Nich jeder will ein neues System …

Natürlich ist die nächste Frage die Akzeptanz des neuen Systems bei den Mitarbeitern. Für die Anwender ist es ja auch eine Umstellung und nicht jeder ist gleich begeistert von dem neuen System. Und selbst wenn in Testläufen bei Einzelanwendungen alles funktioniert, ist noch nicht sicher, dass auch im Zusammenspiel alles reibungslos klappt. Was passiert, wenn dann im Praxisbetrieb etwas nicht funktioniert, beispielsweise der Ausdruck eines Dokuments? Wie wird der betreffende Mitarbeiter reagieren, wie wird er mit solchen Hindernissen umgehen? Das sind die eigentlichen Schwierigkeiten, die ich sehe. Denn technische Probleme und Fehlermeldungen lassen sich beheben. Bei den "weichen Faktoren" ist das unsicher.

Ändert sich für die Mitarbeiter denn so viel?

Ja, denn die Arbeitsprozesse müssen der neuen Anwendung angepasst werden. Bisher war unser Individual-KIS nach den eigenen Prozessen ausgerichtet und unsere Mitarbeiter sind an diese Abläufe gewöhnt. Da aber unser neues Krankenhausinformationssystem an anderen Standards ausgerichtet ist, stimmen nun die klinikeigenen Abläufe und die Software-Prozesse nicht mehr überein. Um aber den Pflegeaufwand für die Software zum Beispiel bei Updates minimal zu halten, müssen sich jetzt manche Klinik-Prozesse der IT anpassen - und das erzeugt durchaus Reibungen.

Wie begegnen Sie diesen Schwierigkeiten, was tun Sie für die notwendige Akzeptanz bei den Mitarbeitern?

Zum einen erleben wir eine gute Begleitung durch den Software-Hersteller, in den ersten Tagen nach der Umstellung wird es genug Fachleute vor Ort geben, um bei Problemen schnell zu reagieren.

Und zum anderen haben wir intern viel vorbereitet. Ganz am Anfang haben wir hausintern eine eintägige "IT-Messe" für die Mitarbeiter veranstaltet, mit Präsentationen und mit Stellwänden, wo sich alle informieren konnten. Zudem berichten wir über das Intranet kontinuierlich über den Stand der Entwicklung.

Die Schulungen laufen durch ein eigenes Schulungsteam, und zwar für Ärzte, Pflegekräfte und Verwaltungsmitarbeiter jeweils in einer eigenen Gruppe. Und damit die Akzeptanz später möglichst hoch ist, haben wir bereits während der Konfigurationsphase Anwender miteinbezogen, so genannte Key User ausgewählt und diese gesondert geschult, damit sie später in der Live-Phase die erste Anlaufstelle für die anderen Anwender sein können. Mit diesen Maßnahmen können wir die Mitarbeiter hoffentlich dafür gewinnen, an unserem Strang mitzuziehen.