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Deutsche Rentenversicherung

PDF auf Knopfdruck statt externer Satzkosten

Christiane Pütter ist Journalistin aus München. Sie schreibt über IT, Business und Wissenschaft. Zu ihren Auftraggebern zählen neben CIO und Computerwoche mehrere Corporate-Publishing-Magazine, vor allem im Bereich Banken/Versicherungen.
Mit einer Collaboration-Lösung erstellt die Deutsche Rentenversicherung Broschüren nun selbst und spart externe Kosten für den Satz.
Informationsbroschüren können die Sachbearbeiter der Deutschen Rentenversicherung Web-basiert als PDF erstellen.
Informationsbroschüren können die Sachbearbeiter der Deutschen Rentenversicherung Web-basiert als PDF erstellen.
Foto: nitpicker - shutterstock.com

Die Deutsche Rentenversicherung produziert die vierteljährliche Informationsbroschüre "Auf den Punkt gebracht" künftig mit einer Web-basierten Kollaborationslösung. Dadurch spart Behörde Kosten und Zeit. Die Mitarbeiter nutzen die Lösung Corporate Publishing der Marke Smashdocs, die von Smartwork Solutions angeboten wird. Externe Kosten für den Satz fallen damit weg, weitere Kosten für Layouts oder die Einarbeitung von Korrekturen sind gesunken, wie die Rentenversicherung mitteilt.

Schon vor zwei Jahren hieß das Ziel, die "typischen Ineffizienzen" einer verteilten Redaktion und Herstellung zu beseitigen. Die Sachbearbeiter hantierten mit einer Flut an Änderungsversionen, Kommentaren und E-Mails - oftmals wiederum mit angehängten neuen Dokumentversionen. Die Redaktionsleitung wollte paralleles Arbeiten statt sequentiellem ermöglichen. Außerdem wollten die Sachbearbeiter Dokumenteninhalte medienneutral verwenden und druckfertige PDF- und InDesign-Dateien sowie Webseiten direkt aus dem Tool heraus generieren. Der Anteil extern eingekaufter Agenturleistungen sollte sinken.

Arbeit ohne teures Redaktionssystem möglich

Mittlerweile erstellen die Redakteure PDFs auf Knopfdruck. Ist die Arbeit an der Broschüre abgeschlossen, können sie die Satzdateien in Word-Dateien rückkonvertieren. Jedes Manuskript kann bei Bedarf für die nächste Auflage wiederverwendet werden. Ute Müller, die bei der Deutschen Rentenversicherung die Redaktion der Broschüren verantwortet, sagt: "Mit Smashdocs haben wir jetzt die Möglichkeit, die Inhalte unserer rein elektronischen Publikationen auch ohne teures Redaktionssystem auf verschiedenen Kanälen zu nutzen".

Unter dem Dach der Deutschen Rentenversicherung laufen seit Oktober 2005 in Berlin alle Aufgaben der gesetzlichen Rentenversicherung zusammen, die die verschiedene Körperschaften des öffentlichen Rechts in den 16 Bundesländern übernehmen.

Deutsche Rentenversicherung Bund | Kollaboration
Branche: Öffentliche Hand
Use Case: Prozessoptimierung und Kostenreduktion beim Erstellen von Publikationen
Produkt: "Corporate Publishing" von Smashdocs
Anbieter: Smartwork solutions GmbH, München

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