Projektmanagement


Projektmanagement

Projekte meistens schlecht vorbereitet

Christiane Pütter ist Journalistin aus München. Sie schreibt über IT, Business und Wissenschaft. Zu ihren Auftraggebern zählen neben CIO und Computerwoche mehrere Corporate-Publishing-Magazine, vor allem im Bereich Banken/Versicherungen.
Eine Studie der Hochschule Koblenz zeigt die aktuellen Probleme im Projektmanagement. Projektmanager haben oft noch zu viele andere Aufgaben.
  • Nur zwei von hundert Projektbeteiligten können sich voll und ganz auf eine Aufgabe konzentrieren
  • 43 Prozent halten die strategischen Prioritäten in ihren Projekten für „ziemlich unklar“
  • 34 Prozent arbeiten mit einem Mix aus agilen und klassischen Vorgehensweisen, 33 Prozent verzichten auf agile Methoden

"Negatives Multitasking" nennt es Ayelt Komus, Professor für Organisation und Wirtschaftsinformatik an der Hochschule Koblenz, wenn neue Aufgaben angefangen werden, bevor laufende beendet sind. Komus wollte wissen, wie es um das ProjektmanagementProjektmanagement in deutschen Unternehmen steht. Gemeinsam mit dem Beratungsunternehmen Vistem aus Heppenheim führte er die Studie "Multitasking im Projektmanagement" unter rund 400 Projektmanagern und -beteiligten durch. Alles zu Projektmanagement auf CIO.de

Planung, Prioritäten und Spezialisten

Fazit: Für viele Teilnehmer laufen die Projekte nicht rund. Sie sprechen von schlechter Planung, wechselnden Prioritäten und den Kampf um fehlende Spezialisten. Dennoch beziffert eine Mehrheit (61 Prozent) die Erfolgsquote ihrer Projekte auf mindestens 70 Prozent. Komus selbst gibt zu bedenken, dass Umfrageergebnisse grundsätzlich durch den Effekt der "sozialen Erwünschtheit" - salopp gesagt: man kreuzt an, was gut klingt - verzerrt werden können.

Die wenigsten Projektbeteiligten können sich voll und ganz auf eine Aufgabe konzentrieren.
Die wenigsten Projektbeteiligten können sich voll und ganz auf eine Aufgabe konzentrieren.
Foto: Dr. Ayelt Komus/Vistem

Zunächst geben die Projektmanager und -mitarbeiter eine Einschätzung ihres eigenen Multitasking ab. Nur zwei von hundert können sich voll und ganz auf eine Aufgabe konzentrieren. 42 Prozent arbeiten an vier bis fünf Aufgaben gleichzeitig, 26 Prozent an sechs bis zehn. Wie entscheiden sie, wo sie die Prioritäten setzen? Situativ und selbst, erklären 79 Prozent. 21 Prozent halten sich nach eigener Darstellung an festgelegte objektive Kriterien, die Dringlichkeit definieren. 90 Prozent der Projektbeteiligten werden bei der Arbeit mehrfach unterbrochen.

Projekte fangen zu früh an

Eine Minderheit von 21 Prozent gibt an, Projekte starteten "grundsätzlich erst, wenn alle notwendigen Vorbereitungen abgeschlossen sind". Die restlichen 79 Prozent starten oft zu früh. Das sei "ärgerlich und verursache Mehraufwand" oder bewirke, dass "das Projekt steckenbleibt, weil auf die fehlenden Vorbereitungen noch gewartet werden muss". Verspätungen könnten in der Regel nur sehr schwer wieder eingeholt werden, erklären 80 Prozent der Befragten.

Knapp jeder Vierte (24 Prozent) beobachtet, dass in seinen Projekten "Zeit-Puffer" eingebaut sind. Jeder Fünfte (20 Prozent) erklärt, seine Vorhaben enthielten so etwas nicht, sie seien von vornherein "optimistisch/aggressiv" geplant. Die übrigen 56 Prozent sprechen vage von "gefühlten" Puffern, deren Existenz aber keiner "zugebe".

Strategische Prioritäten in Projekten unklar

43 Prozent der Studienteilnehmer halten die strategischen Prioritäten in ihren Projekten für "ziemlich unklar". Deutlich weniger - 32 Prozent - erklären, ihre Projekte hätten "eindeutige strategische Prioritäten". Auf eine weitere Frage geben 77 Prozent an, die operativen Prioritäten änderten sich oft. Eine wichtige Rolle spiele dabei das Motto "wer am lautesten schreit". 54 Prozent erklären denn auch, höhere Führungskräfte müssten "ziemlich oft" in die operative Priorisierung eingreifen.

Ein weiteres Ergebnis der Studie: Projektleiter bekommen nicht ohne weiteres Spezialisten an die Seite gestellt, falls sie welche brauchen. Lediglich sechs Prozent geben an, sofort auf eine solche Unterstützung zugreifen zu können. 64 Prozent konkurrieren in einem solchen Fall mit anderen Projekten. 30 Prozent müssen warten, was den Projektfortschritt verzögern kann. Insgesamt 83 Prozent sagen, dass "viele" oder "einige" der Spezialisten in ihrem Unternehmen "nicht vertreten werden können".

Nicht überall kommen agile Methoden zum Einsatz.
Nicht überall kommen agile Methoden zum Einsatz.
Foto: Dr. Ayelt Komus/Vistem

Qualität und Termin die wichtigsten Kriterien

Komus hat außerdem nach dem Einsatz agiler Methoden gefragt. Hier ergibt sich kein einheitliches Bild. 34 Prozent sprechen von einem Mix aus agilen und klassischen Vorgehensweisen, je nach Projekt und Situation. Fast ebenso viele - 33 Prozent - verzichten auf agile Methoden. Weitere 23 Prozent erklären, "zum Teil" mit grundlegenden Best Practices wie Stand-Up-Meetings und iterativem Vorgehen zu arbeiten.

Wichtigste Kriterien für den Erfolg eines Projektes sind das Einhalten von Qualitätsanforderungen und Termin. Das erklären jedenfalls 93 beziehungsweise 89 Prozent der Befragten. Für das Wahren des Budgets sagen es "nur" 75 Prozent.