Aufgrund der Tatsache, dass mein Kollege Herr Bunks aus der EDV-Abteilung und ich in der BOSS Projektgruppe „OPM“ mitgewirkt haben, sind uns die Anwendungen OP-Planung und -Dokumentation von der ersten Skizzierung her bekannt. Das erleichterte es, sich mit den Programmabläufen bekannt zu machen – nicht aber, den hausinternen Prozess abzubilden und neu zugestalten. Es galt die PC-Arbeitsplätze zu konzipieren – es handelt sich immerhin um acht integrierte Operationssäle in drei Funktionsbereichen an drei Standorten, die mit 28 PC- Arbeitsplätzen mit Flachbildschirmen ausgestattet wurden. Jeder OP-Saal wurde mit 19 Zoll Flachbildschirmen an Schwenkarmen direkt am OP-Tisch für PACS-Demonstrationen ausgestattet. Hierüber kann nun jederzeit vom Röntgenbild zurück zur OP-Dokumentation gewechselt werden.

Insgesamt 50 Mitarbeiter aus den Bereichen Funktionsdienst, Operateure und Anästhesie mussten in die neuen Dokumentations- und Organisationsabläufe eingewiesen und in den neuen Softwarefunktionen geschult werden. Dazu kommen noch die Stationsarbeitsplätze, von denen aus die Operationen angemeldet werden. Die Software-Umstellung fand in nur sechs Wochen statt. Der neue Dokumentationsprozess stellt zum einen sicher, dass sämtliche Leistungen dort erfasst werden, wo sie erbracht werden und die Kosten entstehen. Zum anderen ist gewährleistet, dass nach beendigter Operation auch die dokumentarische Arbeit abgeschlossen ist.

Umständliche Abläufe eliminieren

Beginnend bei der Anmeldung einer Operation durch die Stationen bis hin zur weiterführenden Bearbeitung durch die Chefärzte der Fachabteilungen und meine Person wird die detaillierte Planung im OP-Bereich durchgängig integriert. Am Tag der Operationen erfolgt durch den Dispatcher eine weitere wichtige Informationserfassung: nämlich die Kennzeichnung, ob eine Freigabe zur Operation erfolgte und ob der Patient bereits abgeholt wurde. Durch die eindeutige Kennzeichnung des aktuellen Status wird überall sofort ersichtlich, in welchem Stadium sich die Operation und vor allem wo sich der Patient gerade befindet.

Die erste Erfassung von operationsrelevanten Daten erfolgt im Einleitungsbereich durch die Anästhesie. Durch eine gezielte Berechtigungssteuerung wird definiert, welche Daten hier von wem erfasst werden. Ergänzende und exakte Datenerfassung, z. B. der Zeiten, des Einsatzes von kostenrelevanten Materialien, die Dokumentation von Implantaten sowie die Zählkontrolle der verwendeten Platten, Tücher sowie Geräte und Instrumente erfolgt direkt im OP-Saal. Die abschließende ärztliche Dokumentation und das Diktat wird durch den Operateur nach Beendigung der Operation an einem weiteren PC durchgeführt. Die Struktur ist in allen Sälen identisch – bis hin zur Desktop-Gestaltung. Egal, wer in welchem Saal operiert: Jeder soll sich sofort überall orientieren können, denn auf diesen PC-Systemen werden auch die Übertragung der Röntgenbilder, CT-Aufnahmen usw. realisiert.

Da es sich bei unserer BOSS OPM-Lösung nicht nur um ein Planungsinstrument, sondern um ein Managementsystem handelt, ist es für mich unabdingbar, dass ich pro Patient sofortigen Zugriff auf die Labordaten habe und sämtliche relevanten Material- und Apothekenanforderung durchführen kann. Auch diese Prozesse werden durch die BOSS Software unterstützt.