Cloud Computing


Herausforderung Integration

E-Mail-Archivierung in der Cloud hakt noch

24.04.2015
Von Annette Stadler
Annette Stadler absolvierte ein Studium der Feinwerktechnik und war als Redakteurin und leitende Redakteurin bei den Fachzeitschriften „Markt & Technik“ und „InformationWeek“ tätig. Anschließend ging sie als IT-Analystin zu den europäischen Venture-Capital-Unternehmen „Technologieholding“ und „3i“. Heute lebt sie in Vaterstetten und arbeitet als selbständige Autorin und Information Content Provider (www.icp-stadler.de) in den Bereichen Enterprise Content Management (ECM), Business- und Sicherheits-IT, Elektronik und Venture Capital.
Stolpersteine für E-Mail-Archivierung in der Cloud liegen darin, mit Bezug auf Geschäftsprozesse zu archivieren und vollständige Compliance-Sicherheit zu erlangen. Außerdem mangelt es an Vertrauen in die Cloud.

E-Mails werden über das Internet - quasi durch die Cloud - vom Sender an den Empfänger geschickt. Da Unternehmen immer mehr IT-Anwendungen in die CloudCloud auslagern, müsste die E-Mail gar nicht mehr zum Empfänger im Unternehmen durchgestellt werden, sondern kann in der Cloud bleiben und der Empfänger greift darauf zu - ähnlich wie häufig bei der privaten E-Mail-Nutzung. Alles zu Cloud Computing auf CIO.de

Doch so einfach funktioniert E-Mail-Archivierung in der Cloud für Unternehmen in der Praxis nicht. In den meisten Fällen landen die E-Mails auf den E-Mail-Servern in den Unternehmen und werden dann zur Archivierung zurück in die Cloud transferiert. Der Wunschtraum, über E-Mail-Archivierung in der Cloud eine Entlastung des E-Mail-Systems zu erreichen, ist nicht so leicht realisierbar.

Zahlreiche Compliance-Vorgaben für E-Mails

Da die E-Mail die am häufigsten genutzte Kommunikationsform für den Austausch von geschäftsrelevanten Dokumenten ist, muss sie wie andere Schriftstücke auch, ordnungsgemäß aufbewahrt werden. Beziehen sich E-Mails auf Geschäftsprozesse, sind sie als Handelsbriefe zu sehen und unterliegen Aufbewahrungs- und Löschfristen wie sie unter anderem das Handelsgesetzbuch (HGB), die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) sowie die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GOB) vorschreiben.

Testen Sie Ihr Wissen!

"Gehen Unternehmen das Thema E-Mail-Archivierung generell an, sind sie häufig überrascht, dass hinter dem Begriff mit Journalarchivierung, regelbasierter Archivierung und qualifizierter Ablage drei sehr unterschiedliche Anwendungsszenarien stehen", beobachtet Bernhard Zöller, Geschäftsführer des ECM-Beratungshauses Zöller & Partner.

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