierung des Ausgaben-Managements lassen sich die Prozesskosten auf 7,42 Dollar drücken. Diese sinken sogar auf 6,19 Dollar, wenn die Abläufe durch den Einsatz integrierter Systeme vollständig automatisiert sind. Dadurch laufen Prozesse beim Expense-Management schneller, effizienter und sind durchgängig transparent. Das wiederum schafft eine klare Sicht auf alle Ausgaben, die zudem jederzeit nachvollziehbar sind.