Touristische Rechnungen mit Bestellbezug für die Zielgebiete, bei denen der InvoiceMaster heute zum Einsatz kommt, wurden daher per Fracht nach Galway, Irland, geschickt und dort händisch in SAP über eine für die Belange der DER Gruppe entwickelte Maske erfasst. Fragen oder Probleme klärten die Kollegen per Mail oder via Hauspost.

Heute werden die Rechnungen in Frankfurt am Main zentral gescannt. Für Rechnungen ohne Bestellbezug wird ein Genehmigungsworkflow angestoßen, an dessen Ende die automatisierte Verbuchung steht. Für Rechnungen mit Bestellbezug extrahiert das System die Rechnungs- und Reisereservierungsdaten aus den gescannten Dokumenten automatisch und gleicht sie mit den Inhalten der Bestellungen in SAP ab. Sofern dies für Rechnungsteile nicht automatisch erfolgen kann, muss nach wie vor manuell nacherfasst werden.

Klärungsworkflow

Ist alles vollständig und korrekt, folgt die automatisierte Buchung. Wenn nicht, stößt die Software einen so genannten Klärungsworkflow an. Der Vorgang wandert an die zuständige Person, wobei die Klärung bis zur Rechnungsbuchung vollständig dokumentiert wird. Diesen Workflow nutzt DER außerdem im Beschwerdemanagement zur Bearbeitung von Kundenbeschwerden.

Die 1917 gegründete Unternehmensgruppe Deutsches Reisebüro (DER) mit Sitz in Frankfurt am Main gehört seit dem Jahr 2000 zur Rewe Group und gliedert ihr Geschäft in die drei Felder Reiseveranstaltungen ("Dertour", "Meier´s Weltreisen", "ADAC Reisen"), Reisebürovertrieb mit den Marken "DER Reisebüro" und "Atlas Reisen" sowie Firmenkunden mit "FCm Travel Solutions". Für das Geschäftsjahr 2007 weist die Gruppe einen Umsatz von rund 3,1 Milliarden Euro aus, die Zahl der Mitarbeiter lag bei knapp 5100.